Eine SharePoint-Einführung ist mehr als eine technische Herausforderung

Schon seit dem Jahr 2001 arbeitet Microsoft mit seiner Collaboration Software SharePoint daran, viele Funktionen unter einem Dach zusammenzuführen, die in Unternehmen bis heute oft getrennt voneinander betrieben werden: Intranet, Extranet, Content Management, Dokumenten-Management, personal Cloud, Unternehmens-Social-Networking, Business Intelligence, Workflow-Management, Web-Content-Management und einiges mehr. Die Collaboration-Software, die das Potential hat, die gesamte Unternehmenskommunikation zu prägen, ist im Arbeitsalltag vieler Unternehmen angekommen. Und doch ist die Einführung der SharePoint Technologie nach wie vor eine große Herausforderung und viele Einführungsprojekte scheitern.

Ein SharePoint kann viel mehr als meist gebraucht wird

Als webbasierte Collaboration-Platform kann SharePoint vielfältig Vorgänge und Tatsachen abbilden. Man kann komplexe Workflows starten und automatisieren oder auch Projektmanagement betreiben, eine Knowledge-Database aufbauen oder (Unternehmens-) Archive betreiben. Fileserver können ersetzt oder über eine intelligente Suchfunktion an den SharePoint angebunden werden. Darüber hinaus erlaubt die Software individuelle Weiterentwicklungen, die in großer Zahl in Entwicklerportalen angeboten oder als singuläre Inhouse-Lösung betrieben werden.

Auf der Suche nach „SharePoint - Best Practices“ stößt man immer wieder auf gescheiterte Projekte oder solche, die auf halber Strecke eingefroren wurden. Fragt man nach den Gründen, so gibt es oft die Auskunft, dass die Einführung des SharePoint als technisches Projekt gestartet wurde und am mangelnden Verständnis oder zu wenig Unterstützung durch die User gescheitert sei. Hier scheint es ein großes Kommunikationsproblem zu geben!

 „Collaboration“ heißt Zusammenarbeit und meint vor allem die Zusammenarbeit der späteren User auf verschiedenen Ebenen. Diese Gruppe gehört unbedingt mit an den Planungstisch wenn es bei der Einführung eines SharePoint heißt: Was ist ein SharePoint? Ist das Knowledge-Management? Oder ist das Kommunikation? Was soll der SharePoint in unserem Unternehmen leisten, welche Funktionen soll er übernehmen?

Im Lichte der vielen Möglichkeiten, die ein SharePoint bietet, müssen die Prozessverantwortlichen und die IT-Verantwortlichen miteinander klären, welche Felder zukünftig von der SharePoint-Technologie abgedeckt werden sollen. Dabei muss die konkrete Arbeit im Mittelpunkt der Betrachtung stehen. Welche Informationen und Dokumente werden im Team geteilt, gemeinsam bearbeitet und verwaltet? An welchen Stellen sind diese Vorgänge umständlich oder fehlerbelastet? Welche aktuellen Systeme sind daran beteiligt und sollen durch den SharePoint abgelöst werden?

Kleine Erfolge motivieren

Wie jede komplexe Software muss auch ein SharePoint Schritt für Schritt eingeführt werden. Je mehr er Tag für Tag genutzt wird, desto einfacher fällt die stufenweise Einführung weiterer Funktionen. Je schneller erste Erfolge spürbar werden, desto größer ist die Bereitschaft aller Beteiligten, auch die nächsten Schritte zu tun.

Bewährt hat es sich, zunächst mit geschäftsunkritischen  Features zu beginnen, z.B. einer internen News-Funktion. Dazu kommt vielleicht noch ein schwarzes Brett. An diesen Stellen kann jeder Beiträge einstellen oder auch kommentieren. Für einige Mitarbeiter bedeutet das schon, eine Hemmschwelle zu überschreiten und es sind „Trendsetter“ gefragt, die mit gutem Beispiel voran gehen. 

Wenn diese „ungefährliche“ Nutzung durch attraktive Beiträge an Akzeptanz gewinnt, können nach und nach weitere Funktionen eingeführt werden. Teams können Projekträume einrichten, Websites erstellen oder ihre fachlichen Dokumente auf dem SharePoint ablegen. Mit Überlegung eingeführt, können gleich von Beginn an auch abgestufte Berechtigungen für den Datenzugriff etabliert werden. Jedes Team kann so gleichzeitig „öffentlich“ und „diskret“ sein, beispielsweise in einem Team-Blog. Am Anfang braucht es also eine Stakeholdergruppe von leitenden Mitarbeitern, die die Sharepoint Vorteile erkennen und nutzen wollen. Um diese und ihre Teams zu befähigen, mit dem Sharepoint zu arbeiten, sind einführende Schulungen und eine stabile administrative Unterstützung notwendig. Diese Notwendigkeit wird oft unterschätzt und so bleiben Chancen ungenutzt.

Die Einführung eines SharePoint braucht ein Konzept, technisch und vor allem als Change Management

Schon in dieser frühen „Wachstumsphase“  ist es hilfreich, die einzelnen Teams fachlich mit guten Ratschlägen zu begleiten. Größere Unternehmen können in SharePoint-Einführungsteams den Erfahrungsaustausch von Abteilung zu Abteilung anregen. So muss nicht jede der beteiligten Gruppen das Rad neu erfinden und es wird einem zu bunten Wildwuchs vorgebeugt.

Ist ein SharePoint-Einführungsprojekt so erst einmal erfolgreich auf den Weg gebracht worden, dann kann das eigentliche Abenteuer SharePoint beginnen. Wenn das System Workflows übernimmt wie die Archivierung von Daten eines bestimmten Alters oder die Reaktivierung von Vorgängen aus Standardzusammenhängen, wenn automatisierte Reports generiert werden oder die Volltextsuche das Knowledge Management unterstützt, dann wird spürbar, wie weitreichend ein SharePoint die Arbeit im Unternehmen verändern kann.

Wie bei jedem größeren Systemwechsel sind ein durchdachtes Change-Management sowie begleitende Schulungen unabdingbar. Technische Unterstützung ist für das gesamte Rollout sowie den dann folgenden Betrieb unverzichtbar. Unternehmen, bei denen die Sharepoint-Einführung gescheitert ist, berichten oft davon, dass diese Aufwände von Beginn an unterschätzt wurden.

Dauerbaustelle SharePoint

Viele Unternehmen betreiben auf unterschiedlichen technischen Plattformen eine große Zahl von Spezialanwendungen, z.B. auf Basis von Lotus Notes. Diese haben eine komplexe Historie und sind individuell an die Betriebsabläufe angepasst. Manche gut eingeübten Betriebsabläufe sind umgekehrt selber ein Spiegelbild der technischen Lösungen, mit denen sie bewältigt werden.

Die Standard-Versionen von Sharepoint können so individuelle Anforderungen oft nicht ohne Anpassungsaufwand abbilden. Schnell kommt man im Übrigen mit den Features der kostenlosen Foundation-Version des SharePoint an Grenzen. Es ist die Aufgabe erfahrener SharePoint-Fachleute und Experten aus dem Unternehmen selbst, diese Aufwände zu berechnen, wenn eine Sharepoint-Einführung nicht zum finanziellen Risiko werden soll. Darüber hinaus ist eine Reorganisation der Prozesse selber oft nicht zu vermeiden. Je ausführlicher ein SharePoint in die Unternehmensprozesse eingebunden ist, desto größer ist auch der Administrationsaufwand im Nachgang seiner Einführung. Ein SharePoint ist kein intuitives Out-of-the-Box-Produkt, das muss den Verantwortlichen klar sein.

Zusammenfassend gilt, dass der Microsoft SharePoint eine aufregende Option ist, Unternehmenskommunikation und –abläufe auf einer Plattform abzubilden und damit langfristig effizient und kostenstabil aufzustellen. Wie bei jedem anderen Schlüssel-Werkzeug brauchen Einführung und Betrieb planerische und technische Kompetenz.  Mit entsprechender Konsequenz angegangen, kann eine SharePoint-Einführung zum Erfolgsmodell für viele Unternehmen werden.

 

noventum consulting

Kai Gräwe

Consultant

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