AGRAVIS erweitert seine Personalmanagement-Prozesse mit der HRM-Standardsoftware PERSIS

Moderne Personalarbeit bei der AGRAVIS Raiffeisen AG – nach der Pflicht kam die Kür

Stetes Wachstum und Fusionen stellen Personalabteilungen vor gewaltige Aufgaben. Auf dem Weg vom „Administrieren“ zur proaktiven Beratung in Sachen Personalmanagement wachsen die Anforderungen an moderne Personalmanagement-Prozesse sowie Analyse- und Planungsfunktionalitäten. So begab sich AGRAVIS mit Hilfe von noventum consulting zunächst auf die Suche nach einer HRM-Standardlösung mit dem Ziel, einen Großteil der aktuellen und zukünftig zu erwartenden Anforderungen bedienen zu können. Nachdem mit PERSIS die passende Lösung gefunden war, wurden z.B. mit der „Digitalen Personalakte“, dem „Employee-Life-Cycle“-Prozess und der Integration von eigentlich HR-fremden Prozessen weitere Anforderungen umgesetzt. Heute arbeitet der AGRAVIS Personalbereich mit einer modernen Lösung zur vielfach automatisierten Abbildung der Personalmanagement-Prozesse.

Die AGRAVIS Raiffeisen AG ist als Partner im ländlichen Raum eines der größten und ergebnisstärksten Agrar-, Handels- und Dienstleistungsunternehmen in Deutschland. Mit derzeit ca. 6.300 Beschäftigten an rund 300 Standorten und einem Umsatzvolumen von weit über 7 Mrd. Euro erfolgt die Personalbetreuung zentral aus den Hauptstandorten Münster und Hannover.

Die Ausgangslage

Gemeinsam mit der noventum consulting GmbH war bereits zu einem früheren Zeitpunkt das HR-Management-Produkt aus dem Hause PERSIS mit den Modulen Bewerbermanagement, Personalentwicklung, Personalbeurteilung mit automatisierter Tantiemeberechnung und dem Personalmanager ausgewählt und eingeführt worden. Dabei wurde auch die Stammdatenübernahme aus dem Abrechnungssystem PAISY implementiert.

Schätzungsweise 60 bis 70 Prozent der Anforderungen, die im Personalbereich der AGRAVIS als relevant definiert worden waren, hatte man damit schon zufriedenstellend abgebildet.

Nach erfolgreicher Einführung der genannten Module war es nun an der Zeit, nötige Erweiterungen zu bewerten, zu priorisieren und umzusetzen.

Das Projektziel

Das erklärte Projektziel war es, den Arbeitsalltag im Bereich Personal durch automatisierte Prozesse und die Erweiterung des Standards um AGRAVIS-spezifische Anforderungen zu erleichtern und die strategische Beratungsqualität des Personalbereichs aufzuwerten. Dabei sollten zusätzliche Entwicklungen im PERSIS Standard erfolgen.

Projektergebnisse

So wurde die Entscheidung getroffen, das bestehende System der digitalen Personalakte (Hyperdoc von IQDoQ) auf die digitale Personalakte von PERSIS zu migrieren. Um die digitale Personalakte noch sinnvoller im Tagesgeschäft nutzen zu können, wurde die Schnittstelle zu einem eigenen Scan-Tool entwickelt, das die Mitarbeiter sowie die Aktenstruktur der jeweiligen Aktentypen zur Laufzeit automatisch ausliest. Nachdem das Dokument, das in die digitale Akte des Mitarbeiters übermittelt werden soll, klassifiziert worden ist, wird es entweder per „Drag and Drop“ im Scan-Tool verarbeitet oder via Scanner am Arbeitsplatz digitalisiert. Heute können gescannte Dokumente automatisiert an PERSIS übergeben und der relevanten Personalakte angefügt werden.

Eine Besonderheit dieser Erweiterung ist, dass das Dokument als „entgeltrelevant“ klassifiziert werden kann. Damit wird es dem zuständigen Entgeltabrechner vorgelegt, der es dann für die Abarbeitung der Entgeltveränderung (Gehalt, Arbeitszeit, Wiedervorlage, etc.) nutzt. Der gesamte Prozess wird revisionssicher dokumentiert.

Zukünftig soll in einer weiteren Funktion an dieser Stelle eine Wiedervorlage für versandte aber noch nicht gegengezeichnete Vertragsdokumente implementiert werden.

Neben der „technischen“ Implementierung der digitalen Personalakte von PERSIS hat noventum consulting auch die notwendige Anpassung der Ablauforganisation innerhalb des Personalbereichs begleitet.  Dabei wurden auch fachliche Prozesse diskutiert, dokumentiert und optimiert.

Relevant für AGRAVIS war auch eine Erweiterung im Bereich Personalgespräche. Neben der elektronischen Dokumentation der Zielvereinbarungen werden auch entgeltrelevante Vereinbarungen getroffen. Diese können nach der endgültigen Bewertung automatisiert an die Abrechnung übergeben werden.

Außerdem wurde ein Tool im Bereich Aushilfskräfte als Self-Service für Führungskräfte eingeführt, um die Administration zahlreicher Aushilfsverträge bei der AGRAVIS zu optimieren. Dabei können Stammdaten einfach erfasst und automatisiert Aushilfsverträge erstellt, Workflow-gestützt genehmigt und versandt werden. Eine Bewertungsfunktion rundet den Gesamtprozess für die Aushilfsverträge ab.

Zunehmend werden HR-fremde Prozesse aus Persis heraus bedient. So ermittelt Persis automatisiert Daten, die im Controlling Rückstellungsrelevanz haben. Themen wie zu vergütende Mehrarbeit, Resturlaube, variable Gehaltsanteile (Tantiemen, Provisionen und weitere Sonderzahlungen) sowie Abfindungen müssen bei der Kalkulation der nötigen Rückstellungen berücksichtigt werden. Diese stellt Persis nach elektronischer Freigabe durch die jeweiligen Verantwortlichen dem Controlling verlässlich und automatisiert bereit.

Resümee und Ausblick

Sehr zufrieden mit der schrittweisen Weiterentwicklung ihrer HRM-Landschaft zeigen sich die Verantwortlichen der AGRAVIS. „Wir schätzen noventum als zuverlässigen Beratungspartner – innovativ, beratend und in der Lage, auch entsprechend umzusetzen. Wir freuen uns auf die Dinge, die wir noch zusammen bewegen werden.“, so Martina Manhold und Dieter Horn, Projektverantwortliche für „Persis“ der AGRAVIS. Die Zusammenarbeit mit den Beratern von noventum consulting wird von den AGRAVIS Verantwortlichen ebenfalls ausdrücklich gelobt. „Technisch und fachlich war das Projekt jederzeit in den besten Händen!“

noventum consulting

Thorsten Nimbs

Senior Manager Business Development and Sales

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