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Digitales Personalmanagement mit Persis

Die Persis Personalmanagement Software erleichtert und automatisiert zeitraubende Alltagsaufgaben. Die All-in-One-Software verschafft durch eine zentrale Datenablage und individuell gestaltbare Workflows den Personalmanager:innen Zeit und Kapazitäten für ihre strategischen Aufgaben und Mitarbeitenden.

Digitales Personalmanagement

HR-Software für die effiziente Verwaltung

Das Personalmanagement spielt eine entscheidende Rolle bei der effektiven Nutzung und Entwicklung von Mitarbeiterressourcen in einer Organisation. Es hat einen direkten Einfluss auf die Zufriedenheit des Personals, die Produktivität der HR-Abteilungen und das Wachstum des Unternehmens.

Dabei nehmen die reinen Verwaltungsaufgaben einen wesentlichen Teil der Zeit in Anspruch. Routineaufgaben wie Ablage, Termine und die kurzfristige Beantwortung von Anfragen durch Management oder Mitarbeiter:innen gehören traditionell zum Berufsbild und binden die Ressourcen der Personalverwaltung. Oft fehlt die Zeit für langfristige Personalplanung oder auch die persönliche Betreuung der Kolleg:innen.

Technologisch sind viele Personalabteilungen noch mit traditioneller Software, Excel-Tabellen oder kleinen Eigenanwendungen unterwegs und bleiben damit hinter ihren Möglichkeiten und den Erwartungen des Managements zurück. Kleine Unternehmen sowie Mittelständler und auch große Unternehmen stehen oft vor der gleichen Herausforderung: HR-Manager bleiben in den aufwändigen Routinen stecken, das Personalmanagement findet nicht die Zeit für Strategie und Zukunftsplanung. Es fehlen klar strukturierte, effizient digitalisierte Prozesse, es fehlt eine umfassende HR-Softwarelösung.

Der Persis Personalmanager ist das Herzstück von Persis

Die Persis Personalmanagement-Software erleichtert und automatisiert zeitraubende Alltagsaufgaben. Die All-in-One-Software verschafft durch eine zentrale Datenablage und individuell gestaltbare Workflows den Personalmanager:innen Zeit und Kapazitäten für ihre strategischen Aufgaben.  

Das Tool übernimmt die Verwaltung von Stammdaten, Verträgen, Stellenprofilen sowie Arbeits- und Fehlzeiten. Durch die Nutzung des Employee Self Service können Mitarbeitende und Führungskräfte ihre Daten selbst aktuell halten, Anträge stellen, Genehmigungen erteilen und benötigte Dokumente hochladen.

Wiederkehrende Aufgaben können als Workflows abgebildet werden, Zuständigkeiten und Berechtigungen werden festgelegt, automatisch werden Fristen gesetzt und Erinnerungen versandt. Die Liste der Features der Persis Software für Ihre Personalverwaltung ist lang:

Persis auf allen Endgeräten
in Ihrem Corporate Design

Webbasierte Personalsoftware

Da die Personalsoftware webbasiert und dadurch mit jedem gängigen Browser nutzbar ist, können Sie Persis dezentral zur digitalen Arbeit nutzen.
Zudem sind die meisten Seiten responsiv gestaltet und passen sich dadurch an Ihr jeweiliges Endgerät an.

Anpassbar an Ihr Corporate Design

Alle Designelemente können an Ihre Corporate Identity angepasst werden, damit sich Ihr HR-Team, Ihre Führungskräfte und auch Mitarbeiter:innen im gewohnten Design wiederfinden. Vom Logo beim Login, über das Wording bis hin zu den Schriftarten und Icons gibt es viel Gestaltungsspielraum für die Individualisierung.

Logo, Favicon, Icons, Farben, Wording, Domain, Schriftarten, Schriftfarben uvm.

Wenn wir auch für Sie tätig werden können, freuen wir uns über Ihre Kontaktaufnahme.

Petra Cifterler
Senior Business Development Manager

Effiziente Verwaltung umfangreicher Stammdaten

Eine digitalisierte leistungsfähige Administration verbessert die Verfügbarkeit und Korrektheit der Informationen. Persis bietet viele Möglichkeiten, Daten zu Ihren Mitarbeitenden zu hinterlegen. Wobei dies durch die flexible Erweiterbarkeit praktisch unbegrenzt ausgebaut werden kann. Damit Ihre HR-Abteilung Daten nicht doppelt erfassen muss, kann neben dem Erstimport zusätzlich ein Regelimport eingerichtet werden.

  • Hinterlegung von Arbeitszeitmodellen, Überstundenregelungen und weiteren abrechnungsrelevanten Daten
  • Einfache Verwaltung von Teams (z. B. Team Lohn & Gehalt oder Team IT), was viele weitere nützliche Funktionen ermöglicht
  • Eintragung von Profildaten wie Qualifikationen
  • Möglichkeit zur detaillierten Pflege von Informationen zur Stellenwirtschaft (z. B. ein Mitarbeiter ist mehreren Stellen zugeordnet)
  • Arbeitserleichterung durch vorlagenbasierte Korrespondenzen
  • Synergieeffekte mit anderen Persis Modulen, z. B.
    • Digitale Personalakte: automatisierte Ablage der Korrespondenzen in der jeweiligen digitalen Akte
    • Bewerbermanagement: aus den Bewerberakten werden Mitarbeiter
    • Weiterbildung: der Bildungsplan und die Bildungshistorie werden automatisiert stets aktuell gehalten
    • Personalentwicklung: Gespräche und Beurteilungen und Kompetenzen sind stets aktuell

Weniger Aufwand dank des Zeugnismanagers

Der digitale Zeugnismanager bietet einer modernen Personalabteilung einen enormen Mehrwert, da er den zeitaufwendigen Prozess der manuellen Verwaltung von Zeugnissen standardisiert, automatisiert und somit vereinfacht. Durch die zentrale und sichere Speicherung aller Zeugnisse ermöglicht der Zeugnismanager einen schnellen und einfachen Zugriff auf relevante Informationen, verbessert die Effizienz und trägt zur reibungslosen Kommunikation und Zusammenarbeit innerhalb des Teams bei.

  • Abbildung des Erstellungsprozesses und Genehmigungsverfahrens nach Ihren Bedürfnissen direkt in der Software
  • Standardisierung des Prozesses und Vereinfachung der Arbeit
  • Anstoßen der Zeugnisse vom HR-Verantwortlichen oder Beantragung vom Mitarbeiter selbst
  • Erstellung von einheitlichen und doch individuellen Zeugnissen
  • Unterschiedliche Arten von Zeugnissen möglich ( wie z. B. Zwischenzeugnis, Ausbildungszeugnis und qualifiziertes Arbeitszeugnis)
  • Weniger Aufwand dank vordefinierter Textbausteine
  • Mitarbeiter:innen können ihre Zeugnisse dank des Employee Self Services einsehen und werden in den Freigabeprozess einbezogen
  • Ablage der Dokumente im Korrespondenzbaum oder der digitalen Personalakte
  • Beschleunigung des Entstehungs-, Entscheidungs- und Ablageprozesses

Der Persis Mitarbeiterkalender für eine bessere Übersicht & Planung

Der in die HR-Software integrierte Mitarbeiterkalender bietet eine Vielzahl von Darstellungsmöglichkeiten, von der Jahres- bis zur Tagesebene, was eine effektive Planung und Organisation der Mitarbeitenden ermöglicht. Darüber hinaus sorgt die automatische Hinterlegung von Terminen aus verschiedenen Modulen, wie der Weiterbildung, für eine nahtlose Integration und einen ganzheitlichen Überblick über die Personalaktivitäten, was zu einer effizienten Arbeitsweise und verbesserten Übersicht führt.

  • Anzeigemöglichkeit der Termine von mehreren Mitarbeiter:innen in einem Kalender
  • Automatisches Hinterlegen von Vorstellungsgesprächen und weiteren Abwesenheiten (z. B. Urlaube)
  • Anzeige, ob Anträge für Abwesenheiten offen oder genehmigt sind
  • Automatisierte Übernahme der Termine in weitere Kalender (z. B. tlook & Google) via iCal-URL
  • Two-Way Synchronisation kann eingerichtet werden
  • Automatische Berücksichtigung von hinterlegten Terminen (beispielsweise bei der Terminierung von Vorstellungsgesprächen)

Mitarbeiterportale reduzieren den Verwaltungsaufwand

Mit dem Employee- und Management Self Service (ESS/MSS) können Ihre Mitarbeiter:innen eigenständig Änderungen wie z.B. eine neue Handynummer oder Anschrift eintragen. Zudem können Dokumente, wie z. B. Nachweise zu Qualifikationen oder Heirats- und Geburtsurkunden, vom Angestellten selbst hochgeladen werden. HR-Mitarbeiter:innen haben zusätzlich die Möglichkeit, Änderungen freizugeben, weitere Informationen anzufordern oder Dokumente direkt in die digitale Personalakte zu übernehmen.

  • Eigenständige Änderung persönlicher Daten (Anschrift, Bankverbindung, etc.)
  • Selbstständiger Upload von Dokumenten (Urkunden, Nachweise, etc.)
  • Steuerung von Freigabeprozessen sowie Datenübernahme durch die HR-Verantwortlichen
  • Anforderung von Zeugnissen durch Mitarbeitende
  • Stellen von Anträgen für Abwesenheiten direkt in der Software (z. B. für den Urlaub)
  • Bestätigung des Erhalts von Leihgaben
  • Anforderung weiterer Informationen oder Dokumente durch Personaler:innen

Flexible Workflows und hilfreiche Terminüberwachungen

Ein effizient strukturierter Workflow garantiert Qualität und Pünktlichkeit. Strukturieren Sie Ihre Arbeitsabläufe digital, um Zeit zu sparen und Fehler zu vermeiden. Teams wie das Lohn- und Gehaltsteam oder das IT-Team können für gesamte Prozesse oder einzelne Aufgaben innerhalb der Workflows verantwortlich sein. Zusätzlich gewährleisten Vertretungsregelungen und automatische Erinnerungen, dass sämtliche Aufgaben rechtzeitig erledigt werden, ohne dass jemandem hinterhergelaufen werden muss.

  • Unbegrenzte individuelle Workflows (z. B. Onboarding-Workflow und Austritts-Checklisten) möglich
  • Workflows können flexibel an die Bedürfnisse der unterschiedlichen Geschäftsbereiche angepasst werden
  • Entscheidungen innerhalb eines Workflows können z. B. in unterschiedlichen Unterworkflows münden
  • Teams können mühelos verwaltet und in die Workflows integriert werden
  • Persis unterstützt die Abarbeitung optimal, indem das System die korrekte Reihenfolge der Schritte überwacht, im nächsten Schritt benötigte Korrespondenzen oder Seiten aufruft und vieles mehr.
  • Automatisierter Versand von Erinnerungs- und Status-E-Mails
  • Terminüberwachungen für jegliche Datumsfelder möglich
  • Workflows ohne definiertes Modul und Startereignis möglich: Systemworkflows werden verwendet, um definierte Arbeitsabläufe, die nicht an ein bestimmtes Startereignis gebunden sind, abzubilden.

Übersichtliches Urlaubs- & Fehlzeitenmanagement

Anträge zu Fehlzeiten können direkt im System eingereicht werden. Dabei schlägt Ihnen Persis automatisch Ihre Standardvertretung vor. Sie können die Zuständigkeiten Ihrer Vertretungen bei Bedarf auch feingranular bis auf Aufgaben- und Workflowebene auf unterschiedliche Personen aufteilen. Es kann zudem eingestellt werden, welche Fehlzeiten genehmigt werden müssen.

  • Stets aktueller Überblick über verfügbare Mitarbeiter:innen
  • Teamkalender für Führungskräfte
  • Bessere Planung und Vermeidung von Personalengpässen
  • Automatische Aktualisierung von Urlaubs- und Arbeitszeitkonten
  • Standardvertretungen werden auf Wunsch beim Stellen eines Antrags automatisch eingetragen
  • Automatische Berücksichtigung von hinterlegten Abwesenheiten bei Terminplanungen, wie z. B. Vorstellungsgesprächen
  • Genehmigung durch Führungskräfte direkt im System, auch als Massenaktion möglich
  • Mehrstufige Genehmigungsverfahren möglich
  • Individuelle Vertreterregellungen auch auf Aufgaben- und Workflowebene möglich

Digitale Dienstwagenverwaltung – Managen des Fuhrparks direkt im System

Die Persis KFZ-Verwaltung ermöglicht Ihnen, Fahrzeuge einzelnen Mitarbeiter:innen zuzuweisen oder sie als Poolfahrzeug zu nutzen und alle relevanten Daten über Persis zu pflegen. Die Oberfläche der KFZ-Verwaltung bietet die Möglichkeit, die Liste aller Fahrzeuge anzuzeigen, zu filtern oder nach bestimmten Fahrzeugen oder zugeordneten Personen zu suchen. Bei Bedarf können Sie vorhandene Freifelder anpassen und Dateianhänge wie den Fahrzeugbrief oder die Versicherungspolice direkt einem Fahrzeug zuordnen.

  • Einträge und Anhänge können kopiert oder an andere Mitarbeitende übertragen werden
  • Datumsfelder dienen als Auslöser für Erinnerungen oder Workflows, z. B. für den nächsten TÜV-Termin, das Leasingende oder die Rückgabe
  • Einfache Integration in Workflows möglich
  • Eigenständige Pflege der Kilometerstände durch die Mitarbeitenden
  • Zusätzlich können Unfallanzeigen direkt in Persis dokumentiert und an die zuständigen Stellen übermittelt werden

Unfallanzeigen ohne Papierkram

Mit Persis haben Sie die Option, betriebliche Unfälle über ein Intranet-Formular zu erfassen und an die zuständigen Personen in der Personalabteilung weiterzuleiten. Dies ermöglicht beispielsweise einer Führungskraft in der Produktion, den Unfall eines Mitarbeiters online zu erfassen und direkt an die Personalabteilung weiterzuleiten. Hat der Verfasser der Unfallanzeige wichtige Angaben vergessen, so können Sie ihm diese mit Bemerkung zurückschicken.

  • Dokumentation und Verwaltung von Betriebsunfällen direkt in Persis und Übermittlung an die zuständigen Stellen
  • Gezielte Suche nach Unfallanzeigen mithilfe der Suchmaske
  • Integration in den Employee Self Service
  • Übermittlung an die Berufsgenossenschaft direkt aus dem System
  • Steuerung von Zuständigkeiten dank anpassbarer Teams

Leihgaben mit Erinnerungsfunktion

Persis ermöglicht die Verwaltung und Dokumentation von Leihgaben, die Mitarbeitern überlassen werden. Sie können beispielsweise Schlüssel, Diensthandys & Notebooks oder die gesamte Home-Office-Ausstattung Ihrer Mitarbeitenden erfassen. Mitarbeitende, die einen Gegenstand ausgeliehen haben, können über Persis ihre aktuellen und bereits zurückgegebenen Leihgaben einsehen. Über eine Einstellung, kann gesteuert werden, ob die Mitarbeitenden den Erhalt der Leihgaben bestätigen müssen. Wenn diese Einstellung nicht aktiviert ist, werden alle Funktionen und Felder zur Bestätigung der Leihgaben ausgeblendet und deaktiviert.

  • Zuordnung von technischer Ausstattung zu den Mitarbeiter:innen
  • Festlegen individueller Leihfristen
  • Inklusive Abschreibungsfristen und Übernahmemodus
  • Bestätigung des Erhalts der Leihgaben im Persis Mitarbeiterportal
  • Umfangreiche Such- & Filtermöglichkeiten
  • Automatische Erinnerungen für Rückgabefristen von ausgeliehenen Gegenständen

Stellenwirtschaft: eine umfassende Erweiterung für effektives Personalmanagement

Die Erweiterung Stellenwirtschaft ergänzt die Funktionen des Personalmanagers, indem sie Ihnen ermöglicht, neben den personenbezogenen Daten auch personenunabhängige Informationen zu erfassen. Dadurch können Sie Stellenprofile, Aufgaben und Anforderungen ausführlich beschreiben. Das intuitiv gestaltete System bietet die Flexibilität, Stelleninhaber einfach zuzuweisen oder zu ändern und ermöglicht ebenso eine nahtlose Übergabe an das Persis Bewerbermanagement für eine schnelle Stellennachbesetzung. Des Weiteren unterstützt die Software das Management, indem sie die Soll-Anforderungen einer Stelle auf Wunsch an das Modul Persis Personalentwicklung & Weiterbildung weiterleitet. Dadurch stellen Sie sicher, dass die passende Person stets auf der richtigen Position ist.

  • Stellenprofile mit Stellenanforderungen inklusive Zuweisung von Pflichtschulungen
  • Ermöglicht unterschiedlichste Arten von Anträgen, z. B. Neuanforderung, Wiederbesetzung, Aufgabenänderung, Änderung der Tarifgruppen
  • Stellenübersicht inklusive Vorgänger und Nachfolger
  • Mehrere Personen können einer Stelle zugeordnet werden
  • Eine Person kann mehreren Stellen zugeordnet werden
  • Stellenplan und Zuordnung zu Standorten, Abteilungen uvm.
  • Übersichtliche Darstellung der Aufgaben und Anforderungen einer Stelle
  • Hinterlegung von Aufgabenbewertungen
  • Hinterlegung von ERA-Merkmalen (Entgeltrahmenabkommen)

Organigramme für jegliche Anforderungen

Im Personalmanager wird durch die Pflege der Stellenwirtschaft automatisch ein tabellarisches Organigramm generiert und aktuell gehalten. Bei Bedarf ermöglicht der Ingentis org.manager die zusätzliche Visualisierung von Informationen in Persis, um Transparenz und Verständnis zu schaffen. Mit Filtern und Visualisierungsregeln bietet die Software einen schnellen grafischen Überblick und umfangreiche Darstellungsmöglichkeiten. Es gibt drei Versionen (Essential, Advanced und Premium) des org.manager, die alle Anforderungen an die Erstellung von Organigrammen abdecken.

  • Automatische Organigramm-Erstellung und Aktualisierung dank Integration des org.managers in Persis
  • Unterschiedliche Darstellungsvarianten mit mehreren Ebenen
  • Filter und Visualisierungsregeln für schnelle Überblicke und detaillierte Analysen

Persis Zeiterfassung – ein weiterer Schritt in die Digitalisierung & Professionalisierung Ihres Personalmanagements

Durch die Integration in alle bestehenden Persis Module wird eine sichere, flexible und einfache Arbeitszeiterfassung ermöglicht. Persis erfüllt die Zeiterfassungspflicht des Europäischen Gerichtshofs und minimiert Fehlerquellen. Die Nachweispflicht und die jederzeit verfügbare Auswertbarkeit der Daten sind gewährleistet. Die Persis Zeiterfassung schafft einen Mehrwert für alle Beteiligten, indem sie bestehende Arbeitsformen, Arbeitszeitmodelle und Genehmigungsprozesse abbildet. Die Bedienung erfolgt mühelos über ein Online-Terminal oder manuelle Einträge im Webbrowser mit automatisierten Erinnerungen. Das Dashboard bietet einen Überblick über die Arbeitszeiten und ermöglicht eine einfache Auswertung, während die Zeiterfassung zuverlässig protokolliert wird.

  • Zeiterfassung zentral in einem System und nach gesetzlichen Vorgaben
  • Integrierbar in das Mitarbeiterportal und alle bestehenden Persis Module
  • Abbildung flexibler Arbeitszeitmodelle (z. B. tägliche, wöchentliche oder jährliche Arbeitszeit) und Arbeitsformen (z. B. Home-Office, mobiles Arbeiten).
  • Individuelle Genehmigungsverfahren für Urlaub & Überstunden
  • Flexibel festlegen, wie mit Überstunden umgegangen wird
  • Protokollierung der Zeiterfassungseinträge – alles bleibt nachvollziehbar
  • Automatisierte Erinnerungen zur Pflege der Arbeitszeit möglich
  • Abbildung der Fehlzeiten im Persis Mitarbeiterkalender
  • Gute Übersichten dank Dashboard & Reports
  • Verknüpft mit den Stammdaten der Mitarbeiter:innen

Lösungsszenarien zum Thema HR Digitalisierung
Success Stories // Fachartikel // News

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Zielgerichtete Personalplanung

Die zielgerichtete Personalplanung ist von entscheidender Bedeutung für den nachhaltigen Erfolg eines Unternehmens. Durch die Ausrichtung an Unternehmens- und Personalzielen, vorgelagerte Top-Down-Planung, automatisierte Datenaufbereitungen, Transparenz und die Berücksichtigung von Schlüsselfaktoren schafft sie eine effiziente Grundlage. Die Integration von GapAnalyse und Schlüsselfaktorenanalyse in den Entscheidungsprozess ermöglicht die Gegenüberstellung verschiedener Planungsszenarien, in denen Personalmaßnahmen wie Personalaufbau und/oder Personalentwicklung berücksichtigt werden.

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proALPHA stärkt Human Capital Management durch Übernahme der Persis GmbH

Die proALPHA Unternehmensgruppe, renommierter Anbieter von ERP+ Softwarelösungen für die mittelständische Fertigungsindustrie, hat die Persis GmbH übernommen. proALPHA erweitert durch die Übernahme ihr Portfolio im Bereich des Personalmanagements (HCM) und richtet ihren Fokus auf die Entwicklung einer gruppenweiten HR-Strategie. Als integraler Bestandteil dieser Entwicklung wird das HRM-Team der noventum consulting GmbH auch künftig als verlässlicher und kompetenter Partner die Kunden bei der Einführung, Anpassung und dem Ausbau ihrer Persis-Lösung im Bereich HR-Management unterstützen.

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Die intelligente Zukunft des Bewerbermanagements

„Sind Sie es leid, sich durch hunderte von Bewerbungen zu wühlen und dabei wertvolle Zeit zu verlieren? Möchten Sie den Recruiting-Prozess effizienter und transparenter gestalten? Die Candidate Experience verbessern und die offenen Vakanzen schneller mit den passenden Kandidat:innen besetzen?“

Der Württemberger Personal-Software Produzent Persis ist seit 1987 konsequent der Lösung dieser und anderer Fragen der Personalwirtschaft auf der Spur und mit seiner integrierten Gesamtlösung heute einer der Marktführer im deutschsprachigen Raum. Phillip Krieger, noventum Business Development Manager im Bereich HR-Digitalisierung, stellt in diesem Beitrag das Persis-Modul „Bewerbermanagement“ vor.

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35 Jahre Ihr starker und zuverlässiger Partner im Bereich digitale HR-Prozesse

Die Persis GmbH entwickelt seit 1987 leistungsfähige Softwarelösungen für das Personalwesen und gehört mit über einer Millionen Anwendern heute zu den Technologieführern im HR-Bereich. Alleinstellungsmerkmal und die Basis des Erfolgs ist dabei seit je her Ihre individuellen Geschäftsprozesse mit der Persis-Software optimal zu unterstützen und prozessorientiert Ihre Workflows im Personalmanagement zu gestalten.

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Petra Cifterler
Senior Business Development Manager