Microsoft-Teams

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Die wichtigsten Funktionen

Das Ziel von Microsoft Teams ist es, Gruppenzusammenarbeit zu unterstützen und zu verbessern. Die Nutzung von Teams ist besonders dann von Vorteil, wenn Mitarbeiter gemeinsam in Projekten oder Fachgruppen zusammenarbeiten. Egal, ob in einem Büro vor Ort oder über räumliche Distanzen verteilt. Es können darin sogenannte Teamräume erstellt werden. Diese kann man sich wie eine virtuelle Abteilung mit virtuellen Büroräumen vorstellen, in denen jeweils Fachgruppen für unterschiedliche Verantwortlichkeiten arbeiten.

Nach diesem Schema kann mit Microsoft Teams beispielsweise die Marketingabteilung (als Team) mit Ihren Fachgruppen „Interne Kommunikation“, „Werbung“ und „Event Marketing“ (als Kanäle) abgebildet werden. Äquivalent dazu kann man auch mit Projektteams verfahren.

Öffentliche und private Teams und Kanäle

Für Datenschutz und Compliance ist ebenfalls gesorgt. Bei der Erstellung eines Teams kann man sich zwischen der Erstellung eines öffentlichen oder privaten Teams entscheiden und das Team somit mit den gewünschten Zugangsberechtigungen versehen. Eine solche Zugangsberechtigung fungiert wie ein Schlüssel, mit dem man Zugang zu einem Büro erhält. Öffentliche Teams sind für alle Mitarbeiter des Unternehmens zugänglich. Zu privaten Teams erhalten nur eingeladene Benutzer Zugriff.

Ebenso können öffentliche oder private Kanäle erstellt werden. Allerdings muss ein Mitarbeiter bereits Zugriff auf das übergeordnete Team haben, um überhaupt Zugriff auf einen Kanal zu erhalten.
Für Compliance und Datenschutz sorgen zusätzlich zahlreiche andere Berechtigungseinstellungen, wie z.B. die Berechtigung, ein Team in Microsoft Teams zu erstellen, zu löschen und vieles mehr.

Gemeinsames Arbeiten

Neben der Erstellung eines Teams besteht zusätzlich die Möglichkeit, die einzelnen virtuellen Büros mit dem benötigten Büro-Equipment zu versehen, wie z.B. mit einem virtuellen Dokumentenschrank, Notizheften, Whiteboards, Kalendern, Aufgabenplanern und vielem mehr. Diese können über die entsprechende App in den einzelnen Kanälen eingebunden werden.

Darüber hinaus können Teammitglieder dieses Equipment zeitgleich nutzen und Ergänzungen oder Änderungen der jeweiligen anderen Mitglieder sehen. So kann z.B. eine Präsentation gemeinsam geöffnet und darin gearbeitet werden. Dabei ist Microsoft Teams so intelligent, dass es die Bearbeitung eines Abschnitts, an dem ein Teamkollege gerade arbeitet, für die Bearbeitung der anderen sperrt, sodass keine konfliktären Änderungen entstehen. In dem Dokument wird zudem angezeigt, welche Person gerade in dem Abschnitt arbeitet. Dasselbe gilt auch für Word- und Excel-Dokumente.

Microsoft stellt neben dem sogenannten Wiki das Notizbuch namens Microsoft OneNote zur Verfügung. Es ist aufgebaut wie ein normales Notizbuch mit Abschnitten und Seiten. An diesem Notizbuch kann– wie auch an Dokumenten – zusammen gearbeitet werden.

Der Aufgabenplan nennt sich in der Microsoft Welt Microsoft Planner und ist eine Task-Management Software. Mit ihr kann man Aufgaben in Teams visualisieren und organisieren. Ähnlich wie ein Kanban oder SCRUM-Board.

Unterhaltungen und Chats

Neben der gemeinsamen Bearbeitungsmöglichkeit von Dokumenten unterstützt die Chat-, und Videofunktion die Teamarbeit zusätzlich. So ist es möglich, mit Kollegen sowohl 1:1 zu chatten und zu telefonieren, als auch Gruppenchats, Telefonate oder Videokonferenzen zu erstellen. In einem Microsoft Teams-Telefonat kann einer der Beteiligten jederzeit seine Präsentation oder seinen Bildschirm teilen, um den gemeinsamen Blick auf Arbeitsunterlagen zu ermöglichen.

Die Nutzung von sogenannten Unterhaltungen in einzelnen Kanälen (Reiter Beiträge) eignet sich besonders für das Abbilden arbeitsbezogener Themen, die für alle Teammitglieder von Interesse sind. Da Mitglieder einer Fachgruppe häufig mehrere Themen diskutieren, besteht außerdem die Möglichkeit - über das kleine A - Unterhaltungen zu mehreren Themen zu erstellen. Will man sich nun zu Thema 1 unterhalten, klickt man auf „Antworten“. So werden Beiträge direkt dem passenden Thema zugeordnet. Kommen neue Mitarbeiter in eine Firma, können sie sich darüber auch in arbeitsrelevante Themen einlesen. Außerdem werden in Beiträgen hochgeladene Dateien automatisch in der Dateiablage des Kanals (Reiter Dateien) abgelegt, sodass sich alle Informationen an einer Stelle befinden.

Unterhaltungen sollten demnach für strukturierte, zusammenhängende und fokussierte Konversationen genutzt werden. Das bedeutet „So viel wie nötig, so wenig wie möglich“. Chats eignen sich hingegen sowohl für alltägliche Themen als auch für strukturierte Zusammenarbeit zwischen einzelnen Personen, die nicht in Gänze für andere Teammitglieder interessant sind.

Zusammenarbeit mit Externen

In Microsoft Teams können ganz einfach auch mit externen Personen Telefonkonferenzen durchgeführt oder zusammengearbeitet werden. Externe benötigen dafür keine eigene Microsoft Teams Lizenz, sondern lediglich einen Microsoft Account. Mit einem Microsoft Account verbundene E-Mailadressen sind jene mit den Endungen @outlook.com , @msn.com, @live.com, @hotmail.de oder @hotmail.com, sowie individuelle Microsoft Firmendomainadressen (z.B. martina.mueller@noventum.de). Sollte noch kein Microsoft Account vorliegen, können sich externe diesen schnell und einfach auf www.microsoft.com erstellen.

Über eine Outlookverknüpfung kann ein Outlook-Termin sehr schnell ein Microsoft Teams-Telefonat umgewandelt werden. Die eingeladenen Teilnehmer (Interne oder Externe), werden dann per Klick zu Microsoft Teams weitergeleitet. Zur Nutzung kann man entweder die reine Browserversion (Internetseite) nutzen oder sich die kostenlose Teams App herunterladen. In diesem Termin sind alle bereits vorgestellten Teams-Telefonfunktionen vollumfänglich nutzbar. Das bedeutet, es kann Video- oder Sprachtelefonie genutzt werden, der Bildschirm geteilt werden u.v.m.

Darüber hinaus können Externe auch in Kanäle eingeladen werden. Dort können Sie dann gemeinsam an Dokumenten arbeiten, die im Kanal eingebundenen Applikationen nutzen u.v.m. Je nach Wunsch, können Sie Ihrem Gast mehr oder weniger Rechte in dem jeweiligen Kanal zuweisen. Beachten Sie bei der Einladung von Externen aber bitte den Datenschutz.

OneDrive – Dateien synchronisieren und offline arbeiten

Ist man unterwegs oder fällt das Internet einmal aus, besteht natürlich die Möglichkeit, offline zu arbeiten bzw. Dateien auch lokal auf dem Rechner zu halten. Dafür kann eine Synchronisation mit OneDrive eingerichtet werden. OneDrive stellt sich in einer normalen Ordnerstruktur dar, die vom Dateiexplorer bekannt ist. Dadurch werden die zur Synchronisation ausgewählten Dateien aus einem Kanal, sodann auf den lokalen PC synchronisiert. Um immer die neuste Version der Dateien zur Verfügung zu haben, sollte zudem eine automatische Synchronisation eingerichtet werden. Darüber hält sich OneDrive automatisch aktuell, sobald eine Internetverbindung besteht.

Sollte von mehreren Personen parallel offline an einer lokal gespeicherten Kopie gearbeitet werden und der lokale PC wieder eine Internetverbindung erhalten, erkennt OneDrive, dass unterschiedliche Versionen zu einem Dokument existieren und legt beide Versionen nebeneinander, sodass die Änderungen verglichen werden können.

Kanäle und E-Mails

Mit Microsoft Teams kann zudem eine Verbindung zu Microsoft Outlook hergestellt werden. Dafür wird über Teams eine Kanalemailadresse erstellt, die als herkömmliche E-Mailadresse verwendet werden kann. So kann z.B. das Marketing im Kanal „Event Marketing“ interne Abstimmungen zum Sommerfest treffen und Vorschläge sammeln. Externe Preise fragt das Marketing per persönlicher Mail bei Veranstaltern an. Sobald eine für das gesamte relevante Antwort ankommt, kann der Mitarbeiter diese E-Mail an den Microsoft Teams Kanal weiterleiten, indem er die durch Teams generierte E-Mail verwendet. Diese Mail erscheint für das Team dann im Reiter Beiträge.

Dies stellt eine Möglichkeit dar, Kommunikationskanäle in Unternehmen zu konsolidieren. Das führt zu einer Konzentration der Arbeitskraft der Mitarbeitenden, da diese nicht alle Medien nach Informationen durchsuchen müssen, bevor sie relevante Informationen finden. Anhänge einer Mail werden automatisch in der Dateiablage (Reiter Dateien) abgelegt und sind somit auch an einer Stelle verfügbar. Analog dazu werden Dokumente in Beiträgen in dieser Dateiablage abgelegt.

Teams Administration

Die Administration von Microsoft Teams ist, wie bei Office 365 üblich, über das AdminCenter verfügbar. Sollte Ihnen z.B. die Rolle des Teams-Administrator zugewiesen worden sein, haben Sie die Berechtigung auf das Microsoft Teams Admin Center zuzugreifen. Um sich hier zurechtzufinden, sollten Sie eine sehr genaue Einweisung erhalten haben oder sehr erfahren im Umgang mit der Administration von Microsoft Produkten sein.

Hier bietet Microsoft Ihnen viele Übersichtsmöglichkeiten, wie beispielsweise die Teams-Benutzeraktivität oder auch eine Übersicht aller Teams und deren Besitzer. Von hier können Sie Richtlinien erstellen, editieren oder auch löschen. Die administrativen Möglichkeiten für MS Teams sind sehr umfangreich und eng z.B. mit den Einstellungen für SharePoint und Exchange verbunden.

Teams vs. Skype

Nach heutigem Stand wird Microsoft Skype for Business Online zum 31.07.2021 vollständig durch Microsoft Teams ersetzt und alle Skype Funktionen in Teams implementiert.

Bedingt durch CoVid 19 treibt Microsoft die Entwicklungen ihres Tausendsassas mit viel Tempo voran. Dabei hört das Entwicklungsteam auch auf die Wünsche ihrer Nutzer, wie z.B. bei dem Handzeichen, dem Pop-out-Chat oder der Möglichkeit von Web-App-Clients im neuen Microsoft Edge auf Chromium Basis für die Nutzung mehrerer oder des selben Accounts in eigenen Instanzen.

Von der Umstellung zu August 2021 ist nicht die Server-Lösung von Skype for Business betroffen.

(Verlinkung auf unsere Webinaraufzeichnung zu Teams und umgekehrt?)

noventum consulting

Dina Sibai

Consultant

noventum consulting

Andre Thiemann

 

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