IT Technologie Beratung Blog

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Der SharePoint stellt einen webbasierten Arbeitsplatz zur Verfügung, der die Kommunikation und den Austausch zwischen und/oder innerhalb von Gruppen oder Abteilungen plattformbasiert unterstützt und optimiert. Häufig wird der SharePoint als Intranet eines Unternehmens eingesetzt. Dort dient er als zentraler Ort für das Auffinden von Unternehmensinformationen, die mit „modern Sites“ optisch ansprechend aufbereitet werden können. Benutzer können Dokumente hochladen oder mit anderen Personen teilen und werden, wenn sie es wünschen, sogar darüber benachrichtigt, wenn Dokumente hochgeladen oder Änderungen vorgenommen werden.

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Die wichtigsten Funktionen

Das Ziel von Microsoft Teams ist es, Gruppenzusammenarbeit zu unterstützen und zu verbessern. Die Nutzung von Teams ist besonders dann von Vorteil, wenn Mitarbeiter gemeinsam in Projekten oder Fachgruppen zusammenarbeiten. Egal, ob in einem Büro vor Ort oder über räumliche Distanzen verteilt. Es können darin sogenannte Teamräume erstellt werden. Diese kann man sich wie eine virtuelle Abteilung mit virtuellen Büroräumen vorstellen, in denen jeweils Fachgruppen für unterschiedliche Verantwortlichkeiten arbeiten.

Nach diesem Schema kann mit Microsoft Teams beispielsweise die Marketingabteilung (als Team) mit Ihren Fachgruppen „Interne Kommunikation“, „Werbung“ und „Event Marketing“ (als Kanäle) abgebildet werden. Äquivalent dazu kann man auch mit Projektteams verfahren.

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O365 zeigt in der Corona Krise die ganze Vielfalt seiner Einsatzmöglichkeiten, vor allem in den Bereichen, die für Kollaboration von Bedeutung sind. Unternehmen brauchen lediglich Microsoft Teams, Power Automate und Forms, um Webinare und andere öffentliche Veranstaltungen im ganz großen Stil digital durchführen zu können. Dennoch sind viele Unternehmen unsicher, was sie sich selber zutrauen können, wo sie Hilfe brauchen und vor allem - ob das alles nützlich ist. Der Vorteil ist, dass die Microsoft Tools ohne großen Aufwand in Bewegung gesetzt werden können und dass die meisten Menschen schon mehr oder weniger vertraut sind mit den vielen Microsoft Anwendungen. So können Unternehmen und Institutionen Veranstaltungen für bis zu 10.000 Menschen durchführen, ohne Lizenzerweiterungen oder andere finanzielle Belastungen.

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Die Zukunft des Arbeitsplatzes ist jetzt: Arbeiten am Modern Workplace

Der Coronavirus macht es möglich und nötig: auch die letzten Zweifel schwinden und Unternehmen suchen fieberhaft nach technischen Möglichkeiten, ihre Mitarbeiter im Home-Office arbeiten zu lassen, ohne dass Qualität und Output darunter leiden. Dabei sind viele Unternehmen nicht gut vorbereitet, haben weder einen technischen Plan noch eine Idee davon, wie Arbeitsorganisation und Kommunikation unter den aktuellen Gegebenheiten schnell und zielführend umgestaltet werden können.

noventum consulting, IT-Management Beratung und Culture Change Beratung, hat in einem Webinar mehr als 400 interessierten Teilnehmern eine erste Einführung gegeben, wie der Wandel aussehen könnte.

Andre Thiemann, Mitarbeiter von noventum, geht in einem Überblicksbeitrag der Frage nach, wie in der gegenwärtigen Krise mit Microsoft Teams eine schnelle Lösung möglich ist.

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"Kollaboration mit O365 in Zeiten von Homeoffice und Quarantäne"

Für mehr als 400 Teilnehmer präsentierten am vergangenen Mittwoch noventum Experten aus dem Microsoft Collaboration Umfeld und aus dem Bereich Unternehmenskultur gemeinsam ein Konzept für durchdachte Home-Office Lösungen in Zeiten der Corona-Krise. Von den technischen Möglichkeiten über Fragen der Arbeitsorganisation bis zu den psychologischen und sozialen Folgen der geänderten Arbeitsstrukturen spannte sich der Bogen. In 1 1/2 Stunden kamen die wichtigsten Fragen auf den Tisch, die sich Unternehmen stellen müssen, deren Mitarbeitende unvorbereitet ins Home Office abgewandert sind.

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Die vollständige Ablösung alter Systeme kann technisch funktionieren, scheitert aber oft an den Menschen

Der Microsoft SharePoint gilt seit einigen Jahren als Synonym für zeitgemäße Collaboration. Eine super-funktionale Anwendung, die verspricht, die komplette Unternehmenskommunikation neu zu strukturieren. Viele Unternehmen versuchen, in einem “Big Bang” diese vielfältigen Angebote umzusetzen und ihre bestehenden Anwendungen zu ersetzen. Der Erfolg bleibt aber oftmals aus und die SharePoint-Einführung scheitert an Widerständen in der Organisation. Eine schrittweise Einführung des SharePoint und Ablösung alter Systeme ist die behutsamere Alternative, die oft mehr Erfolg bringt und nach und nach die Unternehmenskommunikation verändert.

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Die Kommunikations- und Kollaborationsplattform verändert nachhaltig die Zusammenarbeit im Unternehmen

SharePoint-Projekte werden oft im Spiegel ihrer technischen Möglichkeiten konzipiert und aufgesetzt. Die Initiative für solche Projekte kommt in vielen Unternehmen aus der Technikabteilung, die den SharePoint wie jedes andere Softwareprodukt betrachtet und ausrollt. Die Frage nach dem „warum“ und „wozu“ wird dabei oft zu spät gestellt. Damit ist über kurz oder lang das Scheitern vorprogrammiert, greift doch die SharePoint-Technologie nachdrücklich in die internen Kommunikations- und Kollaborationsprozesse ein. Das aber bedarf der Unterstützung aller Beteiligten, vor allem der verantwortlichen Manager auf der User-Seite.

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SharePoint kann einen Paradigmenwechsel für die interne Kommunikation im Unternehmen mit sich bringen. Daran sollten alle mitwirken.

Schon seit dem Jahr 2001 arbeitet Microsoft mit seiner Collaboration Software SharePoint daran, viele Plattformen unter einem Dach zusammenzuführen, die in Unternehmen bis heute oft getrennt voneinander betrieben werden: Intranet, Extranet, Content Management, Dokumenten-Management, Personal Cloud, Unternehmens-Social-Networking, Business Intelligence, Workflow-Management, Web-Content-Management und einiges mehr. Die Collaboration-Software, die bestenfalls die gesamte Unternehmenskommunikation prägen könnte, ist im Arbeitsalltag vieler Anwender angekommen. Jedoch ist die Einführung der SharePoint-Technologie nach wie vor eine große Herausforderung, woran viele Einführungsprojekte scheitern.