Was ist IT-Controlling?

Die wichtigsten Punkte im Überblick:

• Effizienzsteigerung: IT-Controlling optimiert Prozesse und steigert die Performance von IT-Systemen.
• Kostenkontrolle: Durch die Analyse und Optimierung von IT-Ausgaben wird Transparenz geschaffen und Einsparpotenziale realisiert.
• Risikomanagement: IT-Controlling hilft, potenzielle Risiken zu identifizieren und rechtzeitig Maßnahmen zu ergreifen.
• Strategische Ausrichtung: Es sorgt dafür, dass die IT mit den übergeordneten Zielen des Unternehmens harmoniert.
• Datenbasierte Entscheidungen: Fundierte Analysen und Berichte bilden die Grundlage für zielgerichtete IT-Investitionen

IT-Controlling ist damit eine Schlüsseldisziplin, die Unternehmen dabei unterstützt, ihre IT-Ressourcen effizient zu nutzen, ihre Wettbewerbsfähigkeit zu stärken und ihre digitale Transformation erfolgreich voranzutreiben.

1.1. Was versteht man unter IT-Controlling und warum ist es wichtig?

IT-Controlling ist ein entscheidendes Instrument, um IT-Ressourcen effizient zu planen, zu steuern und zu überwachen. Es umfasst Methoden und Verfahren, die Transparenz in IT-Kosten, IT-Leistungen und IT-Prozesse schaffen. Unternehmen stehen zunehmend vor der Herausforderung, ihre IT als strategischen Erfolgsfaktor zu positionieren. Dies bedeutet, dass die IT nicht nur ein interner Dienstleister ist, sondern aktiv zur Wertschöpfung beiträgt. IT-Controlling hilft dabei, unnötige Kosten zu identifizieren, die Effektivität von IT-Projekten zu steigern und potenzielle Risiken durch gezielte Steuerung zu minimieren. Eine strategische Ausrichtung der IT wird durch die enge Verzahnung mit der Unternehmensstrategie sichergestellt, sodass die IT-Abteilung einen messbaren Mehrwert liefert.

1.2. Welche Ziele verfolgt das IT-Controlling?

• Kostenreduktion: IT-Controlling analysiert systematisch alle IT-Ausgaben und sucht nach Einsparpotenzialen, ohne die Qualität der IT-Services zu beeinträchtigen. Zum Beispiel können durch Konsolidierung von IT-Systemen oder Verhandlungen mit Anbietern Kosten gesenkt werden.
• Performance-Verbesserung: Effiziente Prozesse und optimal eingesetzte Ressourcen tragen zur Verbesserung der Gesamtleistung der IT bei. So können schnellere Prozesse, höhere Verfügbarkeit und eine bessere Nutzerzufriedenheit erreicht werden.
• Transparenz: Klare und nachvollziehbare Darstellung aller IT-Aktivitäten erleichtert fundierte Entscheidungen. Dashboards und automatisierte Reports geben eine Übersicht über Kosten, Leistungen und Fortschritte in Echtzeit.
• Risikomanagement: Risikomanagement bezeichnet die systematische Erfassung und Bewertung von Risiken für den Geschäftsbetrieb eines Unternehmens. Es hilft, operative, rechtliche und prozessuale Risiken zu identifizieren und durch vorbeugende Maßnahmen zu vermindern. Im IT-Controlling umfasst dies z. B. das Monitoring von Cybersecurity-Bedrohungen oder Ausfallszenarien.
• Strategische Unterstützung: Die IT wird gezielt an den Unternehmenszielen ausgerichtet, indem Projekte und Ressourcen strategisch priorisiert werden.

1.3. Welche Aufgaben übernimmt das IT-Controlling?

• Budgetplanung und -kontrolle: Die Planung und Kontrolle des IT-Budgets stellt sicher, dass finanzielle Mittel gezielt eingesetzt werden. Mithilfe von Forecasting-Tools kann vorhergesagt werden, wie sich IT-Ausgaben über die Zeit entwickeln.
• Kosten-Nutzen-Analysen: Diese Analysen helfen, die Wirtschaftlichkeit von IT-Projekten zu bewerten. Zum Beispiel kann berechnet werden, wie schnell sich die Investition in eine neue Software amortisiert.
• Überwachung von Service Level Agreements (SLAs): Durch die Überwachung von SLAs wird sichergestellt, dass IT-Dienstleister ihre vertraglich vereinbarten Leistungen erbringen. Dabei können Monitoring-Tools eingesetzt werden, die Abweichungen in Echtzeit melden.
• Berichtswesen: Regelmäßige Reports geben der Unternehmensleitung Einblicke in die Effizienz und Effektivität der IT. Visuelle Dashboards und KPI-Berichte erleichtern es, die Ergebnisse mit den Unternehmenszielen abzugleichen.

2.1. Welche strategische Rolle spielt IT-Controlling im Unternehmen?

• Datenbasierte Entscheidungen: IT-Controlling liefert die notwendigen Daten und Analysen, um fundierte Entscheidungen zu treffen. Zum Beispiel können datenbasierte Szenarien helfen, Investitionen in neue Technologien zu priorisieren.
• Digitalisierung vorantreiben: IT-Controlling unterstützt die Umsetzung von Digitalisierungsprojekten, indem es sicherstellt, dass Ressourcen effizient genutzt werden und die Projekte im Rahmen des Budgets bleiben.
• Langfristige Planung: Die langfristige Planung der IT-Infrastruktur gewährleistet, dass sie flexibel genug ist, um auf Veränderungen im Markt oder innerhalb des Unternehmens reagieren zu können.
• Wertschöpfung: Durch gezielte Steuerung wird die IT nicht nur als Kostenfaktor, sondern als Treiber für Innovationen positioniert. Zum Beispiel kann die Einführung einer Cloud-Lösung Wettbewerbsvorteile schaffen.

2.2. Welche Chancen und Herausforderungen gibt es im IT-Controlling?

• Chancen:Kostensenkung: Durch die Identifikation ineffizienter Prozesse können Einsparpotenziale genutzt werden.
• Effizienzsteigerung: Strukturiertes Controlling erleichtert die Optimierung von IT-Prozessen.
• Nachhaltige IT-Steuerung: Die erhöhte Transparenz sorgt dafür, dass die IT auf langfristige Ziele ausgerichtet bleibt.
• Herausforderungen:Komplexität der IT-Systeme: Die Integration unterschiedlicher Systeme erfordert spezialisierte Kompetenzen und geeignete Tools.
• Schneller technologischer Wandel: Neue Technologien erfordern kontinuierliche Anpassungen und Investitionen in Schulungen.
• Sicherstellung der Datenqualität: Entscheidungen basieren nur auf verlässlichen und konsistenten Daten.

3.1. Was unterscheidet operatives von strategischem IT-Controlling?

• Operatives IT-Controlling:Konzentriert sich auf die kurzfristige Steuerung von IT-Betrieb und -Prozessen. Dazu gehört etwa die Überwachung der Systemverfügbarkeit oder die Kontrolle von IT-Kosten im Tagesgeschäft.
• Tools wie Ticketing-Systeme oder Performance-Monitoring-Software helfen, den IT-Betrieb effizient zu gestalten.
• Strategisches IT-Controlling:Hat einen langfristigen Fokus und richtet die IT-Strategie an den Unternehmenszielen aus. Dazu gehören die Planung von IT-Investitionen und die Analyse von Technologietrends.
• Zum Beispiel kann die Einführung einer KI-Lösung strategisch geplant und anhand von ROI-Analysen bewertet werden.

3.2. Wie wird IT-Controlling in tägliche IT-Prozesse integriert?

• Einsatz moderner Tools: Tools wie Power BI oder Tableau erleichtern die Analyse und Visualisierung von Daten. Automatisierte Berichte sorgen dafür, dass Verantwortliche immer aktuelle Informationen zur Verfügung haben.
• Regelmäßige Meetings: Durch Meetings zwischen IT-Controllern und IT-Managern werden aktuelle Herausforderungen und Fortschritte besprochen.
• Prozessdokumentation: Eine klare Dokumentation der IT-Prozesse schafft Transparenz und stellt sicher, dass alle Beteiligten die Abläufe verstehen und einhalten.

4.1. Welche wesentlichen Leistungsindikatoren (KPIs) gibt es im IT-Controlling?

• Kosten pro IT-Service: Diese Kennzahl zeigt auf, wie effizient IT-Ressourcen genutzt werden. Eine Analyse kann helfen, kostentreibende Faktoren zu identifizieren.
• Systemverfügbarkeit: Eine hohe Systemverfügbarkeit ist essenziell, um den reibungslosen Betrieb sicherzustellen. Ausfälle können durch Monitoring-Tools wie Nagios oder Zabbix minimiert werden.
• Incident-Response-Zeit: Diese KPI misst, wie schnell IT-Probleme behoben werden. Eine kurze Reaktionszeit trägt zur Zufriedenheit der Nutzer bei.
• Projektrendite (ROI): Die Projektrendite zeigt, wie wirtschaftlich IT-Investitionen sind. Tools wie Excel-basierte ROI-Kalkulatoren können hier eingesetzt werden.

4.2. Wie können Tools und Systeme im IT-Controlling effektiv genutzt werden?

• Business-Intelligence-Lösungen: Tools wie QlikView oder Microsoft Power BI ermöglichen eine detaillierte Analyse von IT-Leistungsdaten und bieten benutzerfreundliche Dashboards.
• IT-Balanced-Scorecard: Dieses Framework verbindet IT-Kennzahlen mit strategischen Unternehmenszielen und hilft, die Leistung ganzheitlich zu bewerten.
• Projektmanagement-Tools: Software wie Jira oder Trello unterstützt die Planung und Nachverfolgung von IT-Projekten und verbessert die Zusammenarbeit zwischen Teams.
• Automatisierung: Durch Robotic Process Automation (RPA) können repetitive Aufgaben automatisiert werden, was Zeit und Ressourcen spart.

5.1. Wie sieht die Stellenbeschreibung eines IT-Controllers aus und welche Karrierewege gibt es?

• Aufgaben:Planung und Kontrolle von IT-Budgets.
• Erstellung von Kosten-Nutzen-Analysen.
• Monitoring von IT-Prozessen und Berichterstattung an die Unternehmensleitung.
• Karrierewege:Der Einstieg erfolgt häufig als Junior IT-Controller. Mit zunehmender Erfahrung können Positionen wie Senior IT-Controller, IT-Manager oder CIO angestrebt werden.
• Weiterbildungen, etwa in Business Intelligence oder Projektmanagement, erweitern die Karrieremöglichkeiten.

5.2. Welche Kenntnisse und Fähigkeiten sind für einen IT-Controller notwendig?

• Technisches Know-how: Ein tiefes Verständnis für IT-Systeme, Netzwerke und Datenbanken ist unabdingbar.
• Analytische Fähigkeiten: Komplexe Daten zu interpretieren und daraus Handlungsempfehlungen abzuleiten, ist eine Kernkompetenz.
• Kommunikationsstärke: IT-Controller müssen zwischen IT-Teams und der Geschäftsleitung vermitteln können.
• Projektmanagement-Kompetenz: Die Planung und Steuerung von IT-Projekten erfordert organisatorisches Geschick und Zielorientierung.

6.1. Welche Trends und Entwicklungen prägen die Zukunft des IT-Controllings?

• Künstliche Intelligenz (KI): KI-basierte Tools können Muster in Daten erkennen und Vorhersagen für zukünftige Entwicklungen treffen.
• Cloud-Technologien: Die Verlagerung von Anwendungen in die Cloud eröffnet neue Möglichkeiten zur Optimierung von IT-Kosten.
• Cybersecurity: Sicherheitskennzahlen werden zunehmend in das IT-Controlling integriert, um Risiken durch Cyberangriffe zu minimieren.
• Automatisierung: Automatisierte Prozesse reduzieren menschliche Fehler und steigern die Effizienz.

6.2. Warum ist IT-Controlling auch in der Zukunft von zentraler Bedeutung?

• Strategische Entscheidungen: Fundierte Datenanalysen durch IT-Controlling unterstützen die Unternehmensführung bei wichtigen Entscheidungen.
• Effizienzsteigerung: Optimierte IT-Prozesse tragen zu einem reibungslosen Betrieb und besseren Ergebnissen bei.
• Wettbewerbsvorteil: Unternehmen, die ihre IT effizient steuern, sind besser aufgestellt, um auf Marktveränderungen zu reagieren.