Einführung einer modernen Reporting- und Analytics-Lösung mit Power BI bei der FORUM Direktfinanz GmbH & Co. KG (FORUM)

Unternehmen und Kontext

FORUM ist eine Tochtergesellschaft der Landesbausparkassen und bindet bundesweit Baufinanzierungsberater an. Diese Berater haben dann über eine Plattform Zugang zu den Baufinanzierungsprodukten von über 800 Banken. Dadurch profitieren diese Berater und deren Kunden von einer sehr hohen Markttransparenz. Die Banken und deren Kreditkonditionen sind somit sehr gut miteinander vergleichbar. In diesem Umfeld sind aktuelle, konsistente und nachvollziehbare Kennzahlen von zentraler Bedeutung, da sie die Grundlage für operative Steuerung, Controlling und fundierte Managemententscheidungen bilden. Mit dem Ziel, Berichte schneller, automatisiert und visuell ansprechender bereitzustellen, treibt die FORUM den Aufbau einer modernen Reporting- und Analytics-Lösung aktiv voran. Dabei arbeitet das Unternehmen gemeinsam mit noventum consulting auf Basis von Microsoft Power BI.

Ausgangssituation: Reporting mit hohem manuellen Aufwand

Ausgangspunkt der Zusammenarbeit zwischen der FORUM und noventum war das Ziel, sich schrittweise aus der IT-Landschaft der Muttergesellschaft zu lösen und eine eigenständige, zukunftssichere System- und Arbeitsumgebung aufzubauen. Im Rahmen dieser strategischen Neuausrichtung begleitete noventum die FORUM aus der Unit Modern Workplace über einen längeren Zeitraum bei der Einführung von Microsoft 365, der Automatisierung zentraler Geschäftsprozesse mit der Microsoft Power Platform sowie bei der Evaluation und Einführung eines neuen CRM-Systems auf Basis von HubSpot. Diese vorgelagerten Maßnahmen schufen nicht nur eine moderne und integrierte IT- und Prozesslandschaft, sondern auch die organisatorischen und technischen Voraussetzungen für das spätere Analytics- und Reporting-Projekt. Die enge Verzahnung der verschiedenen Leistungsbausteine verdeutlicht den umfassenden Beratungsansatz von noventum: von der strategischen IT-Ausrichtung über Arbeitsplatz-, Prozess- und Systemmodernisierung bis hin zur datengetriebenen Unternehmenssteuerung.

Operativ arbeitete die FORUM bisher vor allem mit zwei Systemen: dem CRM-System HubSpot und der Finanzierungsplattform Europace. Die relevanten Daten aus Europace wurden automatisiert in Form von CSV-Dateien bereitgestellt und zweimal täglich aktualisiert. HubSpot-Daten waren darüber hinaus über eine API direkt abrufbar. Die Weiterverarbeitung dieser Daten erfolgte in mehreren manuellen Schritten. Die Rohdaten wurden in Microsoft Access aufbereitet und dort mit manuell gepflegten Basistabellen zur Ergänzung von Stamm- und Referenzdaten angereichert. Anschließend flossen die Daten nach Excel, wo Berichte erstellt und als PDF-Dateien per E-Mail verteilt wurden. Dieses Vorgehen war zeitaufwändig, fehleranfällig und schwer skalierbar. Aktuelle Kennzahlen standen nur dann zur Verfügung, wenn die Daten explizit neu verarbeitet und die Berichte manuell aktualisiert wurden. Flexible Analysen oder kurzfristige Fragestellungen ließen sich mit der bestehenden Lösung nicht abbilden.

Zielsetzung: Automatisierung, Transparenz und Interaktivität schaffen

Ziel des Projekts war es, eine moderne Reporting- und Analytics-Plattform zu etablieren, die eine weitgehend automatisierte Datenverarbeitung ermöglicht und jederzeit aktuelle Auswertungen bereitstellt. Die neue Lösung sollte die bisherigen manuellen Prozesse ablösen, das Reporting visuell modernisieren und den Anwendern interaktive und dynamische Analyseoptionen eröffnen. Zugleich verfolgte FORUM das Ziel, eine Architektur zu schaffen, die langfristig erweiterbar ist und perspektivisch auch weitere Datenquellen integrieren konnte.

Warum Power BI und Microsoft Fabric?

Im Vorfeld wurden unterschiedliche technische Ansätze und Tools zur Modernisierung der Reportinglandschaft diskutiert. Darunter auch klassische Data-Warehouse-Konzepte sowie alternative BI-Lösungen. Letztlich überzeugte Power BI durch die enge Integration in die bestehende Microsoft 365-Umgebung, die hohe Flexibilität für Fachanwender sowie die breite Funktionalität für visuelle und interaktive Auswertungen. Microsoft Fabric ergänzte die Lösung ideal, um Performance-Engpässe in der Datenverarbeitung nachhaltig zu beheben und eine skalierbare Architektur aufzubauen ohne Medienbrüche mit effizienter Ressourcennutzung.

Ergebnis: Deutlich höhere Performance und Effizienz

Die neue Architektur reduziert die Ladezeit des Semantikmodells in Power BI deutlich: Statt rund 15 Minuten dauert die Aktualisierung heute nur noch etwa 45 Sekunden. Die vorgelagerte Befüllung des Fabric-Warehouses nimmt rund drei Minuten in Anspruch. FORUM profitiert damit nicht nur von einer erheblich schnelleren Datenbereitstellung, sondern auch von einer deutlich gesteigerten Effizienz im Betrieb. Zugleich überzeugt die Lösung durch hohe Kosteneffizienz. Die in Microsoft Fabric bereitgestellte Rechen- und Verarbeitungskapazität – die sogenannte Fabric-Kapazität – wird ausschließlich während der Datenaktualisierung genutzt. Außerhalb dieser Zeitfenster bleibt sie automatisiert abgeschaltet und wird nur bei Bedarf, etwa für Weiterentwicklungen, gezielt aktiviert.

Anwendung im Alltag: Mehr Eigenständigkeit für Fachbereiche

Auf Basis des neuen Semantikmodells stehen den Anwendern inzwischen die ersten Power BI Berichte zur Verfügung. Statt statischer PDF-Dateien nutzen die Fachbereiche nun eine moderne, interaktive Reportinglösung, die jederzeit aktuelle Daten bereitstellt und standardisierte Auswertungen ermöglicht. Das Semantikmodell eröffnet zudem der Controlling-Abteilung die Möglichkeit, sich direkt mit der Datenbasis zu verbinden, für weiterführende Analysen oder zur Erstellung zusätzlicher Berichte. Der bisher notwendige manuelle Aufwand für die Datenaufbereitung entfällt vollständig.

Fachlicher Mehrwert: Verlässliche Grundlage für Entscheidungen

Aus Sicht der FORUM hat sich das Reporting durch die neue Lösung grundlegend weiterentwickelt. Nach der initialen Erstellung eines Berichts stehen die zugrunde liegenden Kennzahlen automatisiert und ohne weiteren manuellen Aufwand zur Verfügung. Fachliche Fragestellungen lassen sich dadurch heute deutlich schneller, flexibler und verlässlicher beantworten. Die neue Reportingarchitektur unterstützt FORUM dabei, fundierte Entscheidungen schneller und auf einer einheitlichen Datenbasis zu treffen. Sämtliche Kennzahlen können auf unterschiedlichen Aggregationsebenen – von regionalen Übersichten bis hin zu einzelnen Vorgängen – dargestellt werden. Was früher mit erheblichem Aufwand verbunden war, gelingt heute per Knopfdruck. Ein zentraler Mehrwert liegt dabei in der konsistenten Abbildung fachlicher Logiken: Einmal korrekt modellierte Kennzahlen liefern im Semantikmodell dauerhaft verlässliche Ergebnisse, unabhängig vom jeweiligen Analysekontext. Dies schafft Vertrauen in die Zahlenbasis, reduziert Abstimmungs- und Klärungsaufwände und ermöglicht es dem Controlling, den Fokus stärker auf inhaltliche Analysen und die Unterstützung des Managements zu legen, anstatt Zeit in manuelle Prüf- und Korrekturschleifen zu investieren.