SharePoint als Dokumentenmanagementsystem: mehr als nur ein Intranet
Der SharePoint ist vor allem als Intranet Lösung in aller Munde. Allerdings kann er viel mehr. Mit dem SharePoint bietet sich die Möglichkeit, ein umfassendes und zentrales Dokumentenmanagementsystem aufzubauen und Dokumente sicher und an einem Speicherort zu verwalten. Wie in einem klassischen Dokumentenmanagementsystem können im SharePoint Dokumente versioniert, zusätzlich mit sogenannten Metadaten angereichert und sogar ganze Dokumentenlebenszyklen abgebildet werden. Eine integrierte Suchfunktion sorgt dafür, dass das gesuchte Dokument auch dann gefunden wird, wenn ein Anwender einmal nicht mehr weiß, wo genau es abgelegt wurde.
Zentrale Ablage, Versionierung & gemeinsame Arbeit innerhalb von Dokumenten in Echtzeit
Der SharePoint bringt einem Unternehmen besonders dann einen Mehrwert als Dokumentenmanagementsystem, wenn Dokumente nicht mehr mehrfach, mit zahlreichen Versionsständen an unterschiedlichen Orten, sondern zentral abgespeichert werden können.
Der Vorteil: jede Datei ist nur einmal an der richtigen Stelle vorhanden. Neue Versionen werden an genau diesem Speicherort ausgetauscht und stehen ab sofort für alle Mitarbeitenden zur Verfügung. Kopien werden nicht mehr an weiteren Speicherorten vorgehalten oder zwischengespeichert. Dabei hilft das Microsoft Office Standardfeature der „Versionierung“. Jeder Bereich kann seine Dokumente im SharePoint ablegen und den Kollegen/innen zur Verfügung stellen, auf übergeordneten Intranet Bereichen können Bibliotheken für zentrale Dokumente wie z.B. Unternehmensvorlagen eingebunden werden.
Der Hauptvorteil der Nutzung von SharePoint als Dokumentenmanagementsystem ist die gemeinsame Arbeit an Dateien in Echtzeit. So arbeiten mehrere Personen gemeinsam an einer PowerPoint Präsentation, einer Excel-Kalkulationstabelle oder einem Worddokument und erstellen das jeweilige Dokument auf diese Weise gemeinsam, ohne sich gegenseitig in die Quere zu kommen. Den Kollaborateuren wird angezeigt, wer sich gerade an welcher Stelle des Dokumentes befindet und welche Änderungen vorgenommen werden. Wollen mehrere Mitarbeiter den selben Abschnitt bearbeiten, sperrt das System genau diesen Bereich, sodass keine Versionskonflikte entstehen.
Über individuell einzustellende Benachrichtigungen können sich Nutzer außerdem informieren lassen, sobald Inhalte einer Bibliothek, einer Liste oder eines Dokuments geändert wurden.
Anreicherung der Dokumente mit Metadaten
Für eine optimale Organisation von Dokumenten bietet SharePoint die Möglichkeit, diese mit zusätzlichen Metadaten zu versehen. Metadaten sind - einfach gesprochen - Informationen, die einem Dokument zusätzlich mitgegeben werden können. So kann ich einem Dokument beispielsweise mit einem Tag „Vorlage“ versehen, sodass ein Nutzer direkt weiß, um welche Dokumentenart es sich handelt. Dies ist nur eines von vielen Beispielen.
Wenn Sie mehr über Metadaten lesen wollen, dann schauen Sie sich
gerne unsere Successtories an. Dort sind Umsetzungsszenarien bei
unseren Kunden detaillierter beschrieben.
Digitalisierung und Automatisierung von Dokumentenlebenszyklen
Verknüpft mit der Nutzung von Workflows (z.B. erstellt mit PowerAutomate) können alle Phasen eines Dokumentenlebenszyklus digital nachgebildet und optimiert werden. Beginnend mit der Erstellung des Dokumentes, über dessen Verwaltung bis hin zur Archivierung oder Löschung. Auch Freigabeprozesse können problemlos eingerichtet werden. Je nach Reifegrad eines Prozesses ist es an der Stelle wichtig, zunächst mit einer detaillierten Prozessberatung zu beginnen, um nicht überholte analoge Strukturen lediglich durch digitale zu ersetzen. Dann haben Sie zwar Papier gespart, aber sind dennoch weit entfernt von einem optimierten Prozess.
Leistungsstarke Suchfunktion
Intelligente und leistungsfähige Suchfunktionen bieten einen schnellen Zugang zu Informationen, Know-how und Einblicken, die Sie für Entscheidungen und weitere Schritte benötigen. Erforderliches Wissen ist immer verfügbar, wenn Sie das leistungsfähige Content-Management in SharePoint mit den nützlichen Kontakten und Unterhaltungen aus Yammer kombinieren.
Individuelle Anpassungen
Schon die Standardfunktionen von SharePoint und Microsoft 365 bieten zahlreiche Möglichkeiten, Dokumente sicher zu verwalten. Mit zusätzlichen, individuellen Anpassungen können Sie den SharePoint zusätzlich auf Ihr Unternehmen anpassen. Aus Gründen der vereinfachten Wartbarkeit des Systems empfiehlt sich allerdings, wenn möglich bei den umfassenden Standardmöglichkeiten zu bleiben und nur im Bedarfsfall auf individualisierte Lösungen zurückzugreifen.
Die wichtigsten Vorteile eines Dokumentenmanagements mit SharePoint und Microsoft 365 im Überblick
- Dokumente können gleichzeitig und parallel bearbeitet werden mit Schutz einzelner Abschnitte vor zeitgleicher Bearbeitung
- individuelle Benachrichtigungen bei Bearbeitung von Dokumenten durch andere
- präzise Dokumenten-ID
- flexible Rechteverwaltung
- revisionssichere Archivierung
- Benutzung von Dokumentenvorlagen
- Workflows unterstützen den Dokumentenlebenszyklus
- Haupt,- und Nebenversionierung von Dokumenten
- Anreicherung der Dokumente mit Metadaten, Taxonomie und Metadaten Management
- Metadaten- und/oder volltextbasierte Suche
- Auditierung
- Anpassbare Ansichten und Filterung
- OneDrive ermöglicht Offlinebearbeitung und automatische Synchronisation
- Modifikation von Dokumentenmetadaten direkt aus einer Office Anwendung
