FAQ-SharePoint
SharePoint ist eine Microsoft-Technologie zur Bereitstellung moderner Portale im Bereich der Zusammenarbeit, die das Speichern, sichere Teilen und Verwalten digitaler Informationen in Unternehmen vereinfachen soll. SharePoint umfasst neben der Kollaborationstechnologie auch Funktionen des Dokumentenmanagements, des Content Managements und des sozialen Netzwerks, sowie diverse unterstützende Services. Er wird für Unternehmen aller Größen angeboten.
Die Mitarbeiter des Unternehmens erhalten die Möglichkeit, ohne große technische Fachkenntnisse team- und projektorientierte Webseiten zu erstellen und Dokumente sowie Informationen für Kollegen, Kunden und Partner freizugeben und gemeinsam zu nutzen. Zusätzlich werden alle Mitarbeiter über ein Social Intranet über interne Neuigkeiten informiert.
SharePoint kann auf lokalen Servern (On Premises) installiert und bereitgestellt oder cloudbasiert (Share Point Online) genutzt werden. SharePoint Online kann über einen Office 365 Plan oder den eigenständigen SharePoint Online Dienst abonniert werden.
Da SharePoint im Standard bereits sehr umfangreiche Möglichkeiten bietet, aber auch hochgradig individualisierbar ist, kann SharePoint von Unternehmen jeder Größe für unterschiedlichste Zwecke eingesetzt werden.
Unternehmen nutzen SharePoint häufig zur Veröffentlichung von unternehmensweiten Informationen wie z.B. News, Ankündigungen, wichtigen Dokumenten.
Häufig wird der SharePoint in Unternehmen mit einem sogenannten „Big Bang“ eingeführt. Das bedeutet, dass ein ganzes System, wie z.B. das bestehende Intranet, zu einem klar definierten Zeitpunkt vollständig durch ein neues System abgelöst wird. Je nachdem wie ein solcher Big Bang angegangen wird, kann es vorkommen, dass die neue SharePoint Lösung nicht so akzeptiert wird, wie von den Verantwortlichen der Einführung erwartet. Mehr dazu können Sie folgendem Artikel entnehmen: SharePoint Einführung – Schrittweise zum Erfolg.
Mit dem richtigem Know-how oder der richtigen Unterstützung durch ein qualifiziertes Beratungsunternehmen lassen sich SharePoint Projekte mit großem Erfolg abschließen.
SharePoint Projekte scheitern aus den verschiedensten Gründen, wie unser kleiner Film zeigt.
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Eine SharePoint-Einführung ist mehr als eine technische Herausforderung
SharePoint ist ein Content-Management-System, welches gleichzeitig auch noch eine Datenablage beinhaltet. SharePoint eignet sich besonders gut für die Kommunikation und den Austausch von Dokumenten zwischen und/oder innerhalb von Gruppen oder Abteilungen. Durch Berechtigungsregeln ermöglicht es Ihnen, SharePoint Berechtigungskonzepte zu erstellen und abzubilden. Sie können detailgenau verwalten, wer über Anzeige- und Bearbeitungsrechte verfügt.
Darüber hinaus eignet sich der SharePoint zur Automatisierung von Geschäftsprozessen. So kann beispielsweise ein Qualitätsmanagement Prozess im SharePoint abgebildet werden, der automatisiert Aufgaben an die zuständigen Personen oder Gruppen verschickt oder Genehmigungsstufen nutzt, bevor Dokumente für alle Mitarbeiter veröffentlicht werden.
Microsoft SharePoint bietet in vielerlei Hinsicht Vorteile gegenüber Konkurrenzprodukten. Einerseits kann es sein, dass das Unternehmen bereits über Office 365-Lizenzen verfügt und somit bereits ein Nutzungsrecht für SharePoint vorhanden ist. Es entstehen lizenztechnisch also je nach Anwendungsfall keine weiteren Kosten. Ein weiterer wichtiger Punkt ist, dass viele Unternehmen bereits Microsoft-Technologien einsetzen und Microsoft SharePoint sich daher gut in die bestehende Landschaft integrieren lässt. Mit SharePoint kann man im Unternehmen ein Intranet oder eine Projektplattform bereitstellen, oder eine Applikation entwickeln die im Rahmen der Digitalisierung als Tool zur Prozessunterstützung genutzt werden kann.
Siehe auch Frage: „Welche Funktionen bietet der SharePoint?“
SharePoint ist eine Software, die webbasiert eine kollaborative Plattform bereitstellt. Diese kann sowohl zur Erstellung eines unternehmensweiten Intranets als auch Dokumentenmanagement-Plattform eingesetzt werden. Mit SharePoint können Sie Intranet-Lösungen konzipieren, Daten und Dokumente verwalten und ganze Geschäftsprozesse digitalisieren. SharePoint Online bietet ebenfalls eine Grundlage für fast alle Office 365 Tools, so werden z.B. Teamräume in Microsoft Teams und OneDrive auf der SharePoint-Technologie aufgebaut.
Die Funktionen reichen von simpler Dateiablage, über strukturierte Datenablage mit Anreicherung zusätzlicher Informationen, bis hin zur Informationsverteilung über das ganze Unternehmen hinweg. So können ein kollaboratives Intranet und Fachbereichs- sowie Projektseiten zur Unterstützung des gemeinsamen Arbeitens erstellt werden.
Obwohl der SharePoint häufig nur als Intranet-Plattform wahrgenommen wird, umfasst er zahlreiche weitere Funktionen, die die Zusammenarbeit an Projekten fördern, die Etablierung von Standardgeschäftsprozessen zum Informationsaustausch vorantreiben und Dokumentenveröffentlichung, sowie Datenaufzeichnung unterstützen. Richtig eingesetzt, führt dies zu einer deutlichen Erhöhung der Arbeitseffizienz.
Die wichtigsten Funktionen des SharePoint im Überblick:
- Gemeinsame Ablage von Dateien mit Versionskontrolle
- Steuerung der Sichtbarkeit von Dokumenten z.B. Dokument wird erst sichtbar, nachdem es genehmigt wurde
- Zusammenarbeit in einem Dokument (Co-Authoring)
- Sperren bzw. „Auschecken“ von Dokumenten, sodass das Dokument solange nicht durch eine andere Person bearbeitet werden kann (steht in Konflikt mit Co-Authoring --> entweder oder)
- Erhalt von Benachrichtigungen, wenn Dokumente hochgeladen oder Änderungen vorgenommen werden
- Erstellung von Workflows mit Wenn-Dann-Logiken zur Automatisierung von Aktionen
- Integration in Exchange (Outlook-E-Mail-Anwendungen)
- Hinzufügen von Metadaten zu Dateien zur Sortierung, Organisation und Nachverfolgung von Inhalten von Unternehmen
- Mittels OneDrive kann jeder Mitarbeiter einen eigenen Speicherplatz erhalten
- Veröffentlichen von Informationen an verschiedene Zielgruppen
All diese Funktionen unterstützen Mitarbeiter dabei, in weniger Zeit mehr Arbeit zu erledigen und dabei die Integrität der Arbeitsergebnisse zu gewährleisten.
Inhaltstypen sind sowohl in SharePoint-Online als auch in SharePoint On Premises verfügbar. Inhaltstypen in SharePoint definieren, welche Inhalte mit welchen Spalten eine Liste oder eine Bibliothek benötigt, um diesen Inhalt darzustellen. Ein Beispiel macht dies relativ schnell deutlich:
Wir wollen mehrere Listen haben, in denen Automodelle inklusive der Metadaten gepflegt werden können. Nun könnte man die Liste manuell anlegen und duplizieren. Allerdings müssen dann Anpassungen an diese Liste (sollte einmal ein Metadatum hinzukommen) an beiden Listen vorgenommen werden. Also bedient man sich der Methode der Inhaltstypverwaltung. Ohne eine Liste anzulegen, legt man erst den Inhaltstyp „Auto“ an und die dazugehörigen Spalten – wie z.B. Marke, Modell, Bruttolistenpreis und Leistung in PS. Danach legt man alle Listen, die den Inhaltstyp „Auto“ enthalten sollen, an und fügt diesen Listen den Inhaltstyp „Auto“ hinzu.
Automatisch hat diese Liste dann die Spalten Marke, Modell, Bruttolistenpreis und Leistung in PS, und kann diese pflegen, wie jede gewöhnliche SharePoint-Liste ohne Inhaltstypverwaltung. Möchte man nun ein weiteres Metadatum den „Autos“ hinzufügen, so legt man am Inhaltstyp – nicht an der Liste – die neue Spalte an, z.B. Kennzeichen. Automatisch erben alle Listen, in denen der Inhaltstyp „Auto“ verknüpft ist, nun die neue Spalte „Kennzeichen“.
Das Wort Metadaten ist in SharePoint mit Bezug zur deutschen Sprache doppelt belegt. Einerseits können Metadaten Eigenschaften eines Inhalts in SharePoint sein. An einem Dokument wären Metadaten z.B. die Größe des Dokuments, Anzahl Seiten, letzter Bearbeiter usw.
Als Metadaten bezeichnet man in SharePoint andererseits auch die Daten, die global innerhalb der gesamten Plattform als „Tags“ dienen, also zur Verschlagwortung von Elementen, Inhalten und Seiten in SharePoint. Diese Inhalte liegen im sogenannten Taxonomie-Terminologiespeicher bzw. Managed Metadata Service. Diese bieten ein sehr hohes Maß an Wiederverwendbarkeit und können über mehrere Websitesammlungen und Teams hinweg administriert und verwendet werden. Zusätzlich können diese Tags innerhalb des verwalteten Metadatendiensts zur Optimierung und Verfeinerung der SharePoint-Suche dienen.
In SharePoint sind Ansichten dazu da, um Inhalte aus Dokumentbibliotheken oder Listen anders darzustellen. Standardmäßig gibt es eine Ansicht, die „Alle Elemente“ heißt (AllItems.aspx). In dieser Ansicht werden alle Spalten ohne Filterung der Inhalte dargestellt. Mit Ansichten kann man für alle Nutzer vorgefertigte Sichten auf Dateien und Inhalt erzeugen. Wenn z.B. nicht alle Spalten auf einen Blick sichtbar sein müssen und man die Übersichtlichkeit wahren möchte, kann man nicht benötige Spalten ausblenden, anders sortieren, Inhalte filtern und gruppieren. Dokumentbibliotheken könnten beispielweise auf bestimmte Dokumenttypen (Arbeitsanweisungen) oder auf Dokumente, die nur von der derzeit angemeldeten Person eingestellt wurden, gefiltert werden.
Eine Websitesammlung ist eine Ansammlung mehrerer SharePoint-Websites, Dokumentenbibliotheken und/oder Listen und dient als obere Gruppierungsebene. Dies ist die höchste Ebene, von der aus Berechtigungen und Gruppen vererbt werden können und ist in Office 365 die Basisinfrastruktur für jedes erstellte Team innerhalb von Microsoft Teams. Eine Websitesammlung hat eine eigene in sich geschlossene Navigation, die per Default nicht geerbt oder vererbt wird.
Eine Hubwebsite kann in SharePoint Online mehrere Websitesammlungen zu einer Einheit zusammenfassen, um den Websitesammlungen eine übergeordnete Navigation zu ermöglichen.
Ein Workflow beschreibt die digitalisierte Form eines Prozesses zur Unterstützung von wiederkehrender Arbeit. In SharePoint kann dies die simple Veröffentlichung eines Blogbeitrags sein, aber auch ein komplexer Workflow zur Lenkung und Archivierung von Dokumenten in mehreren Teilschritten. Die technische Umsetzung kann bei OnPremises-SharePoint oder in SharePoint Online mit sogenannten „SharePoint 2013 Workflows“ erfolgen, wobei sich die Jahreszahl nicht auf die installierte SharePoint-Version bezieht. In SharePoint Online gibt es zur klassischen Workflow-Engine die Cloud-Lösung Microsoft Flow bzw. PowerAutomate. Die Implementation solcher Workflows gestaltet sich meist sehr technisch und bedarf in den meisten Unternehmen einer Prozessaufnahme in Workshop-Form und einer iterativen Entwicklung gemeinsam mit dem Fachbereich. Der Fachbereich ist hierbei der Anforderer und hat die Aufgabe, die entwickelten Workflows auf Praxistauglichkeit zu prüfen.
Eine SharePoint-Liste ist die simpelste Form der Informationsablage in strukturierter Form. Was einer SharePoint-Liste am nächsten kommt, wäre eine Excel-Tabelle, in der die Spalten klar benannt und limitiert sind. Eine solche Liste enthält mindestens eine Spalte mit dem Namen „Titel“ und ist beliebig erweiterbar. Zusätzliche Metadaten, wie der letzte Bearbeiter oder das Erstellt-Datum, sind ebenfalls in jeder Liste im Standard enthalten. Jeder SharePoint-Liste können zusätzliche Spalten von verschiedenen Datentypen hinzugefügt werden. Die Spaltentypen die hinzufügbar sind, wären beispielsweise Textspalten, mehrzeilige Rich-Text-Spalten, Link-, oder Auswahlspalten. Es gibt sogar die Möglichkeit, zwischen mehreren Listen innerhalb derselben Seite zu referenzieren, es ist vergleichbar mit einer Excel-Arbeitsmappe, in der zwischen mehreren Arbeitsblättern referenziert und berechnet wird.
Indizierte Spalten können in SharePoint dazu genutzt werden, eine Liste oder Bibliothek, die häufig nach bestimmten Spalten gefiltert wird, zu optimieren. Dadurch, dass eine Spalte in den Index aufgenommen wird, ist diese schneller filterbar und wird durch den Suchdienst aufgenommen, um explizit in dieser Spalte suchen zu können. Für den SharePoint On Premises liegt das Limit für Indizierte Spalten in Bibliotheken oder Listen bei zwanzig. Für SharePoint Online existiert kein Limit für die maximale Anzahl an indizierten Spalten auf einer Liste oder Bibliothek.
Eine SharePoint-Bibliothek ist ein Ablageort für Dateien aller Art. Die SharePoint Dokumentenbibliothek ist eine spezielle Form der Bibliothek, die dafür ausgelegt ist, Office-Dateien abzulegen. Zusätzlich zu dem Feature der Dateiablage werden Features wie eine Versionsverwaltung, Inhaltstypenverwaltung und Klassifizierungsfeatures bereitgestellt. Hier können, wie in einer allgemeinen Bibliothek, zusätzliche Metadaten gepflegt und neue Metadaten hinzugefügt werden. Beispiele für Metadaten eines Dokuments sind:
- Letzter Bearbeiter
- Ersteller
- Zuletzt bearbeitet
- Dateigröße
- Schlüsselwörter
- Kategorien
Sobald Sie Dateien in SharePoint ablegen und das Feature der Versionierung aktiv ist (im SharePoint Online ist dies Standardmäßig eingeschaltet), haben Sie ebenfalls die Möglichkeit, mit mehreren Benutzern am selben Dokument zur gleichen Zeit zu Arbeiten. Wenn Sie innerhalb von Microsoft Teams mit einer Dateiablage arbeiten, ist diese Dateiablage ebenfalls auch nur eine SharePoint-Bibliothek auf einer für das Team angelegten SharePoint-Teamseite mit aktivierter Versionierung. Um weitere Mehrwerte durch die zentrale Datenablage zu erzeugen, ist es hilfreich zu identifizieren, welche zusätzlichen Metadaten benötigt werden könnten. Ein Bespiel aus der Praxis ist ein Dokumentenlenkungsworkflow zur Freigabe der in der Bibliothek befindlichen Dateien. Hierfür werden, um den Workflow zu digitalisieren, weitere Informationen benötigt, wie zum Beispiel ein Dokumenteneigner, freigebende Personen und mögliche Zielgruppen für das Dokument (Fachbereiche). Ein weiteres beliebtes Feature ist die Ablage von Dokumentvorlagen für bestimmte Dokumenttypen. So kann aus SharePoint heraus, ab der Stunde null eines Dokuments, mit der zentral abgelegten Vorlage für ein sauberes CI/CD für Dokumente gearbeitet werden.
Der Begriff „auschecken“ meint in SharePoint das temporäre Entziehen von Bearbeitungsrechten von Dritten, um die Bearbeitung eines Dokuments zu ermöglichen, ohne dass Dritte in diesem Dokument arbeiten oder die derzeitige Arbeitsversion sehen können. Alle User, die keine Berechtigung haben, Entwurfs-Versionen zu sehen, werden immer noch die zuletzt eingecheckte Version desselben Dokuments sehen. Es ist zu vergleichen mit einer Bücherei. Ich habe das Recht, ein Exemplar eines Buchs exklusiv für mich auszuleihen, mit dieser Version des Buches arbeiten und später wieder zurückzubringen. Während ich das Buch ausgeliehen habe, kann niemand sonst dieses Exemplar sehen oder damit arbeiten. Erst wenn ich das Buch zurückbringe (einchecke), kann jemand anders diese Version des Buchs sehen. Je nach Versionsverwaltungseinstellung in der Bibliothek wird eine neue Version zur Datei angelegt, nachdem ich meine ausgecheckte Version wieder einchecke.
Wenn Dateien im SharePoint ausgecheckt sind, dann wird an dem Dokumentensymbol ein kleiner grüner Pfeil angezeigt. 
Alternativ kann man eine zusätzliche Spalte „Ausgecheckt von“ zur Ansicht hinzufügen. Zum Anpassen der Bibliothek benötigen Sie allerdings administrative Berechtigungen. Dazu gehen Sie in die Bibliothekseinstellungen und scrollen ganz nach unten zu der Auflistung der Ansichten. Dort wählen Sie die Ansicht aus, die Sie bearbeiten möchten, indem Sie auf den Titel klicken. Anschließend können Sie die Spalte „Ausgecheckt von“ mit auswählen und die Ansicht speichern.
OneDrive ist der personenbezogene Speicher, ähnlich dem Homelaufwerk in einem Unternehmen. Technisch sind dies SharePoint-Bibliotheken, die mit dem OneDrive-Client auf den Kunden-Rechner synchronisiert werden können. Somit kann dann auch offline auf diese persönlichen Dateien zugegriffen werden (z.B. unterwegs in Deutschland). Sobald man wieder online ist, werden die Änderungen mit dem System synchronisiert.
Microsoft Teams und SharePoint können parallel zueinander oder auch getrennt voneinander genutzt werden. Einfach formuliert liegt unter der Teams Oberfläche und unter der SharePoint Online Oberfläche eine SharePoint Datenbank. SharePoint Online bildet damit sozusagen das Fundament für Microsoft Teams. Für jedes Team, das in Microsoft Teams erstellt wird, wird auch eine Teamwebsite in Microsoft SharePoint Online erstellt. Jeder Kanal eines Teams erzeugt automatisch einen Ordner in der Dokumentenbibliothek der Teamwebsite, in dem die im Kanal genutzten Dateien abgelegt werden.
Beide Programme verfügen lediglich über eine andere Anzeigeschicht.
Zudem unterscheidet sich die Verwendung von Teams und SharePoint in wesentlichen Grundzügen. (Lesen Sie hierzu auch "MICROSOFT TEAMS UND MICROSOFT SHAREPOINT IM WECHSELSPIEL: KOLLABORATION KENNT VIELE WEGE")
Onedrive ist der dazugehörige personenbezogene Speicher und dient der Synchronisation dieser SharePoint Datenbank auf den eigenen PC. Außerdem stellt OneDrive einen privaten Bereich für die Ablage von Dokumenten zur Verfügung. Er ist vergleichbar mit dem Homelaufwerk in einem Unternehmen. Durch die Nutzung der OneDrive Synchronisation kann dann auch Offline auf die synchronisierten Dateien zugegriffen werden. Sobald eine Internetverbindung besteht, werden die Änderungen wieder mit dem System synchronisiert.
Zudem unterscheidet sich die Verwendung von Teams und SharePoint in wesentlichen Grundzügen.
Wir haben Ihnen eine grobe Übersicht zu den Unterschieden zusammengestellt:
- Agile Zusammenarbeit in Gruppen & Projekten
- Direkte Kommunikation
- Unterhaltungen & Chats
- Telefonkonferenzen und Teilen von
Bildschirmen - Nur Online nutzbar
- Zusammenarbeit unternehmensweit
- indirekte Kommunikation
- Informationen "konsumieren"
- Geschäftsprozesse automatisieren
- Online oder OnPremises
Die aktuelle SharePoint Version (2019) wird mindestens noch bis Mitte 2026 von Microsoft unterstützt werden.
Für Sharepoint 2013 SP1 ist der normale Support bereits abgelaufen und es muss auf den erweiterten Support bis 2023 zurückgegriffen werden.
Weitere Daten können der nachfolgenden Tabelle entnommen werden:
Es gibt hier eine Webseite von Microsoft, die gut und einfach erklärt, wie über den Browser herausgefunden werden kann, welche SharePoint Version eingesetzt wird.
Dort wird angezeigt, an welchen Elementen in der Oberfläche die SharePoint Version erkannt werden kann.
Als kleiner Trick kann die SharePoint Hilfe aufgerufen werden, dort wird auch die SharePoint Version in der Überschrift angezeigt.
Möchten Sie genauere Informationen über die Version erhalten, müssen Sie auf dem SharePoint Server nachsehen, dies kann allerdings nur ein IT-Administrator mit Zugriff auf den SharePoint Server vornehmen.
Für SharePoint online sind folgende Befehle hilfreich:
Connect-PnPOnline https://DEINFIRMENNAMEN.sharepoint.com
(Bitte schauen Sie nach, wie die URL deiner SharePoint Online Umgebung lautet. Diese können Sie einfach aus dem Browser kopieren.)
Get-PnPContext
(Nach diesem Befehl, wird Ihnen die SharePoint Online Version angezeigt.)
Für die SharePoint Server Versionen ist dies noch einfacher:
Dazu einfach die SharePoint Management Shell auf dem SharePoint Server öffnen und folgendes eingeben:
Get-SPFarm | select BuildVersion
Da SharePoint eine Webseite ist, rufen Sie diesen mit einem Browser auf. Gängige Browser sind beispielsweise Chrome, Firefox und Microsoft Internet Explorer. Grundsätzlich kann man sagen, dass Microsoft alle aktuellen Browser unterstützt. Es gibt jedoch speziellere Funktionen, die nur vom Internet Explorer unterstützt werden. Diese Funktionen werden allerdings von der Mehrheit der SharePoint Nutzer nicht verwendet oder sind nur noch in älteren SharePoint Versionen vorhanden. (Beispielsweise eine Bibliothek im Explorer zu öffnen.)
Nachfolgend haben wir Ihnen eine Auflistung, welche Browser Microsoft für SharePoint 2016 und SharePoint 2019 unterstützt, erstellt. Diese Auflistung ist zudem bei Microsoft zu finden und wird dort regelmäßig aktualisiert.
Für SharePoint Online gelten die gleichen Browserunterstützungen: Diese sind hier zu finden.
- Microsoft Edge/Google Chrome (letzte veröffentlichte Version)
- Mozilla Firefox (letzte veröffentlichte und unmittelbar vorhergehende Version)
- Apple Safari (letzte veröffentlichte Version)
- Microsoft Edge (EdgeHTML-Legacy)
- Internet Explorer 11
- Internet Explorer 10 (Nur SharePoint 2016. Nicht mehr SharePoint 2019)
Alle älteren Internet Explorer Versionen werden nicht mehr unterstützt.
Wird der Internet Explorer 11 eingesetzt, sollte darauf geachtet werden, dass der Document Mode auf „Internet Explorer 11“ gesetzt wird. Wie dies funktioniert, wird hier beschrieben.
Auf den Mobilen Endgeräten, wie IPhones und Android-Geräten, sollten die Browser stehts auch auf die neuste Version aktualisiert werden. Dies ist aus Sicherheitsgründen generell zu empfehlen.
Zu einem SharePoint Server sind nur die Nutzer zugriffsberechtigt, die durch einen Administrator oder den Master einer Seite berechtigt wurden. Über den “Freigeben”-Dialog können weitere Nutzer eingeladen werden.
Der SharePoint speichert Daten in den jeweiligen Bibliotheken auf den einzelnen SharePoint-Seiten. Die Sichtbarkeit der Daten kann je nach Bedarf eingeschränkt werden. Die Dateien können zur Bearbeitung ausgecheckt werden. Nur der aktuelle Bearbeiter sowie der Seiten-Administrator („Besitzer“) kann eine ausgecheckte Datei dann in den dazugehörigen Bibliotheken sehen. Alle anderen Mitarbeiter sehen die zuletzt gültige und freigegebene Dateiversion. Dateien können in einer Haupt- oder Nebenversion verfügbar sein. Eine Hauptversion ist meist eine veröffentlichte Datei, eine Nebenversion wird bei Dateien verwendet, die gerade in Erstellung oder Bearbeitung sind.
Siehe auch Frage: wo speichert sharepoint ausgecheckte dateien
Für diese Frage gibt es verschiedene Antworten, die abhängig von der SharePoint Version sind:
DATEIABLAGE IM SHAREPOINT ONLINE
Dass Sie mit SharePoint Online arbeiten erkennen Sie meistens daran, dass in Ihrer Adresszeile im Browser „sharepoint.com“ auftaucht.
In diesem Fall übernimmt Microsoft für Sie die Speicherung und Verwaltung der Datenbanken.
Alle Dateien, die in SharePoint Online (innerhalb Deutschlands) gespeichert werden, verbleiben laut Microsoft auch in deutschen Rechenzentren. Dies kann auf folgender Microsoft Seite nachgelesen werden: https://products.office.com/de-de/where-is-your-data-located
Zu beachten ist, dass nicht alle Office 356 Dienste die Daten in Deutschland speichern. Die Daten, die in Planner eingegeben werden, werden beispielsweise in Irland und den Niederlanden gespeichert.
DATEIABLAGE IM SHAREPOINT ON PREMISES
On Premises bedeutet, dass der SharePoint nicht in den Rechenzentren von Microsoft sondern im Rechenzentrum Ihrer Firma betrieben wird. Dann liegen die Daten an dem Ort, an dem die IT Ihrer Firma betrieben wird. Dies kann durchaus auch ein Rechenzentrum eines anderen Anbieters sein. Fragen Sie am besten in Ihrer IT-Abteilung nach.
DATEIABLAGE IM RECHENZENTRUM
Nachdem die Frage geklärt ist, an welchem Ort auf der Weltkarte sich die Daten befinden, schauen wir etwas technischer nach, wo sich die Dateien im Rechenzentrum befinden.
SharePoint speichert alle Dateien in der Regel in der MS-SQL Datenbank, die mit der SharePoint Umgebung verbunden ist. Man fragt sich nun natürlich, ob eine SQL-Datenbank der richtige Ort für große Binärdateien ist. Normalerweise werden SQL-Datenbanken für das Speichern einfacher Datensätze verwendet. Microsoft hat die MS-SQL Datenbank allerdings in den letzten Jahrzehnten immer weiter für die Speicherung von Dokumenten optimiert.
DATEIEN IM SHAREPOINT
Im SharePoint selber werden Dateien in Bibliotheken abgelegt. Bibliotheken können ganz einfach von Personen angelegt werden, die dazu berechtigt wurden.
Wie finde ich heraus, wer eine Datei gelöscht hat?
Wo finde ich gelöschte Dateien oder Seiten wieder?
Kann ich gelöschte Dateien oder Seiten wiederherstellen?
Nachdem Dateien gelöscht wurden, werde diese im Papierkorb noch einige Zeit aufgehoben, bevor sie endgültig gelöscht werden.
Im Papierkorb lässt sich auch nachvollziehen, wer das Dokument wann gelöscht hat. Im Papierkorb sind allerdings nur die Dateien zu sehen, für die die Person auch Zugriffsrechte hatte. Waren für mich die streng geheimen Unternehmenskennzahlen vorher schon nicht im Zugriff, sehe ich die Dokumente auch nicht im Papierkorb.
Es gibt mehrere Wege, den Papierkorb im SharePoint zu finden. Je nach SharePoint Version und Aufbau befindet sich die Papierkorb-Verlinkung an unterschiedlichen Stellen.
In der Regel ist der Papierkorb immer über folgenden Weg erreichbar:
Rechts oben klickt man auf das Zahnrad. Daraufhin öffnet sich ein Menü, in dem man den Eintrag „Websiteinhalte“ findet und anklickt. Auf der Seite „Webseitinhalte“ findet sich rechts oben der Link „Papierkorb“.
Alternativ kann man auch folgenden Pfad an die SharePoint Basis Adresse in der Adresszeile des Browsers anhängen und gelangt so direkt zum Papierkorb.
„_layouts/15/RecycleBin.aspx“
Beispiel: https://noventum.sharepoint.com/_layouts/15/RecycleBin.aspx
Objekte im SharePoint Papierkorb werden standardmäßig nach 60 Tagen gelöscht.
Auf einem On-Premises SharePoint kann der SharePoint-Farm-Admin die Anzahl der Tage anpassen.
Im aktuellen SharePoint kann das gemeinsame Arbeiten in Dokumenten aktiviert werden. So haben Sie die Möglichkeit, mit mehreren Personen gleichzeitig in einem Dokument zu arbeiten. Dies verhindert, dass eine Datei gesperrt wird, wenn diese von einer Person zur Bearbeitung geöffnet wurde.
Befinden sich in einer Datei gleichzeitig mehrere Personen, so zeigt der SharePoint oben rechts alle in der Datei befindlichen Personen an.
Sollte in Ihrer Bibliothek das gemeinsame Arbeiten nicht aktiviert sein und hingegen die Ein-, und Auschecken-Funktion genutzt werden, zeigt Ihnen der SharePoint an, wer die Datei momentan ausgecheckt hat und somit momentan daran arbeitet.
Es gibt viele Gründe weshalb ein SharePoint langsam reagiert:
- Langsame Seitenaufrufe nach langer Inaktivität:
- Wenn auf die SharePoint Farm seit vielen Stunden nicht zugegriffen wurde, geht diese in eine Standby-Modus und wird mit dem ersten Aufruf wieder gestartet. Dadurch kann es zu mehreren Sekunden Ladezeit kommen.
- Wenn man dieses Verhalten vermeiden will, sollte man für die wichtigsten Seiten Warm-Up Scripte schreiben, die während der Geschäftszeiten die wichtigsten Seiten “Warm halten”.
- Langsame Datenbank
- Transaction Logs
- Falsch dimensioniert
- Schlecht konfiguriert
- Zu viele Nutzer für einen Web-Front-End Server
- Ist die Farm falsch dimensioniert, werden zu viele Anfragen von einem einzigen Server beantwortet. Dieser ist dann ausgelastet und reagiert aufgrund der Vielzahl an Anfragen einfach langsamer.
In der SharePoint Online-Welt hängt die Performance stark davon ab, wie schnell die Internetanbindung an meinem Standort ist. Zusätzlich empfiehlt es sich, die SharePoint-Seiten nicht zu sehr zu überladen und beim Customizing von Seiten und bei der Entwicklung von WebApps darauf zu achten, möglichst wenig variable Daten abzurufen und diese nach Möglichkeit in einem Cache vorzuhalten.
Lösungsszenarien zum Thema SharePoint
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Cloud-Native - Wichtiger Faktor einer erfolgreichen Cloud Strategie
Wer zum Thema Cloud-Computing recherchiert, wird von Fachbegriffen wie „Hybrid“, „DevOps“ und „Kubernetes“ überschüttet. Die Begriffe „Cloud-Native“ oder auch „Cloud-Readiness“ werden dabei meist als kritische Erfolgsfaktoren einer Cloud-Strategie definiert. Aber was bedeuten diese Begriffe eigentlich? Und welche Mentalität geht damit einher?
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Mit der AWS Web Application Firewall (WAF) Cloud Anwendungen vor Angriffen schützen
IT-Infrastrukturen sind zumeist auch Cloud-Infrastrukturen. Cloud-Provider und Kunden teilen sich dabei die Verantwortung für die Cyber-Sicherheit und Compliance. 2021 wurden bereits nahezu 9 von 10 Unternehmen Opfer von Cyberangriffen. AWS-Kunden können für die Sicherheit ihrer Anwendungen und Daten zwischen Amazon-Services und einigen weiteren Firewall-Anbietern wählen. Egal wie die Entscheidung ausfällt, die Implementierung ist nicht trivial und muss gut vorbereitet werden.
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Microsoft Exchange und Teams kombiniert on premises und remote
Manche Unternehmen betreiben ihr Exchange on premises und wollen ohne Funktionsverlust zur gleichen Zeit die Vorteile einer Teams-Umgebung nutzen. Dabei treten Probleme z.B. mit der Synchronisation von Kalendern oder der Koordination von Terminen auf. Der international tätige Medizinprodukte Hersteller Dreve stand vor dieser Herausforderung und fand mit den Microsoft Experten der noventum consulting eine perfekte Lösung.
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