Was ist eine SharePoint Dokumenten Bibliothek?

Eine SharePoint-Bibliothek ist ein Ablageort für Dateien aller Art. Die SharePoint Dokumentenbibliothek ist eine spezielle Form der Bibliothek, die dafür ausgelegt ist, Office-Dateien abzulegen. Zusätzlich zu dem Feature der Dateiablage werden Features wie eine Versionsverwaltung, Inhaltstypenverwaltung und Klassifizierungsfeatures bereitgestellt. Hier können, wie in einer allgemeinen Bibliothek, zusätzliche Metadaten gepflegt und neue Metadaten hinzugefügt werden. Beispiele für Metadaten eines Dokuments sind:

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Sobald Sie Dateien in SharePoint ablegen und das Feature der Versionierung aktiv ist (im SharePoint Online ist dies Standardmäßig eingeschaltet), haben Sie ebenfalls die Möglichkeit, mit mehreren Benutzern am selben Dokument zur gleichen Zeit zu Arbeiten. Wenn Sie innerhalb von Microsoft Teams mit einer Dateiablage arbeiten, ist diese Dateiablage ebenfalls auch nur eine SharePoint-Bibliothek auf einer für das Team angelegten SharePoint-Teamseite mit aktivierter Versionierung. Um weitere Mehrwerte durch die zentrale Datenablage zu erzeugen, ist es hilfreich zu identifizieren, welche zusätzlichen Metadaten benötigt werden könnten. Ein Bespiel aus der Praxis ist ein Dokumentenlenkungsworkflow zur Freigabe der in der Bibliothek befindlichen Dateien. Hierfür werden, um den Workflow zu digitalisieren, weitere Informationen benötigt, wie zum Beispiel ein Dokumenteneigner, freigebende Personen und mögliche Zielgruppen für das Dokument (Fachbereiche). Ein weiteres beliebtes Feature ist die Ablage von Dokumentvorlagen für bestimmte Dokumenttypen. So kann aus SharePoint heraus, ab der Stunde null eines Dokuments, mit der zentral abgelegten Vorlage für ein sauberes CI/CD für Dokumente gearbeitet werden.

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