SharePoint als Intranet
Intranet strukturiert Information und Kommunikation
Ein Intranet bündelt alle wichtigen Informationen auf einer Plattform. Der Austausch untereinander und die gegenseitige Wahrnehmung von Abteilung zu Abteilung wachsen bei entsprechender Nutzung. Wiederkehrende Strukturelemente erlauben dem Nutzer die schnelle Orientierung im Intranet.
Generalisierte Templates, die von jeder Abteilung inhaltlich individuell gefüllt werden können, gewährleisten gemeinsame Standards und gewährleisten auch in einem größeren Intranet eine durchgehende User-Orientierung.
Häufig finden sich folgende Elemente auf jeder Vorstellungsseite von Bereichen, Abteilungen oder Gruppen:
- Allgemeine Vorstellung
- Aufgabengebiete und Ansprechpartner
- Öffentliche Dokumente
- Jederzeit aktuelle Newspostings (die auf Wunsch auf die Startseite hochkorrelieren)
- Links zu externen Seiten oder Seiten im hauseigenen SharePoint
Je nach Unternehmen individuell können weitere Bereiche mit eigenen Inhalten geschaffen werden
zum Beispiel:
- Informationen über die Organisation
- Veranstaltungen und Firmenevents
- Digitale Weiterbildungsangebote für Mitarbeiter in einem Online-Trainingsbereich
- Self-Service als Absprung in hilfreiche Anleitungen oder Funktionen in einem Unternehmen
- Schwarzes Brett
- Lobstelle
Gebündelt werden alle wichtigen Informationen über eine Startseite
Diese kann auf Wunsch News aus allen Abteilungen zusammenführen. Da die Startseite gerne als Beginn in den Arbeitsalltag verwendet wird, sollten hier neben spannenden Informationen auch alle wichtigen Absprünge in weitere Tools und Arbeitsbereiche möglich gemacht werden.
Das Intranet bietet so die Möglichkeit, sich über alle aktuellen Themen, Verantwortlichkeiten und Angebote des Unternehmens an seine Mitarbeiter zu informieren. Darüber hinaus ist Platz für Wissensverteilung und sozialen Austausch. Transparenz und Kommunikation innerhalb der Company werden gefördert, eine positive Unternehmenskultur wird unterstützt.
Von Push zu Pull – neue Vorzeichen für die interne Kommunikation
Informationen werden gewöhnlich per Mail ausgetauscht, über Verteiler, die bereits im Unternehmen vorhanden sind. Mit der „Gießkanne“ werden Informationen verteilt und Mitarbeiter bekommen oft Informationen, die sie nicht betreffen und deren Lektüre sie nur aufhalten.
Mit der Einführung eines Intranets auf Basis von SharePoint kann sich das ändern. Die Informationsverteilung wird vom „Push-“ zum „Pull-Prinzip“ verändert und das Intranet erleichtert so das aktive Konsumieren von Informationen. Die Verteilung von Botschaften wird zielgerichteter und komfortabler. Der SharePoint liefert den Überblick über alle wichtigen Fakten und Ereignisse. Wenn ein Mitarbeiter bestimmte Informationen braucht, kann er diese gezielt abrufen.
Newsbereiche fördern die Transparenz und Kommunikation
Neuigkeiten-Webparts können im SharePoint auf verschiedene Arten eingesetzt werden. So kann jeder Bereich für sich Postings erstellen, oder aber News werden zentral gepostet. Vielfältige Einstellungsmöglichkeiten erlauben es, News-Korrelationen dort zu nutzen, wo sie gewünscht werden und sie an anderer Stelle auszulassen. Zudem berücksichtigt die Informationsverteilung unterschiedliche Berechtigungen. Nutzer sehen also nur die Inhalte, auf die sie auch berechtigt sind und die sie sehen dürfen.
Neben der Nutzung eines Neuigkeiten-Bereichs für alle zentralen und unternehmensrelevanten News auf der Startseite kann parallel dazu ein weiterer Neuigkeiten-Bereich z.B. in Form eines Newstickers für kurzlebige Botschaften eingerichtet werden. Diese sind nach einiger Zeit wieder aus den News gelöscht.
News oder andere Beiträge können im SharePoint wie in sozialen Medien an Ort und Stelle kommentiert werden. Das entlastet wieder den Mailverkehr und ermöglicht am Ort der Meldung selbst eine Diskussion unter den Menschen, die das Thema betrifft.
Mehrsprachigkeit und Audience Targeting für internationales Intranet und berechtigungsgesteuerte Informationen
Mit Hilfe des Übersetzungs-Features des Microsoft SharePoints kann das Intranet mehrsprachig genutzt werden. In einer international tätigen Organisation sind manche Informationen für internationale KollegInnen wichtig, manche allerdings auch nicht. Das sogenannte Audience Targeting berücksichtigt das und reglementiert den Zugang zu Informationen gruppenspezifisch. Das kann Veranstaltungshinweise aber auch News betreffen, Links und andere Informationen. So erhält jede Personengruppe Zugriff auf die Informationen, die für sie relevant sind.
Natürlich kann das Audience Targeting auch unabhängig von der Mehrsprachigkeit für die Berechtigungssteuerung einzelner Inhalte auf einer Webseite genutzt werden.
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