Transition & Transformation
im IT-Outsourcing

Die Transition zum neuen Dienstleister ist der vollständige Neubau Ihrer IT-Landschaft im laufenden Betrieb. Wichtige Aufgabenpakete dieses Projektes sind:

• Detail-Analyse & Ist-Aufnahme
  In dieser Phase sind die technischen Details und Anforderungen der zu migrierenden Anwendungen, Systeme und Umgebungen aufzunehmen. Hier ist eine Kooperation des bisherigen Dienstleisters und/oder der internen IT mit dem neuen Dienstleister zwingend erforderlich.
  
  
• Feinplanung der Zielumgebung
  Der neue Dienstleister verfeinert die im Vertrag festgehaltenen Infrastrukturen um relevante technische Anforderungen. In dieser Phase erweitert sich häufig der Scope der Anforderungen an den Dienstleister noch einmal und die im Vertrag festgehaltenen Mengenangaben müssen verifiziert werden. Dies kann Auswirkungen auf den geplanten Business Case haben.
  
  
• Aufbau der Infrastruktur und Anwendungen
  Der neue Dienstleister baut die Infrastruktur entsprechend der Zielplanung auf. Die Änderungen aus den vorherigen Aufgaben bringen hier Herausforderungen bei der Einhaltung des Zeitplans mit sich.
  
  
• Planung und Entwicklung der Migrationsverfahren
  Ob System Lift & Shift, die 1:1 Übertragung von Serversystemen auf den neuen Dienstleister, Übernahme von Anwendungen als Datenbankkopien, Export-Import-Verfahren, Synchronisation von Anwendungsständen mit Delta-Abgleich, Anwendungsmigration (ggf. mit Änderung von Identifikatoren), die Möglichkeiten sind vielfältig. Die Komplexität hier so gering wie möglich zu halten und die Menge und Größe der Veränderungen zu reduzieren, ist in der Migration das oberste Gebot.
  
  
• Planung des Go-Lives / der Migrationswellen
  Die Entscheidung für die Migration in Wellen ist eine Abwägung zwischen dem Risiko der Komplexität der Migration und dem der Komplexität der Schritte und des Mischbetriebes. Ob es nur einen Big Bang geben kann oder ob ein langsamer und größtenteils unbemerkter Wechsel von einzelnen Bereichen, Systemen oder Geschäftsfeldern sicher umsetzbar ist, wird mit altem und neuem Dienstleister gemeinsam entschieden – die Verantwortung und die Konsequenzen liegen jedoch beim Auftraggeber.
  
  
• Test und Abnahme der neuen Infrastruktur und Anwendungen
  Der ausführliche Test der neuen IT-Landschaft ist für die erfolgreiche Migration von zentraler Bedeutung. Begonnen wird mit Feature- und Anwendungstests einzelner Systeme und Anwendungen, anschließende Integrationstests stellen das Zusammenspiel der Systeme sicher. User Acceptance Tests garantieren die Nutzbarkeit der Anwendungen aus Fachabteilungssicht. Kapazität- und Performance-Tests simulieren wo möglich die realistische Nutzung der Anwendung mit der zukünftig zu erwartenden Last. Migrationstests stellen sicher, dass die Daten korrekt und vollständig übernommen werden.
  
  
• Go-Live einzelner Leistungen
  Unabhängig von den Migrationswellen werden einige Dienstleistungen schon vor dem offiziellen Betriebsstart produktiv genutzt werden. Dies betrifft häufig Netzwerke, Basisdienste wie Active Directory, Dateiaustauschplattformen oder Endgeräte und deren Management. Hierbei ist die Betriebsmodellumsetzung für diese Leistungen vorzuziehen und auf einen Mischbetrieb umzustellen.

Das Cut-over-Management ist für die Planung und Durchführung der Migration, meist an einem oder mehreren Wochenenden verantwortlich.

Die Planungs- und Umsetzungsverantwortung betrifft:

• die Organisation der Tests der Migrationsmethoden und deren Abnahme
• die Testläufe der gesamten Migration
• die detaillierte Planung der häufig tausenden Einzelaktivitäten und deren Abhängigkeiten
• die Verfügbarkeit aller aktiven Ressourcen in Schichtplänen, inklusive Ressourcen für Störungsbehebungen, Notfallmanagement und Fallbackumsetzung
• die Einplanung von Verifikation und Abnahme in den Migrationsablauf
• die Einhaltung der Melde- und Kommunikationsrichtlinien
• die Bereitstellung von physischen und elektronischen Räumen „den War-Rooms“ und deren Versorgung.
• die Planung der Phase des Hypercare nach dem Cut-over

Nur durch die methodische und kleinteilige Planung, Abstimmung und Vorbereitung können wir solche Transitionen ohne signifikanten Impact auf Ihr Business und mit kontrolliertem Risiko durchführen.

noventum consulting hat eine Reihe von Vorlagen im Werkzeugkoffer:

• Cut-over-Aktivitätenplanung (unter Beachtung von Laufzeiten, Datenvolumen, Kapazitätsgrenzen und Personalmengen)
• Master-Meilensteinplanung
• Roll-back-Planung
• Cut-over-Schichtplanung
• Testplanung
• Defektverfolgung
• Root-Cause-Analyse Vorgehensweise
• u. v. m.

Outsourcing-Verträge laufen aus oder werden gekündigt. Bevor der neue Provider seine Aufgaben in Angriff nehmen kann, muss eine Übergabe stattfinden. Diese ist bestenfalls gut strukturiert und Vertragsbestandteil des noch laufenden Vertrages. Die folgenden Aspekte müssen beachtet werden:

• Übergabe von aktualisierten Dokumentationen und Handbüchern, ggf. mehrfach während der Transition
• Unterstützungs- und Beratungsleistungen zur Migration und deren zeitnahe Bereitstellung
• Know-how-Übergabe an den neuen Dienstleister, unter der Beachtung der Schutzrechte
• Möglichkeiten der System- und Datenmigration
• Übernahme von Lizenzen und Wartungsverträgen
• Weiterbetrieb einzelner Services für eine Übergangszeit oder im Falle des Fallbacks, auch unter teilweiser Einbindung von Infrastruktur des neuen Dienstleisters (Mischbetrieb)
• Supportprozesse im Mischbetrieb
• Technische Anbindung des neuen Dienstleisters
• Kosten für die Beteiligung am Transitionsprojekt

noventum consulting unterstützt Sie hierbei in der Verhandlung mit Ihrem bisherigen Dienstleister, um eine formale Exit-Vereinbarung zu erreichen sowie bei der Steuerung im Projekt. noventum Berater:innen kennen auch die internen Prozesse und Abläufe der Dienstleister und können Sie so mit Inside-Know-how unterstützen.

Jetzt ist Ihre IT-Landschaft beim neuen Dienstleister – und wie geht es weiter?

Um die Risiken in der Transition möglichst gering zu halten, sind viele Veränderungen für den endgültigen Future Mode of Operation noch nicht umgesetzt. Ihr neuer Dienstleister kann viele der Benefits erst auf neuen Architekturen oder nach einer weiteren Migration auf seine eigene Anwendungslandschaft realisieren. Häufig sind die Verträge dahingehend gestaltet, dass diese Kostenersparnisse erst nach der Realisierung der Transformation greifen. Daher ist es in Ihrem Interesse, die Transitionsphase zeitgerecht umzusetzen – erst dadurch erfüllen Sie Ihren Business Case oder erreichen die vereinbarten Service Level. Erst in Ihrer Zielarchitektur können Sie die ganzen Vorteile der Digitalisierung erreichen. Um die Risiken in der Transition gering zu halten, werden bewusst noch alte Umgebungen übernommen, welche dann aus einer Hand ersetzt werden können. In diesem Schritt, der digitalen Transformation, werden neue Anwendungen und Funktionalitäten endgültig in Ihre Prozesse eingebunden.

Das anstehende Transformationsprojekt ist hierbei der erste Testfall für die Effektivität Ihres neuen Providermanagements und dessen Governance. Im Rahmen dieser Projekte werden häufig neben den Anwendungsmigrationen Near- und Offshore-Ressourcen mit Betrieb und Entwicklung Ihrer Umgebung betreut oder Standardisierungen umgesetzt. All dies erfordert viel Kommunikation und Zusammenarbeit mit Ihren Fachbereichen, und das nachdem gerade der Erfolg des Providerwechsels erklärt wurde.

noventum consulting steht Ihnen hierbei mit erfahrenen Projektmanagern zu Seite, welche neben der klassischen Steuerung des Transformationsprojektes auch Coaching-Aufgaben für Ihre „Retained Organisation“ übernehmen können.