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Vorbereitung des IT-Outsourcings

Eine gute Vorbereitung
des Outsourcings ist
der Schlüssel zum Erfolg

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Der Weg zum erfolgreichen IT-Outsourcing beginnt in der Strategie

Nachdem das Management die Entscheidung für die richtige IT-Strategie getroffen hat, muss die Organisation auf anstehende Veränderungen vorbereitet werden. Insbesondere dann, wenn gemäß Management-Beschluss IT-Leistungen ausgeschrieben und folglich an einen externen Partner ausgelagert werden (Entscheidung für Buy), oder ein Profit Center in Form eines Shared Service Centers (Entscheidung für Make) aufgebaut wird, bringt dies erhebliche Änderungen für die Organisation mit sich, welche auch zur Notwendigkeit einer Transformation der Organisation führen können.
Im ersten Schritt erfolgt dazu die Entwicklung eines konkreten Zielbetriebsmodells bzw. "Target Operating Models", kurz TOM. Im Anschluss daran wird im Rahmen des IT-Architekturmanagements die Ziel-IT-Architektur für das Unternehmen entwickelt, wobei die gesamte (IT-) Unternehmensarchitektur ("Enterprise Architecture Management" bzw. "Architecture Management") betrachtet wird. Die Enterprise Architecture betrachtet die vollständige Organisation als Ganzes und bezieht demnach die Zusammenhänge zwischen der Strategie, Business-Architektur, Informationsarchitektur und IT-Architekturen mit ein. Zugleich sind Organisationseinheiten umzustellen, IT-Prozesse und IT-Systeme anzupassen und Verantwortlichkeiten gegebenenfalls neu zu bestimmen.

Ohne klare Strukturen und eine durchdachte Herangehensweise riskieren Unternehmen nicht nur Bußgelder und Reputationsverluste, sondern verschenken auch die Chance, sich als nachhaltiger Marktführer zu positionieren, wertvolle Insights zu generieren und Wettbewerbsvorteile zu nutzen. Dabei kann ein hoher Grad an Automatisierung dafür sorgen, dass die Abschlussprozesse auch mit der zusätzlichen, nicht-finanziellen Datenwelt schlank bleiben.

Jörg Ruff, Management Consultant Data & Analytics

Die Vorbereitung des IT-Outsourcings im Vorgehensmodell der noventum consulting

Das Vorgehensmodell Vorbereitung des IT-Sourcings zeigt das Modell der IT-Sourcing-Beratung. Hervorgehoben ist die zweite Phase Vorbereitung der Organisation. Die Phase zeigt die Ergebnistypen Zielbetriebsmodell, Ziel-IT-Architektur und Prozesse.

Entwicklung des Zielbetriebsmodells bzw. Target Operating Models (TOM)

Um Visionen und die Strategie aus dem Management-Beschluss greifbar zu machen, wird ein Target Operating Model (TOM) entworfen. Basis hierfür bilden der Leistungsschnitt der auszuschreibenden IT Services, bestehende Prozessanforderungen und das Zielbild (high-level). Das Target Operating Model (TOM) dient zur Dokumentation von zukünftigen und effizienten Optimierungsmöglichkeiten – auch im Sinne der Digitalisierung bzw. der digitalen Transformation –  für ein Unternehmen und umfasst dabei oftmals mehrere Dimensionen wie zum Beispiel Prozesse, Mitarbeiter:innen, die Infrastruktur der Organisation, etc. Im Target Operating Model (TOM) werden auch die Verantwortlichkeiten für die Aufgaben der Serviceerbringung dargestellt. In der Analyse ermittelte (digitale) Schnittstellen und Touchpoints, wie beispielsweise von verwendeten Anwendungen, mit einem zukünftigen Partner, werden analysiert und im Hinblick auf Qualität, Kosten und Risiken optimiert.

Architekturmanagement: Entwicklung der Ziel-IT-Architektur

Das IT-Architekturmanagement sollte strategisch und ganzheitlich ausgerichtet werden und muss gemäß der festgelegten IT-Sourcing-Strategie weiterentwickelt oder einer Veränderung unterzogen werden. Eine IT-Unternehmensarchitektur bezeichnet das Zusammenspiel von Elementen der IT und der Geschäftstätigkeit eines Unternehmens. Zur IT-Architektur gehören somit unter anderem die Infrastruktur (Hardware, Standorte, Netzwerke), Software (Anwendungen), durch IT unterstützte Funktionen und Prozesse sowie das dazugehörige Architektur-Management (Konfigurations- und Kapazitätsplanung, Lastverteilung, Datensicherung, Verfügbarkeit, Ausfallsicherheit, etc.).

Die von intern zu erbringenden Leistungen werden im Hinblick auf die Anforderungen auf Servicequalitäten geprüft. Es sind beispielsweise Anforderungen an die Reaktionsgeschwindigkeit, Verfügbarkeit und Kapazität der intern erbrachten Leistungen (des Providermanagements und der neu aufzunehmenden Plan-, bzw. Architekturfunktion), welche bei Auslagerung (Buy) zukünftig in einem Provider Reporting berichtet werden können. Zudem wird die vorhandene Toollandschaft geprüft und je nach Bedarf werden Änderungsanforderungen aufgenommen, priorisiert und ggf. geplant.

Anpassung der Prozesse und der Organisation

Aufgrund der ausgewählten Strategie, sind je nach Organisationsform Vereinbarungen zu treffen und/oder interne Prozesse und Systeme vorzubereiten. Oftmals müssen diese internen Prozesse an die neue Situation angepasst und Verantwortlichkeiten der Mitarbeiter:innen neu festgelegt werden. Fachlich ersetzte interne Mitarbeiter:innen müssen je nach entschiedener Lösung in neue Arbeitsgebiete eingearbeitet, umgeschult oder abgefunden werden.

Ist das Target Operating Model entwickelt und die IT-Architektur mit ihrer IT-Landschaft, IT-Infrastruktur und die Organisation erfolgreich auf das Sourcing-Vorhaben vorbereitet, wird noventum Sie beim Management und der Umsetzung der weiteren Phasen bzw. konkreten IT-Projekte wie der Ausschreibung, der Transition und Transformation, der Implementierung des Providermanagements und der Evaluierung und "Next Generation" Planung, unterstützen.

Wenn wir auch für Sie tätig werden können, freuen wir uns über Ihre Kontaktaufnahme.

Foto von Thomas Dengler
Thomas Dengler
Senior Business Development Manager und Prokurist
+49 2506 93020

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Foto von Dr. Matthias Olzmann
Dr. Matthias Olzmann
Director

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