Nach Cloud und Security, den IT-Megathemen der letzten Jahre, rückt für den deutschen Mittelstand in der Weiterentwicklung seiner IT die Automatisierung von Prozessen immer mehr in den Vordergrund. Kosteneinsparungen und Produktivitätssteigerung sind nach wie vor das Ziel. Nicht selten ermöglichen Cloud Computing und die KI-Module der großen Cloud-Anbieter den nächsten evolutionären Schritt in der Entwicklung der Unternehmens-IT.
Prozessautomatisierung ist ein weites Feld und Expertise ist gefragt. Während Digitalisierung lediglich die Unterstützung von Prozessen und Aufgaben durch Computer beschreibt, zielt Prozessautomatisierung darauf ab, computergestützt Prozesse und Aufgaben eigenständig und automatisch ablaufen zu lassen, wobei die Interaktion Maschine/Mensch von großer Bedeutung bleibt. RPA bedient den Automatisierungsgedanken noch einmal anders. Mithilfe von RPA werden „digitale Assistenten“ konfiguriert, welche menschliche Handlungen technisch imitieren, RPA-Roboter verwenden die vorhandenen Benutzeroberflächen, um Daten zu erfassen und Anwendungen zu bearbeiten, genau wie es Menschen tun. Dieser Software Roboter – oder auch künstliche Intelligenz – ist der Prozessinitiator.
Das Ziel ist es, einen Geschäftsprozess komplett automatisiert auszuführen. Sie interpretieren, lösen Reaktionen aus und kommunizieren mit anderen Systemen, um eine Vielzahl sich wiederholender Aufgaben auszuführen.
Wir helfen Ihnen, Ihre Prozesse und IT-Infrastrukturen zu analysieren, organisatorische und regulatorische Anforderungen Ihres Tagesgeschäftes zu berücksichtigen und eine für Sie passende Automatisierungsstrategie/Roadmap zu entwickeln. Seit mehr als 25 Jahren mit der IT unserer Kunden vertraut, wissen wir, was die Zukunft von Ihnen fordert und können Sie gezielt unterstützen.
Wir wissen, was Prozessautomatisierung bedeutet und kennen den Weg.
In zahlreichen Projekten und Strategiegesprächen, die wir mit verantwortlichen Managern über Automatisierung geführt haben, kristallisierten sich wiederkehrende Herausforderungen heraus, denen sich vor allem mittelständische Unternehmen gegenübersehen. Diese lassen sich auf unsere Automatisierungsansätze anwenden und versprechen am Ende Wertsteigerung in jedem einzelnen Fall.
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Wer sich eingehender mit der Automation-Welt beschäftigt, stellt schnell fest, dass eine ganze Reihe von Tools zur Verfügung stehen, die den Nutzen erhöhen und die Verknüpfung der einzelnen Anwendungen auch für komplexe Vorgänge erlauben.
Da wir uns möglichst breit und herstellerunabhängig aufstellen, um Automatisierung gewinnbringend in Ihren Betriebsalltag zu integrieren, beherrschen die noventum Automation-Experten eine Vielzahl von Tools. Darunter fallen Microsoft Power Platform, wie beispielsweise Power Automate, Power Apps, Dataverse etc., UiPath, Automation Anywhere sowie individuelle entwickelte Scripting-Lösungen, via PowerShell, C# und Python.
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Im Rahmen von RPA & Process Automation lassen sich annähernd alle existenten Prozesse digitalisieren und automatisieren. Nachkommend stellen wir in einer kurze Übersicht dar, welche Prozesse wir bereits erfolgreich mit Kunden zusammen automatisiert haben:
Herausforderung des Kunden
Die Verwaltung von Mitarbeiterdaten in HR-Abteilungen ist oft mit mehreren Systemen verbunden, die isoliert voneinander arbeiten. Dies führt häufig zu Inkonsistenzen, veralteten Daten und zusätzlichem Arbeitsaufwand, da dieselben Informationen in verschiedenen Anwendungen manuell aktualisiert werden müssen. Eine unzureichende Datenkonsistenz kann sich negativ auf die Entscheidungsfindung und die Effizienz im Personalwesen auswirken.
Zielsetzung und Anforderungen
Um Datenkonsistenz zu gewährleisten und die Effizienz der HR-Prozesse zu steigern, wird eine Automatisierungslösung angestrebt, die eine zentrale und präzise Datenquelle etabliert. Die Lösung muss mit allen relevanten HR-Systemen kompatibel sein und in Echtzeit Daten synchronisieren, um eine einheitliche Datenbasis zu schaffen.
Lösung: Implementierung zur Sicherstellung der Datenkonsistenz Durch den Einsatz von Robotic Process Automation (RPA) und Integrationsplattformen wird eine nahtlose Verbindung zwischen den HR-Systemen geschaffen. Die Automatisierung ermöglicht die sofortige Aktualisierung aller Datensätze in allen Systemen, sobald Änderungen vorgenommen werden, und verhindert dadurch Datenabweichungen. Die Lösung identifiziert potenzielle Fehlerquellen automatisch und aktualisiert Datensätze gemäß definierten Regeln und Workflows.
Ergebnisse und Erfolge
Die Automatisierung der Datenverwaltung sichert eine höhere Datenqualität und senkt den manuellen Aufwand für HR-Mitarbeiter erheblich. Durch die Echtzeit-Synchronisation der Daten wird die Datenkonsistenz in allen Systemen gewährleistet, was sowohl die Effizienz steigert als auch das Risiko von Fehlern reduziert. HR-Abteilungen können sich dadurch stärker auf strategische Aufgaben konzentrieren, während operative Prozesse automatisiert ablaufen.
Zusätzlicher Mehrwert
Neben der Konsistenz der Daten wird auch die Mitarbeiterzufriedenheit erhöht, da HR-Prozesse reibungsloser und transparenter ablaufen. Zudem entsteht eine verlässliche Datengrundlage für strategische Entscheidungen im Personalwesen, was die Grundlage für zukünftige Automatisierungsprojekte in anderen HR-Bereichen bietet.
Optimiertes Bewerbermanagement für eine schnellere Besetzung offener Positionen
Die Digitalisierung des Bewerbungsprozesses kann die Effizienz und die Qualität der Bewerberkommunikation erheblich verbessern. Mit einer Automatisierungslösung im Bewerbermanagement werden wiederkehrende Aufgaben vereinfacht, was zu kürzeren Reaktionszeiten und einer besseren Candidate Experience führt.
Hohe Arbeitsbelastung durch manuelle Prozesse
Das Bewerbermanagement ist oft durch manuelle Datenerfassung, die Kommunikation mit Kandidaten und das Terminieren von Interviews geprägt. Dies führt zu einer hohen Belastung der HR-Teams, langen Bearbeitungszeiten und potenziellen Fehlern im Prozess. Unternehmen riskieren, vielversprechende Kandidaten zu verlieren, wenn der Bewerbungsprozess zu langsam oder unkoordiniert abläuft.
Automatisierte Steuerung und Organisation des Bewerbungsprozesses
Mit einer intelligenten Automatisierungslösung können eingehende Bewerbungen automatisch sortiert und priorisiert werden, basierend auf festgelegten Kriterien. Ein Robotic Process Automation (RPA)-System sorgt für die automatische Terminierung von Interviews und die Kommunikation mit den Kandidaten. Ein zentrales Dashboard ermöglicht es dem HR-Team, den aktuellen Stand jedes Bewerbers einzusehen und alle Schritte nahtlos zu verfolgen.
Verbesserte Effizienz und Kandidatenzufriedenheit
Durch den automatisierten Bewerbungsprozess verkürzen sich die Bearbeitungszeiten erheblich, und die HR-Teams können sich stärker auf die qualitative Bewertung der Kandidaten konzentrieren. Eine klare Kommunikation und eine strukturierte Organisation des Prozesses sorgen dafür, dass Bewerber eine positive Erfahrung machen und das Unternehmen als professionell wahrnehmen.
Skalierbarkeit und langfristige Prozessoptimierung
Die Lösung bietet nicht nur Effizienz im Tagesgeschäft, sondern lässt sich auch flexibel an wachsende Bewerberzahlen anpassen. Durch die zentrale Verwaltung der Bewerberdaten wird eine durchgängige Transparenz im Recruiting-Prozess geschaffen, was langfristig zur Qualitätssicherung und Effizienzsteigerung im Bewerbermanagement beiträgt.
Automatisierung in der Rechnungsverarbeitung
Präzision und Effizienz für die Buchhaltung. Eine automatisierte Lösung für die Rechnungsverarbeitung optimiert den gesamten Prozess von der Erfassung bis zur Buchung. Diese Technologie ermöglicht es Unternehmen, die Bearbeitungszeiten zu verkürzen und Fehlerquellen zu minimieren, was zu einer verbesserten Effizienz in der Buchhaltung führt.
Hoher Aufwand durch manuelle Rechnungsverarbeitung.
Die manuelle Bearbeitung und Prüfung eingehender Rechnungen ist zeitaufwendig und anfällig für Fehler. Unternehmen riskieren Verzögerungen in der Zahlungsabwicklung und eine erhöhte Fehlerquote, wenn Daten manuell eingegeben und verarbeitet werden müssen. Dieser Aufwand erhöht zudem die Arbeitsbelastung in der Buchhaltung und mindert die Transparenz im Zahlungsprozess.
Automatisierte Erfassung und Bearbeitung von Rechnungen.
Mit Robotic Process Automation (RPA) und KI-gestützter OCR-Technologie (Optical Character Recognition) wird die Verarbeitung von Rechnungen effizient gestaltet. Die Automatisierungslösung erfasst alle relevanten Daten, validiert sie anhand der Unternehmensrichtlinien und übermittelt die geprüften Rechnungen zur weiteren Bearbeitung. Zudem ermöglicht die Lösung eine nahtlose Integration in ERP- und Buchhaltungssysteme, wodurch alle relevanten Informationen automatisch und zentral gespeichert werden.
Deutliche Reduzierung der Bearbeitungszeiten und Fehlerquote.
Durch die Automatisierung wird die Bearbeitungsgeschwindigkeit erheblich gesteigert, während die Fehlerquote deutlich sinkt. Die kontinuierliche Aktualisierung der Rechnungsdaten in Echtzeit erhöht die Transparenz und unterstützt die Buchhaltung dabei, Zahlungen präzise und pünktlich abzuwickeln. Unternehmen profitieren von einer gestrafften, zuverlässigen und kosteneffizienten Rechnungsverwaltung.
Langfristige Kosteneinsparungen und Compliance-Sicherheit.
Neben der operativen Effizienz sorgt die Automatisierung für eine lückenlose Dokumentation, was die Einhaltung interner und externer Compliance-Vorgaben erleichtert. Die Lösung ist flexibel skalierbar und anpassbar an wachsende Anforderungen und steigende Rechnungsvolumina, wodurch sie langfristig eine kosteneffiziente und zukunftssichere Investition darstellt.
Strukturiertes Onboarding und Preboarding für einen optimalen Start neuer Mitarbeiter
Eine Automatisierungslösung im Onboarding- und Preboarding-Prozess gewährleistet eine nahtlose und organisierte Einarbeitung neuer Mitarbeiter. Durch optimierte Abläufe wird sichergestellt, dass neue Mitarbeiter bereits vor ihrem ersten Tag alle relevanten Informationen und Ressourcen erhalten, um effizient durchstarten zu können.
Zeit- und Arbeitsaufwand durch manuelle Einarbeitungsschritte
Ohne Automatisierung müssen zahlreiche administrative Aufgaben manuell erledigt werden – von der Bereitstellung von Arbeitsmaterialien über die Verwaltung von Zugängen bis hin zur Einweisung in Unternehmensrichtlinien. Dies führt häufig zu Verzögerungen, doppeltem Aufwand und potenziellen Unklarheiten bei den neuen Mitarbeitern, die sich negativ auf die Mitarbeitermotivation und -bindung auswirken können.
Automatisiertes Onboarding und Preboarding für Effizienz und Transparenz
Durch die Integration einer Automatisierungslösung werden alle Schritte des Preboarding- und Onboarding-Prozesses digitalisiert und zentral organisiert. Nach der Vertragsunterzeichnung erhalten neue Mitarbeiter automatisierte E-Mails mit einer Übersicht über die nächsten Schritte, Zugang zu einem digitalen Preboarding-Portal und personalisierte Checklisten. Die Lösung informiert die zuständigen Abteilungen rechtzeitig, sodass alle benötigten Arbeitsmaterialien und Zugänge bereitgestellt werden. Gleichzeitig erinnert das System die neuen Mitarbeiter an wichtige Schritte wie das Hochladen von Dokumenten oder das Ausfüllen von Formularen.
Strukturiertes Onboarding und hohe Mitarbeiterzufriedenheit
Die Automatisierung des Onboarding-Prozesses reduziert den administrativen Aufwand erheblich und bietet neuen Mitarbeitern eine strukturierte und professionelle Einarbeitung. Ein gut organisierter Onboarding-Prozess sorgt dafür, dass sich neue Mitarbeiter schnell zurechtfinden und sich von Anfang an gut betreut fühlen, was die Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung langfristig stärkt.
Nachhaltige Prozessoptimierung und Anpassungsfähigkeit
Die Lösung stellt eine einheitliche Struktur im Onboarding bereit und sorgt dafür, dass jeder neue Mitarbeiter die gleiche Qualität der Einarbeitung erfährt. Die Automatisierung ist flexibel skalierbar und kann an veränderte Anforderungen angepasst werden, was sie zu einer zukunftssicheren Lösung für Unternehmen mit wachsendem Personalbedarf macht.
Automatisierte Lagerverwaltung für präzise Bestandskontrolle und effizienten Warenfluss
Die Automatisierung der Lagerverwaltung ermöglicht eine genaue Bestandsüberwachung und optimiert den gesamten Warenfluss. Eine zentrale Datenquelle und automatisierte Prozesse stellen sicher, dass Lagerbestände jederzeit aktuell sind, wodurch Lagerhaltungskosten gesenkt und Lieferzeiten verkürzt werden.
Ineffizienzen und Bestandsungenauigkeiten durch manuelle Prozesse
Die Lagerverwaltung ist in vielen Unternehmen durch manuelle Bestandskontrollen geprägt, was zu Bestandsungenauigkeiten, Verzögerungen in der Auftragsabwicklung und einem erhöhten Lagerhaltungsaufwand führt. Diese Ineffizienzen beeinträchtigen den Kundenservice und führen oft zu Überbeständen oder Engpässen, die die Betriebskosten erhöhen.
Automatisierte Bestandskontrolle für transparente und effiziente Lagerprozesse
Durch den Einsatz von sensorbasierten Erfassungssystemen und Robotic Process Automation (RPA) werden Bestände in Echtzeit überwacht und automatisch aktualisiert. Die Automatisierungslösung erkennt kritische Schwellenwerte und stößt bei Bedarf Nachbestellungen an, um Bestandslücken zu vermeiden. Ein zentralisiertes Dashboard bietet eine übersichtliche Darstellung aller Lagerbestände und unterstützt eine vorausschauende Planung durch präzise Datenanalysen.
Höhere Bestandsgenauigkeit und kürzere Lieferzeiten
Mit der Automatisierung der Lagerverwaltung wird die Bestandsgenauigkeit erheblich verbessert, und die Lieferzeiten werden verkürzt. Echtzeit-Updates und automatische Nachbestellungen sorgen dafür, dass alle Produkte verfügbar sind und Engpässe vermieden werden. Die Effizienzsteigerung im Lagerbereich führt zu niedrigeren Lagerhaltungskosten und einer besseren Servicequalität.
Skalierbare Lösung für steigende Lageranforderungen
Die Automatisierungslösung ist flexibel skalierbar und kann problemlos an veränderte Anforderungen angepasst werden, was insbesondere bei wachsendem Bestellvolumen von Vorteil ist. Die kontinuierliche Bestandskontrolle und -analyse liefert wertvolle Daten, die zur Optimierung der Einkaufsstrategie und zur Kostensenkung beitragen.
Automatisierte Vertragsverwaltung für bessere Kontrolle und Compliance
Die Automatisierung der Vertragsverwaltung erleichtert die Verwaltung von Standardverträgen über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg. Mithilfe einer zentralen und automatisierten Lösung können Unternehmen Vertragsfristen und -konditionen zuverlässig überwachen und die Effizienz in der Dokumentenverwaltung steigern.
Fehleranfälligkeit und Ineffizienz durch manuelle Vertragsverwaltung
Die Verwaltung von Standardverträgen ist zeitintensiv und anfällig für Fehler, da zahlreiche Schritte, wie Erstellung, Ablage und Überprüfung von Fristen, manuell durchgeführt werden müssen. Ohne Automatisierung besteht das Risiko, wichtige Fristen zu verpassen, was zu finanziellen und rechtlichen Nachteilen führen kann.
Automatisierte Vertragsverwaltung für präzise und konsistente Prozesse
Mit einer workflow-gesteuerten Automatisierungslösung werden alle Vertragsdaten zentral erfasst und verwaltet. Die Lösung nutzt vordefinierte Vorlagen, um Vertragsdokumente effizient zu erstellen, und überwacht automatisch Vertragsfristen. Bei anstehenden Fristabläufen wird eine Benachrichtigung an die zuständigen Mitarbeiter gesendet, die rechtzeitig Maßnahmen ergreifen können. Ein benutzerfreundliches Dashboard bietet eine übersichtliche Verwaltung aller laufenden Verträge und gewährleistet eine vollständige Transparenz im Vertragsprozess.
Reduzierte Fehlerquote und höhere Compliance-Sicherheit
Die Automatisierung der Vertragsverwaltung führt zu einer präziseren und effizienteren Verwaltung der Standardverträge. Durch die automatische Fristenüberwachung werden verpasste Vertragsverlängerungen vermieden, und die Dokumentation aller Verträge in einem zentralen System erhöht die Sicherheit und Compliance im Vertragsmanagement.
Flexibilität und Anpassungsfähigkeit an veränderte Anforderungen
Die Lösung lässt sich problemlos skalieren und an spezifische Anforderungen anpassen, sodass Unternehmen auch bei wachsenden Vertragsvolumina eine reibungslose Verwaltung sicherstellen können. Darüber hinaus trägt die automatisierte Vertragsverwaltung zur langfristigen Kosteneffizienz und einer nachhaltigen Entlastung der Rechts- und Finanzabteilungen bei.
Automatisierter IT-Support für schnellere Problemlösungen und höhere Nutzerzufriedenheit
Mit einer Automatisierungslösung im IT-Support und Helpdesk wird die Bearbeitung von Anfragen beschleunigt, die Effizienz gesteigert und die Zufriedenheit der Nutzer deutlich erhöht. Die Lösung hilft, Supportanfragen systematisch zu verwalten und häufig auftretende Probleme automatisch zu lösen.
Überlastung und Ineffizienzen durch manuelle Ticketbearbeitung
T-Support-Teams sind oft mit einer Vielzahl an Anfragen konfrontiert, die manuell bearbeitet werden müssen. Ohne Automatisierung kann dies zu langen Wartezeiten, hoher Fehleranfälligkeit und einer Überlastung des Supports führen. Diese Ineffizienzen beeinträchtigen die Servicequalität und können das Vertrauen der Nutzer in den IT-Support schwächen.
Automatisierte Ticketbearbeitung und Problemlösung
Durch den Einsatz von Robotic Process Automation (RPA) und KI-gestützten Chatbots werden Supportanfragen automatisch kategorisiert, priorisiert und, falls möglich, ohne manuelles Eingreifen gelöst. Häufige Anfragen, wie Passwortzurücksetzungen oder Softwareprobleme, können sofort durch Self-Service-Optionen beantwortet werden. Komplexere Anfragen werden an die zuständigen Mitarbeiter weitergeleitet, während das System gleichzeitig alle Tickets und deren Status in einem zentralen Dashboard organisiert und anzeigt.
Kürzere Reaktionszeiten und erhöhte Nutzerzufriedenheit
Die Automatisierung im IT-Support führt zu schnelleren Reaktions- und Lösungszeiten, was die Nutzerzufriedenheit deutlich steigert. Supportmitarbeiter können sich stärker auf komplexe Probleme konzentrieren, da Routineanfragen automatisch bearbeitet werden. Dies verbessert die Effizienz und Qualität des IT-Supports und schafft ein positives Nutzererlebnis.
Datenbasierte Optimierung und Skalierbarkeit des Supports
Die Lösung bietet eine kontinuierliche Datenerfassung, die wertvolle Erkenntnisse für die Verbesserung des Supportangebots liefert. Häufige Probleme und wiederkehrende Anfragen können analysiert und präventiv angegangen werden, was langfristig zur Entlastung des Supportteams beiträgt. Die Automatisierungslösung ist zudem flexibel skalierbar und kann problemlos an ein wachsendes Anfragevolumen angepasst werden.
Automatisierte Compliance und Risikobewertung für ein sicheres Unternehmensumfeld
Eine Automatisierungslösung zur Risikobewertung und Compliance-Überwachung unterstützt Unternehmen dabei, Risiken frühzeitig zu erkennen und sicherzustellen, dass alle internen und externen Vorschriften eingehalten werden. Dies schafft Transparenz und reduziert gleichzeitig den manuellen Aufwand für Prüfungen und Berichterstellung.
Hohes Fehler- und Risiko-Potenzial durch manuelle Überprüfungen
In stark regulierten Branchen erfordert die Risikobewertung und Compliance-Überwachung erhebliche Ressourcen. Manuelle Überprüfungen sind zeitaufwendig und fehleranfällig, was zu Sicherheitslücken oder Compliance-Verstößen führen kann. Ein ineffizienter Prozess kann nicht nur rechtliche und finanzielle Konsequenzen nach sich ziehen, sondern auch die Reputation des Unternehmens gefährden.
Automatisierte Echtzeit-Überwachung und Alarmierung
Mithilfe von künstlicher Intelligenz (KI) und regelbasierten Workflows überwacht die Automatisierungslösung kontinuierlich kritische Daten und Ereignisse, die auf potenzielle Risiken oder Compliance-Verstöße hindeuten. Die Lösung führt automatisierte Prüfungen in Echtzeit durch, vergleicht die Ergebnisse mit festgelegten Compliance-Standards und benachrichtigt die zuständigen Mitarbeiter, sobald Abweichungen festgestellt werden. Eine zentrale Plattform dokumentiert alle Überwachungsaktivitäten und sorgt für eine vollständige Transparenz und Nachvollziehbarkeit.
Höhere Sicherheit und Einhaltung aller Compliance-Anforderungen
Die Automatisierung im Bereich Risikobewertung und Compliance sorgt für eine präzise und kontinuierliche Überwachung, wodurch Risiken frühzeitig erkannt und bearbeitet werden können. Unternehmen profitieren von einer höheren Compliance-Sicherheit und einer verbesserten Prozessqualität, während gleichzeitig der manuelle Aufwand und die Fehlerquote gesenkt werden.
Flexibilität und Zukunftssicherheit im Risikomanagement
Die Automatisierungslösung kann flexibel an veränderte regulatorische Anforderungen angepasst werden, was sie zu einer nachhaltigen Lösung für das Compliance- und Risikomanagement macht. Zudem stellt die kontinuierliche Datenerfassung eine wertvolle Grundlage für strategische Entscheidungen im Risikomanagement dar und ermöglicht proaktive Maßnahmen zur Risikominderung.
Effiziente Verwaltung von Krankmeldungen durch die Automatisierung der eAU-Verarbeitung
Mit der Automatisierung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) können Unternehmen Krankmeldungen zeitsparend und fehlerfrei verarbeiten. Die Lösung hilft dabei, Krankheitsmeldungen nahtlos in die internen HR-Prozesse zu integrieren und administrative Aufgaben im Krankheitsmanagement zu optimieren.
Hoher administrativer Aufwand durch manuelle Bearbeitung von Krankmeldungen
Die Einführung der eAU stellt Unternehmen vor die Herausforderung, eine effiziente Verarbeitung der Krankmeldungen sicherzustellen. Manuelle Schritte bei der Erfassung und Bearbeitung führen zu einem hohen Arbeitsaufwand und erhöhen die Fehleranfälligkeit, was Verzögerungen und Unklarheiten im Krankmeldungsprozess zur Folge haben kann.
Automatisierte Erfassung und Verarbeitung der eAU-Daten
Die Automatisierungslösung übernimmt die gesamte Verarbeitung der elektronischen Krankmeldungen, indem sie die eAU-Daten sicher empfängt, prüft und automatisch in die zentralen HR-Systeme integriert. Die Lösung ermöglicht eine kontinuierliche Echtzeit-Aktualisierung der Krankheitsdaten und benachrichtigt die Personalabteilung bei Unstimmigkeiten. Gleichzeitig sorgt das System für eine transparente und lückenlose Dokumentation der Krankmeldungen, die auch der Lohnbuchhaltung zur Verfügung steht.
Zeiteinsparung und verbesserte Genauigkeit bei der Krankheitsverwaltung
Durch die Automatisierung der eAU-Verarbeitung wird die Krankmeldungsbearbeitung effizienter und weniger fehleranfällig gestaltet. Echtzeit-Updates und eine automatische Dokumentation der Krankmeldungen reduzieren die Bearbeitungszeit erheblich und gewährleisten, dass alle Daten stets korrekt und aktuell sind. Dies steigert die Effizienz und Genauigkeit im HR-Bereich und reduziert den administrativen Aufwand.
Transparenz und Anpassungsfähigkeit an zukünftige Anforderungen
Die Lösung bietet eine flexible und transparente Struktur für die Krankheitsverwaltung, die sich einfach an neue regulatorische Anforderungen und Prozessveränderungen anpassen lässt. Durch die automatisierte Erfassung und zentrale Verwaltung wird die Nachverfolgbarkeit und Compliance im Krankmeldungsprozess gestärkt, was den HR-Teams Zeit für strategischere Aufgaben gibt.
Damit Sie ein anfassbares Verständnis erlangen, wie Prozesse automatisiert werden können, laden wir Sie herzlich ein, sich die Zusammenfassung unseres Webinars „Geschäftsprozesse mit M365 Tools unterstützen“ anzuschauen.
Hier wird exemplarisch der Prozess „Abwesenheitsmeldung – z. B. Urlaubsantrag – erfassen“ mithilfe von Microsoft 365 automatisiert.
Jedes Unternehmen hat sein eigenes Profil und so sind Geschäftsprozesse (Onboarding, Materialverwaltung, Fuhrparkmanagement, Marketingprozesse, Weiterbildung etc.) in jedem Unternehmen auf sehr eigene Art und Weise organisiert. Unternehmen unterscheiden sich auch durch den Einsatz von Technologie oder Software. Manche setzen zum Beispiel weitgehend auf die Microsoft 365 Option, andere haben auch Eigenanwendungen im Einsatz. Der Grad der Digitalisierung der Arbeit gehört zu diesen individuellen Eigenheiten.
Prozessautomatisierung setzt also in jedem Unternehmen anders an. Das Ziel ist es, wiederkehrende Aufgaben und Abläufe in einem Unternehmen effizient zu automatisieren, um Zeit und Ressourcen zu sparen und menschliche Fehler zu reduzieren.
In einer ersten Stufe von Prozessautomation bleibt der Mensch der Initiator der Prozesse. Im weitesten Sinne ein Aspekt der digitalen Transformation, sprechen wir hier davon, dass bisher analog veranlasste Tätigkeiten künftig aus einem automatischen Prozess heraus digital angestoßen und ggf. auch digital ausgeführt werden. In dem auf diese Weise teilautomatisierten Prozess übernimmt der digitale Partner oder Bot standardisierte Arbeiten und unterstützt damit den Mitarbeitenden. Der Mitarbeitende selbst bzw. bestimmte Ereignisse, lösen diese Aktivitäten aus.
Beispiele für solche automatisierbaren Prozesse gibt es in jedem komplexeren Betriebsablauf. Von Datenbankabfragen und Datenqualifizierung, über den Transfer und die Implementierung von Daten in Systeme oder Prozessabläufe, bis zum Ausfüllen von Formularen: die Mitarbeitenden können sich auf analytische Aufgaben, Bewertungen oder Ausnahmefälle konzentrieren, während das System „Masse macht“.
Vollständig durchdacht und gut organisiert kann bspw. der „Welcome Day“ für neue Mitarbeitende mit digitaler Unterstützung ein voller Erfolg werden. Auch in Finanzwesen und Materialwirtschaft warten viele Standardprozesse darauf, digitalisiert und automatisiert zu werden.
Eine „Umlaufmappe“ gibt es in jedem Unternehmen. Sie entscheiden, wann und wie sie automatisiert wird.
Digitalisierung, Prozessautomatisierung und Robotic Process Automation (RPA) zielen sämtlich auf die Nutzung von Technologie, zur Qualitäts- und Effizienzsteigerung von Geschäftsprozessen. So unterschiedlich verschiedene Unternehmen arbeiten, so vielfältig sind auch die Konzepte zur Automatisierung.
Digitalisierung beschreibt den Prozess der Umwandlung analoger Prozesse, Informationen oder Dokumente in digitale Formate. Sie befördert eine effiziente Verwaltung und Verarbeitung von Informationen und ist damit der Inbegriff von EDV – elektronischer Datenverarbeitung.
Prozessautomatisierung zielt auf die Automatisierung manueller und sich wiederholender Aufgaben sowie Geschäftsprozesse mit technologischen Mitteln ab. Automatisiert werden dabei konkrete Schritte oder Aktivitäten, um Fehler zu vermeiden und die Geschwindigkeit zu erhöhen. Es gibt verschiedene Technologien, die für die Prozessautomatisierung genutzt werden können. Zu ihnen zählen beispielsweise Workflow-Management-Systeme, Business Process Management (BPM)-Tools oder RPA. Prozessautomatisierung lässt computergestützt Prozesse und Aufgaben eigenständig und automatisch ablaufen, wobei die Interaktion Maschine/Mensch von großer Bedeutung bleibt.
Robotic Process Automation (RPA) ist eine besondere Form der Prozessautomatisierung, bei der Software-Roboter oder "Bots" menschliche Aufgaben in digitalen Systemen ausführen. In der Regel können diese Bots über die graphische Benutzeroberfläche auf vorhandenen Systemen arbeiten und größere Anpassungen an der IT-Infrastruktur sind daher nicht notwendig. Bots erledigen regelbasierte und sich wiederholende Aufgaben und entlasten die Mitarbeitenden so von Routinetätigkeiten. Die RPA-Roboter imitieren dabei die Menschen und können eigenständig mit anderen Softwaresystemen kommunizieren. Der Vorteil ist, ein RPA-Softwareroboter benötigt weder Urlaubstage noch Wochenende und braucht auch keinen Schlaf. Strukturierte Daten stellen hier stets die Grundlage dar.
Die Standardisierung von Projektabläufen ist für alle Beteiligten ein großer Vorteil. Standards erlauben Lerneffekte durch Wiederholung, dienen der Erfolgskontrolle und geben allen Beteiligten die Sicherheit zu wissen, wo man im Projekt steht. Nicht zuletzt erlaubt das Arbeiten mit standardisierten Vorgehensweisen einen enormen Know-how-Transfer vom Dienstleister zum Kunden.
Auch Projekte zur Automatisierung von Geschäftsprozessen können mit einem standardisierten Verfahren durchgeführt werden. Wir haben ein solches Verfahren entwickelt.
So verschieden unsere Kunden sind, so vielfältig sind unsere erfolgreichen Automatisierungsprojekte. Lesen Sie selbst:
Sie möchten mit einem unserer Kunden über ein noventum Projekt sprechen? Wir vermitteln Ihnen gerne einen direkten Gesprächspartner.
In der Automatisierung bieten sich mehrere Möglichkeiten: die Deep-Code-Automatisierung, Automatisierung von der Stange mit Robot Process Automation (RPA) und natürlich die Automatisierung mithilfe von generativer KI. Jede dieser Möglichkeiten bietet eigene Vor- und Nachteile, die es bei der Planung eines Lösungsansatzes zu beachten gibt.
Beinahe jedes Unternehmen in Deutschland hat bereits heute enorme Potenziale, Prozesse mit Robotic Process Automation (RPA) zu automatisieren. Dieses Potenzial wird durch die stetige Weiterentwicklung von generativer KI noch deutlich weiter gesteigert. Die Kombination aus RPA und KI, auch Intelligent Process Automation (IPA) genannt, eröffnet neue Möglichkeiten. Indem der regelbasiert arbeitende RPA-Bot auf generative KI zugreift, ist es möglich, komplexe Prozess(-schritte) zu automatisieren.
In der digitalisierten Geschäftswelt ist die Automatisierung von Prozessen zu einem unverzichtbaren Instrument geworden, um die Effizienz zu steigern und die Wettbewerbsfähigkeit zu wahren. Bots, also digitale Assistenten, spielen dabei eine immer wichtiger werdende Rolle. Die Integration von Bots in die Geschäftsprozesse ermöglicht es Unternehmen, nicht nur Kosten zu senken, sondern auch die Qualität ihrer Dienstleistungen zu verbessern und die Kundenzufriedenheit zu steigern. Doch wie wirken sich Bots genau auf die Prozessautomatisierung aus und welche Rolle spielen sie dabei?
Die Verschmelzung von Unternehmen ist ein komplexer Prozess, bei dem viele Faktoren beachtet werden müssen. Einer der wichtigsten Aspekte ist dabei das Human Resource Management. Doch oft werden HR-Themen bei Kaufverhandlungen nicht ausreichend berücksichtigt.
Die erfahrene People & Culture Beraterin Michaela Gottwald gibt wertvolle Einblicke, warum Human Resources schon früh in den Fokus rücken sollten und welche Herausforderungen in der Post Merger Integration auf das HR-Management zukommen.
