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RPA & Process Automation

Wettbewerbsvorteile durch individuelle
Automatisierungsstrategien sichern 

Nach Cloud und Security, den IT-Megathemen der letzten Jahre, rückt für den deutschen Mittelstand in der Weiterentwicklung seiner IT die Automatisierung von Prozessen immer mehr in den Vordergrund. Kosteneinsparungen und Produktivitätssteigerung sind nach wie vor das Ziel. Nicht selten ermöglichen Cloud Computing und die KI-Module der großen Cloud-Anbieter den nächsten evolutionären Schritt in der Entwicklung der Unternehmens-IT.

Prozessautomatisierung ist ein weites Feld und Expertise ist gefragt. Während Digitalisierung lediglich die Unterstützung von Prozessen und Aufgaben durch Computer beschreibt, zielt Prozessautomatisierung darauf ab, computergestützt Prozesse und Aufgaben eigenständig und automatisch ablaufen zu lassen, wobei die Interaktion Maschine/Mensch von großer Bedeutung bleibt. RPA bedient den Automatisierungsgedanken noch einmal anders. Mithilfe von RPA werden „digitale Assistenten“ konfiguriert, welche menschliche Handlungen technisch imitieren, RPA-Roboter verwenden die vorhandenen Benutzeroberflächen, um Daten zu erfassen und Anwendungen zu bearbeiten, genau wie es Menschen tun. Dieser Software Roboter – oder auch künstliche Intelligenz – ist der Prozessinitiator. Das Ziel ist es, einen Geschäftsprozess komplett automatisiert auszuführen. Sie interpretieren, lösen Reaktionen aus und kommunizieren mit anderen Systemen, um eine Vielzahl sich wiederholender Aufgaben auszuführen.

Wir helfen Ihnen, Ihre Prozesse und IT-Infrastrukturen zu analysieren, organisatorische und regulatorische Anforderungen Ihres Tagesgeschäftes zu berücksichtigen und eine für Sie passende Automatisierungsstrategie/Roadmap zu entwickeln. Seit mehr als 25 Jahren mit der IT unserer Kunden vertraut, wissen wir, was die Zukunft von Ihnen fordert und können Sie gezielt unterstützen.

Wir wissen, was Prozessautomatisierung bedeutet und kennen den Weg.

Ihre Herausforderung und unsere Lösung

In zahlreichen Projekten und Strategiegesprächen, die wir mit verantwortlichen Managern über Automatisierung geführt haben, kristallisierten sich wiederkehrende Herausforderungen heraus, denen sich vor allem mittelständische Unternehmen gegenübersehen. Diese lassen sich auf unsere Automatisierungsansätze anwenden und versprechen am Ende Wertsteigerung in jedem einzelnen Fall.

FACHKRÄFTEMANGEL

Da gute Fachkräfte schwer zu finden sind, lohnt es sich, die Mitarbeitenden möglichst stark von wiederkehrenden Tätigkeiten zu entlasten, um ihnen Zeit für die wirklich wichtigen Aufgaben zu geben. Mithilfe von Automatisierungsoptionen kann nicht nur die Effizienz der Arbeit erhöht werden, vielmehr werden Teams befähigt, den Fachkräftemangel zu kompensieren. Nutzen Sie die Automatisierung, um sich zukunftssicher aufzustellen!

INNOVATIONSSTAU

Die Automatisierung von Prozessen führt durch eine Effizienzsteigerung der Mitarbeitenden zu einer signifikanten Zeiteinsparung. Innovationen und Projekte lassen sich durch diesen Zeitgewinn besser organisieren, priorisieren und durchführen. Der Faktor „Time-to-Market“ wird durch standardisierte Vorgehensmodelle erheblich verringert. Diese und viele weitere Themen können Sie durch die Automation Ihrer Prozesse umsetzen und nutzen, um das Team sowie das Unternehmen zu stärken und Ihre Wettbewerbsfähigkeit zu steigern.

MITARBEITERFLUKTUATION

Work-Life-Balance ist eines der wichtigen Themen der heutigen Zeit und ein entscheidendes Kriterium für Mitarbeiterzufriedenheit. Eine langfristige Mitarbeiterbindung wird Realität, wenn die Menschen mit ihrer Arbeit zufrieden sind.

Durch die Automatisierung von Geschäftsprozessen steigert sich nicht nur die Produktivität. Sie fördern darüber hinaus auch aktiv die Kreativität und Zufriedenheit Ihrer Mitarbeitenden, indem die Arbeitsbedingungen verbessert werden. Brauchbare Energie wird also nicht an Routinetätigkeiten verschwendet. Letztendlich leben motivierte und zufriedene Menschen gesünder und weisen weniger Krankentage auf!

QUALITÄTSSICHERUNG

Prozessautomation bedeutet eine Entlastung der Mitarbeitenden durch die Abschaffung von fehlerbehafteten Routineaufgaben, beispielsweise durch Vermeidung von manueller Datenübertragung. Qualität und Zuverlässigkeit werden so gesteigert. Durch die Automatisierung entkoppelt sich zum großen Teil die Ausführung der Prozessschritte von der sonstigen täglichen Arbeit. So können Aufgaben tagsüber sowie nachts durchgeführt werden. Das automatisierte Protokollieren von System- und Prozessmeldungen (Logging) ermöglicht ggf. einen weitgehenden Know-how-Transfer und entlastet die singulären Know-how-Träger.

MARKTPOSITIONIERUNG

Automatisierung und Digitalisierung von Geschäftsprozessen ermöglicht, mit gleichem Aufwand mehr Arbeit zu erledigen. Damit bedeutet Automatisierung durch gesteigerte Effizienz auch Wachstumsförderung!

PROCESS MINING

Vereinfachen Sie Ihren Arbeitsalltag, indem Sie Engpässe bei komplexen und abteilungsübergreifenden Prozessabläufen durch Process Mining aufdecken und gezielt durch Automatisierung aufbohren. Diese prozessualen Flaschenhälse können bspw. durch Prozessbrüche oder schlicht und ergreifend zu wenig „Manpower“ in Teilprozessen entstehen.

Welche Tools nutzen wir?

Wer sich eingehender mit der Automation-Welt beschäftigt, stellt schnell fest, dass eine ganze Reihe von Tools zur Verfügung stehen, die den Nutzen erhöhen und die Verknüpfung der einzelnen Anwendungen auch für komplexe Vorgänge erlauben.

Da wir uns möglichst breit und herstellerunabhängig aufstellen, um Automatisierung gewinnbringend in Ihren Betriebsalltag zu integrieren, beherrschen die noventum Automation-Experten eine Vielzahl von Tools. Darunter fallen Microsoft Power Platform, wie beispielsweise Power Automate, Power Apps, Dataverse etc., UiPath, Automation Anywhere sowie individuelle entwickelte Scripting-Lösungen, via PowerShell, C# undPython.

 

Konkrete Use Cases

Im Rahmen von RPA & Process Automation lassen sich annähernd alle existenten Prozesse digitalisieren und automatisieren. Nachkommend stellen wir in einer kurze Übersicht dar, welche Prozesse wir bereits erfolgreich mit Kunden zusammen automatisiert haben:

  • Digitale Rechnungsverarbeitung​
  • Microsoft Teams Governance
  • On-/Off-Boarding von Mitarbeiter:innen
  • Abwesenheitsmeldung – z. B. Urlaubsantrag – erfassen
  • Anlage von Projektbereichen
  • Zentrales Veranstaltungsmanagement
  • Automatisierte Benutzeranlage
  • Meldung von Mängeln
  • Eventanmeldungen
  • EDV-Rechteantrag
  • Häufig vorkommende Reports
  • Zentrales Workflow-Dashboard/Cockpit für Fachbereiche
  • Anbindung verschiedener Software mittels API

Damit Sie ein anfassbares Verständnis erlangen, wie Prozesse automatisiert werden können, laden wir Sie herzlich ein, sich die Zusammenfassung unseres Webinars „Geschäftsprozesse mit M365 Tools unterstützen“ anzuschauen. (https://www.youtube.com/watch?v=CSErxLEhEpo) Hier wird exemplarisch der Prozess „Abwesenheitsmeldung – z. B. Urlaubsantrag – erfassen“ mithilfe von Microsoft 365 automatisiert.

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Von der Umlaufmappe zur Prozessautomatisierung

Jedes Unternehmen hat sein eigenes Profil und so sind Geschäftsprozesse (Onboarding, Materialverwaltung, Fuhrparkmanagement, Marketingprozesse, Weiterbildung etc.) in jedem Unternehmen auf sehr eigene Art und Weise organisiert. Unternehmen unterscheiden sich auch durch den Einsatz von Technologie oder Software. Manche setzen zum Beispiel weitgehend auf die Microsoft 365 Option, andere haben auch Eigenanwendungen im Einsatz. Der Grad der Digitalisierung der Arbeit gehört zu diesen individuellen Eigenheiten.  

Prozessautomatisierung setzt also in jedem Unternehmen anders an. Das Ziel ist es, wiederkehrende Aufgaben und Abläufe in einem Unternehmen effizient zu automatisieren, um Zeit und Ressourcen zu sparen und menschliche Fehler zu reduzieren.

In einer ersten Stufe von Prozessautomation bleibt der Mensch der Initiator der Prozesse. Im weitesten Sinne ein Aspekt der digitalen Transformation, sprechen wir hier davon, dass bisher analog veranlasste Tätigkeiten künftig aus einem automatischen Prozess heraus digital angestoßen und ggf. auch digital ausgeführt werden. In dem auf diese Weise teilautomatisierten Prozess übernimmt der digitale Partner oder Bot standardisierte Arbeiten und unterstützt damit den Mitarbeitenden. Der Mitarbeitende selbst bzw. bestimmte Ereignisse, lösen diese Aktivitäten aus.

Beispiele für solche automatisierbaren Prozesse gibt es in jedem komplexeren Betriebsablauf. Von Datenbankabfragen und Datenqualifizierung, über den Transfer und die Implementierung von Daten in Systeme oder Prozessabläufe, bis zum Ausfüllen von Formularen: die Mitarbeitenden können sich auf analytische Aufgaben, Bewertungen oder Ausnahmefälle konzentrieren, während das System „Masse macht“.  

Vollständig durchdacht und gut organisiert kann bspw. der „Welcome Day“ für neue Mitarbeitende mit digitaler Unterstützung ein voller Erfolg werden. Auch in Finanzwesen und Materialwirtschaft warten viele Standardprozesse darauf, digitalisiert und automatisiert zu werden.

Eine „Umlaufmappe“ gibt es in jedem Unternehmen. Sie entscheiden, wann und wie sie automatisiert wird.

Digitalisierung, Prozessautomatisierung & RPA

Digitalisierung, Prozessautomatisierung und Robotic Process Automation (RPA) zielen sämtlich auf die Nutzung von Technologie, zur Qualitäts- und Effizienzsteigerung von Geschäftsprozessen. So unterschiedlich verschiedene Unternehmen arbeiten, so vielfältig sind auch die Konzepte zur Automatisierung.

Digitalisierung

Digitalisierung beschreibt den Prozess der Umwandlung analoger Prozesse, Informationen oder Dokumente in digitale Formate. Sie befördert eine effiziente Verwaltung und Verarbeitung von Informationen und ist damit der Inbegriff von EDV – elektronischer Datenverarbeitung.

Prozessautomatisierung

Prozessautomatisierung zielt auf die Automatisierung manueller und sich wiederholender Aufgaben sowie Geschäftsprozesse mit technologischen Mitteln ab. Automatisiert werden dabei konkrete Schritte oder Aktivitäten, um Fehler zu vermeiden und die Geschwindigkeit zu erhöhen. Es gibt verschiedene Technologien, die für die Prozessautomatisierung genutzt werden können. Zu ihnen zählen beispielsweise Workflow-Management-Systeme, Business Process Management (BPM)-Tools oder RPA. Prozessautomatisierung lässt computergestützt Prozesse und Aufgaben eigenständig und automatisch ablaufen, wobei die Interaktion Maschine/Mensch von großer Bedeutung bleibt.

Robotic Process Automation (RPA)

Robotic Process Automation (RPA) ist eine besondere Form der Prozessautomatisierung, bei der Software-Roboter oder "Bots" menschliche Aufgaben in digitalen Systemen ausführen. In der Regel können diese Bots über die graphische Benutzeroberfläche auf vorhandenen Systemen arbeiten und größere Anpassungen an der IT-Infrastruktur sind daher nicht notwendig. Bots erledigen regelbasierte und sich wiederholende Aufgaben und entlasten die Mitarbeitenden so von Routinetätigkeiten. Die RPA-Roboter imitieren dabei die Menschen und können eigenständig mit anderen Softwaresystemen kommunizieren. Der Vorteil ist, ein RPA-Softwareroboter benötigt weder Urlaubstage noch Wochenende und braucht auch keinen Schlaf. Strukturierte Daten stellen hier stets die  Grundlage dar.

Unser Vorgehen

Die sechs Phasen der Prozessautomatisierung

Die Standardisierung von Projektabläufen ist für alle Beteiligten ein großer Vorteil. Standards erlauben Lerneffekte durch Wiederholung, dienen der Erfolgskontrolle und geben allen Beteiligten die Sicherheit zu wissen, wo man im Projekt steht. Nicht zuletzt erlaubt das Arbeiten mit standardisierten Vorgehensweisen einen enormen Know-how-Transfer vom Dienstleister zum Kunden.

Auch Projekte zur Automatisierung von Geschäftsprozessen können mit einem standardisierten Verfahren durchgeführt werden. Wir haben ein solches Verfahren entwickelt.

Im noventum “Vorgehensmodell-Prozessautomatisierung” bilden 6 Phasen das Rückgrat. Jede Phase hat fest definierte Ergebnistypen und erlaubt durch agiles Projektmanagement eine starke Einbindung aller Stakeholder. Die betroffenen Fachbereiche sitzen immer mit am Tisch und so ist Ihre Prozessautomatisierung keine IT-Einbahnstraße.

Nachdem wir in einem Vorgespräch gemeinsam Ihren Automatisierungsreifegrad festgestellt haben, entscheiden Sie selbst, in welcher Phase Sie mit noventum einsteigen möchten, bspw. in der Initialisierungs- oder Konzeptionierungsphase. Sie können den ganzen Prozess oder auch nur einzelne Schritte mit uns zusammen durchführen.

Das noventum Vorgehensmodell gründet sich auf einer Vielzahl von Erfahrungen aus vergangenen Projekten. noventum intern werden alle Consultants auf das Vorgehensmodell geschult und können so jederzeit auch in bereits laufende Projekte einsteigen. Kunden und Berater sind schnell orientiert und können im Falle der Fortentwicklung einer bereits aufgebauten Lösung produktiv weiterarbeiten.

Wenn wir auch für Sie tätig werden können, freuen wir uns über Ihre Kontaktaufnahme.

Thomas Dengler
Senior Manager Business Development und Prokurist
+49 2506 93020

noventum Lösungen

Ihre Vorteile im Überblick

Durch die Automatisierung sich wiederholender Geschäftsprozesse, bekommen Ihre Mitarbeiter:innen die Zeit und Möglichkeit, sich um andere priorisierte Aufgaben zu kümmern. Wertschöpfung und Qualität können gesteigert und Ihre Mitarbeitenden gleichzeitig entlastet werden. Dies führt zu einer Effizienz- und Umsatzsteigerung, somit im Endeffekt zu dem wichtigsten Mittel für eine hohe Mitarbeiterzufriedenheit – Erfolg und Spaß an der Arbeit.

Wir beraten Sie produktunabhängig und können Sie aufgrund unserer IT-Beratungskompetenz von der kompletten Prozessgestaltung und Technologiekette bis hin zur eigentlichen Implementierung der Lösung und stetigen Weiterentwicklung als ganzheitlicher Partner betreuen. Durch unser technisches Know-how im Modern Work Bereich und die Erfahrung im Hybrid Cloud Umfeld können wir diese Themen mit Ihnen zusammen ausgestalten.

Als Beratungshaus sind wir in der Prozesswelt zu Hause und können Ihre technischen Grundlagen und Möglichkeiten ideal mit Ihren prozessualen Anforderungen und Strategien vereinen.

Success Stories

So verschieden unsere Kunden sind, so vielfältig sind unsere erfolgreichen Automatisierungsprojekte. Lesen Sie selbst:

Sie möchten mit einem unserer Kunden über ein noventum Projekt sprechen? Wir vermitteln Ihnen gerne einen direkten Gesprächspartner.

Lösungsszenarien zum Thema Modern Work
Success Stories // Fachartikel // News

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Adaptive IT – Bausteine einer agilen Organisation

Die Anforderungen an eine „moderne“ IT-Organisation haben sich grundlegend gewandelt; zu den klassischen Eigenschaften wie Betriebsstabilität und Bereitstellung aktueller Technologien bei hoher Kosteneffizienz kommen zusätzliche, von den Fachbereichen und Geschäftspartnern getriebene Wünsche und Erwartungen hinzu - die sofortige Umsetzung neuer Geschäftsideen in digitale Produkte, bevor Wettbewerber schneller sind und sich Marktanteile sichern.

Die Digitalisierung stellt damit neue Anforderungen an die Unternehmens-IT. Sie muss heute neben ihrer klassischen Funktion eine zentrale Rolle als Enabler innovativer Geschäftsmodelle erfüllen.

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SharePoint-Einführung bei SAERTEX multiCom komplett online realisiert

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Microsoft Exchange und Teams kombiniert on premises und remote

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SharePoint-Einführung als agiler Prozess erfolgreich

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Sie haben die Fragen, wir haben die Antworten und freuen uns über Ihre Kontaktaufnahme.

Markus Ristau
Director