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AI Workplace Productivity

Microsoft Copilot
sicher einführen und wirksam nutzen

Wissensarbeit in Unternehmen ist heute geprägt von E-Mail-Flut, Meeting-Back-to-back, Dokumentationspflichten und ständig neuen Informationsquellen. Führungskräfte und Mitarbeitende verbringen einen erheblichen Teil ihrer Zeit damit, Informationen zu suchen, Inhalte aufzubereiten und Ergebnisse zu dokumentieren – wertvolle Zeit, die für strategische und wertschöpfende Aufgaben fehlt.

Mit Microsoft Copilot für Microsoft 365 steht ein leistungsfähiges KI-Werkzeug bereit, das genau hier ansetzt: Inhalte schneller erstellen, Meetings effizienter vor- und nachbereiten, Informationen aus M365 finden und zusammenfassen, ohne jedes Dokument einzeln lesen zu müssen.

AI Workplace Productivity mit noventum hilft Unternehmen dabei, Copilot sinnvoll in den Arbeitsalltag zu bringen. Wir sorgen dafür, dass Mitarbeitende sicher, selbstbewusst und mit echtem Nutzen mit KI arbeiten können. Dazu gehören klare Spielregeln, verständliche Anwendungsbeispiele und praktische Trainings, die direkt an der täglichen Arbeit ansetzen.

AI Workplace Productivity ist damit ein zentraler Baustein im Beratungsangebot rund um den M365 Modern Workplace von noventum.

Unsere Kundinnen und Kunden berichten: weniger Zeit für Meeting-Zusammenfassungen, schneller erstellte Präsentationen, weniger Suchaufwand in M365 und mehr Fokus auf die Aufgaben, die wirklich zählen. Unser Ziel ist ein Arbeitsalltag, in dem KI nicht verunsichert, sondern unterstützt – wie eine hilfreiche Assistenz, die immer bereitsteht.

Foto von Marvin Beckonert
Marvin Beckonert,
Unit Manager Modern Work

Ihre Herausforderungen

Die Anforderungen an Wissensarbeiterinnen und Wissensarbeiter steigen stetig:
mehr Informationen, mehr Meetings, mehr Dokumentation – bei begrenzter Zeit. Herausforderungen, die auch im Kontext von Communication & Collaboration
immer wieder sichtbar werden. In vielen Unternehmen zeigen sich dabei ähnliche Muster:

Hohe Belastung im Tagesgeschäft durch E-Mail-Volumen, Meeting-Dichte und umfangreiche Dokumentationsaufgaben.

Zeitverlust durch Suchen und Aufbereiten von Informationen in M365 (Teams, SharePoint, OneDrive, Outlook).

Unsicherheit im Umgang mit Copilot: unklare Datenzugriffe, Datenschutz- und Compliance-Fragen, Angst vor Fehlbedienung oder dem Teilen sensibler Inhalte.

Geringe Nutzung trotz vorhandener Lizenzen – Copilot liegt brach, weil Use Cases fehlen oder Mitarbeitende sich nicht sicher fühlen.

Heterogene Reifegrade in den Fachbereichen: Einige Teams experimentieren, andere sind skeptisch oder abwartend.

Fehlende Erfolgsmessung: Produktivitätsgewinne und ROI bleiben subjektiv, eine belastbare Grundlage für Skalierung fehlt.

Viele dieser Fragestellungen knüpfen unmittelbar an Themen aus M365 Security & Compliance an, erhalten durch den Einsatz von Copilot jedoch eine neue Dynamik.

Die zentrale Frage lautet daher: Wie kann Copilot so eingeführt werden, dass Mitarbeitende im Alltag spürbar entlastet werden – bei gleichzeitig klaren Regeln, sicheren Datenpfaden und messbaren Ergebnissen?

Microsoft Copilot Logo

AI Workplace Productivity

Unsere Lösungen im Überblick

AI Workplace Productivity ist das Beratungspaket für eine sichere, strukturierte und produktivitätsorientierte Einführung von Microsoft-Copilot im Unternehmen. Die Solution verbindet technische Readiness und Governance mit Use-Case-Entwicklung, Enablement, Assets und Erfolgsmessung.

Copilot Readiness & Governance

Ziel dieses Bausteins ist es, die technischen und organisatorischen Voraussetzungen für eine sichere Copilot-Nutzung zu schaffen und Schatten-KI zu vermeiden.

Leistungsinhalte:

  • Analyse des M365-Tenants hinsichtlich Security, Datenzugriffen und Berechtigungen.
  • Definition von Copilot-spezifischen Governance-Policies (z. B. Umgang mit sensiblen Daten, Verantwortlichkeiten, Freigabeprozesse).
  • Einrichtung und Optimierung von Purview DLP, Sensitivity Labels, Conditional Access und Identity-Konzepten.
  • Prüfung und Verbesserung der Datenqualität und Datenzugriffe in SharePoint, OneDrive und Teams.
  • Ausarbeitung eines Verantwortlichkeits- und Betriebsmodells für Copilot im Unternehmen.


Ergebnis ist ein Governance-Framework, das Copilot-Nutzung klar regelt, Risiken reduziert und IT wie Fachbereichen Orientierung gibt. Damit baut der Baustein Copilot Readiness & Governance auf den bestehenden Sicherheits- und Compliance-Strukturen von M365 Security & Compliance auf und erweitert sie um Copilot-spezifische Aspekte.

Use-Case-Entwicklung mit Fachbereichen
(Business Value Discovery)

Im Fokus stehen konkrete, wirtschaftlich sinnvolle Szenarien für Copilot – abgestimmt auf Rollen, Fachbereiche und Reifegrad.

Leistungsinhalte:

  • Fachbereichs-Workshops (z. B. HR, Finance, Vertrieb, Einkauf, Operations) zur Analyse typischer Aufgaben und Pain Points.
  • Entwicklung eines Use-Case-Portfolios je Rolle und Bereich (z. B. Meeting-Vor- und -Nachbereitung, Erstellung von Angeboten, Auswertung von Protokollen, Recherche).
  • Beschreibung der Use Cases inklusive Prozessintegration, Prompting-Strategien und Risikobetrachtung.
  • Priorisierung der Use Cases nach Business Impact und Machbarkeit, optional mit Prototyping / Proof-of-Value.

Typische Beispiele für Copilot-Use Cases:

  • Vertrieb: Angebots- und Präsentationsentwürfe auf Basis bestehender Unterlagen erstellen lassen, inklusive Zusammenfassung der letzten Kundenkontakte aus Outlook und Teams.
  • HR: Stellenanzeigen, Interviewleitfäden und Auswertungen aus Feedback- oder Mitarbeiterbefragungen schneller erstellen und strukturieren.
  • Finance & Controlling: Berichtsentwürfe aus Excel-Tabellen und Protokollen generieren, inklusive Zusammenfassung von Kernaussagen für das Management.
  • Projektmanagement: Meeting-Notizen und Aufgabenlisten automatisiert aus Teams-Besprechungen erstellen und an Beteiligte verteilen.

Enablement & Skills-Building
(Adoption & Change)

Damit Copilot nicht nur technisch bereitsteht, sondern im Alltag genutzt wird, werden Mitarbeitende gezielt befähigt.

Leistungsinhalte:

  • Rollenspezifische Lernpfade für Mitarbeitende, Führungskräfte, IT und Power-User.
  • Trainings, Micro-Learning-Formate und praktische Übungen für Microsoft Copilot in alltagsnahen Szenarien (E-Mails, Dokumente, Präsentationen, Meetings, Recherche).
  • Erstellung von Prompt-Bibliotheken und Best-Practice-Beispielen je Rolle und Fachbereich.
  • Change-Kommunikation und interne Positionierung der KI-Nutzung (z. B. Leitplanken, Erfolgsgeschichten, FAQ).
  • Aufbau einer internen Copilot Community of Practice.

Mitarbeitende lernen, Copilot sicher und souverän einzusetzen – und erleben spürbare Entlastung bei repetitiven Aufgaben. Eine erfolgreiche Copilot-Einführung ist immer auch ein Change-Projekt: Erst durch Akzeptanz und aktive Nutzung durch die Mitarbeitenden lässt sich der volle Mehrwert von KI heben. Deshalb sind Change- und Adoption-Bausteine ein wesentlicher Bestandteil von AI Workplace Productivity und greifen eng mit dem Beratungsangebot zu Change Management & User Adoption im Modern Workplace zusammen.

KPI-Framework & Erfolgsmessung

Produktivitätsversprechen müssen sich belegen lassen. Dieser Baustein schafft Transparenz über Nutzung, Wirkung und Optimierungspotenziale.

Leistungsinhalte:

  • Definition von KPIs für Produktivität, Adoption und Reifegrad der Copilot-Nutzung.
  • Nutzung anonymisierter und aggregierter Nutzungsdaten zur organisationsweiten Sicht auf Copilot-Einsatz.
  • Aufbau standardisierter Dashboards, die diese anonymisierten Nutzungsdaten visualisieren und so eine leicht verständliche Grundlage für die Erfolgsmessung und Steuerung der Copilot-Einführung bieten.
  • Fortschrittsberichte, Lessons Learned und Empfehlungen zur Skalierung.
  • Methodik zur Messung qualitativer und quantitativer Effekte (z. B. Zeitersparnis, wahrgenommene Entlastung, Qualitätsverbesserungen)

Beispielhafte Messgrößen:

  • durchschnittliche Zeitersparnis pro typischem Vorgang (z. B. Erstellung eines Protokolls, eines Angebotsentwurfs oder einer Präsentation),
  • Anteil der Mitarbeitenden, die Copilot mehrmals pro Woche einsetzen,
  • Reduktion der Durchlaufzeiten in ausgewählten Prozessen (z. B. Angebotserstellung, Meeting-Nachbereitung),
  • qualitative Rückmeldungen der Nutzenden zur Entlastung im Arbeitsalltag.

So wird klar, wo Copilot bereits Mehrwert stiftet und wo zusätzliche Unterstützung oder Optimierung erforderlich ist – eine wichtige Grundlage für Entscheidungen zur weiteren Skalierung.

Vorlagen, Prompts und Arbeitsmittel

Um Produktivitätsgewinne schnell sichtbar zu machen, werden sofort nutzbare Assets bereitgestellt.

Leistungsinhalte:

  • Prompt-Kataloge für Standardprozesse (z. B. Meeting-Notizen, Zusammenfassungen, Berichte, E-Mail-Entwürfe, Entscheidungsgrundlagen).
  • Vorlagen und Guidelines für PowerPoint, Word und Outlook im Zusammenspiel mit Copilot.
  • »Die X wichtigsten Copilot-Use Cases für unsere Organisation« als kompakter Leitfaden.
  • Checklisten und Quick-Win-Starterpakete für Pilotbereiche und Early Adopters.

Dadurch entstehen niedrigschwellige Einstiegspunkte, die Copilot in den täglichen Arbeitsablauf integrieren und einen konsistenten, effizienteren Arbeitsstil im gesamten M365 Modern Workplace unterstützen.

Skalierung & nachhaltige Verankerung

Nach erfolgreichem Start wird Copilot schrittweise in die Breite getragen und langfristig im Arbeitsalltag verankert.

Leistungsinhalte:

  • Entwicklung einer Roadmap für die unternehmensweite Skalierung von Copilot.
  • Aufbau eines Governance- oder „KI-Produktivitätsboards“ für Steuerung und Weiterentwicklung.
  • Regelmäßige Reviews und Optimierung bestehender Use Cases.
  • Laufende Anpassung von Governance, Trainings und Assets an neue Funktionen und Unternehmensanforderungen.

Damit wird Copilot von einer Pilotinitiative zu einem festen Bestandteil des M365 Modern Workplace.

Wenn wir auch für Sie tätig werden können, freuen wir uns über Ihre Kontaktaufnahme.

Foto von Tim Schneider
Tim Schneider
Senior Business Development Manager
+49 2506 93020

Unser Vorgehen

Der Einstieg in AI Workplace Productivity folgt einem klar strukturierten Vorgehen, das sich an den jeweiligen Reifegrad der Organisation anpasst:

Warum noventum
für AI Workplace Productivity?

  • Rollen- und branchenbasierte Use-Case-Bibliothek
     Erfahrungen aus realen Projekten fließen in Use-Case- und Prompt-Bibliotheken ein, die sich an typischen Rollen (z. B. HR, Finance, Sales, IT, Führungskräfte) orientieren.
  • Messbare Ergebnisse dank Productivity KPI Framework
     Produktivitätsgewinne werden sichtbar gemacht und bilden die Grundlage für fundierte Entscheidungen zur weiteren Skalierung.

AI Workplace Productivity

Ihr Nutzen

Mit AI Workplace Productivity entstehen spürbare Effekte für Organisation, Führungskräfte und Mitarbeitende – direkt im Arbeitsalltag.
Mitarbeitende gewinnen Zeit für wertschöpfende Arbeit zurück, können Ergebnisse schneller liefern und erleben mehr Sicherheit im Umgang mit KI-Tools – eine Grundlage für messbare Produktivitätsgewinne in vielen Rollen.

Deutlich weniger Zeit für Meetings und Protokolle

Copilot erstellt Zusammenfassungen aus Teams-Besprechungen, extrahiert To-dos und formuliert erste Follow-up-Mails. Das reduziert den Aufwand für Nachbereitung und Dokumentation spürbar – je nach Rolle oft um viele Minuten pro Meeting.

Schnellere Erstellung von Angeboten, Präsentationen und Berichten

Entwürfe für Sales-Präsentationen, Management-Summaries oder HR-Kommunikation entstehen auf Basis vorhandener Inhalte in M365. Fachlich Verantwortliche prüfen und schärfen nur noch nach, statt bei Null zu starten.

Weniger Suchaufwand in Microsoft 365

Anstatt Dateien, E-Mails und Notizen manuell zusammenzusuchen, fasst Copilot relevante Informationen aus Teams, SharePoint, OneDrive und Outlook zusammen. Das verkürzt Recherche- und Vorbereitungsphasen und erhöht die Informationsqualität.

Transparente, sichere und kontrollierte KI-Nutzung

Governance, Security & Compliance und klare Spielregeln sorgen dafür, dass Copilot produktiv genutzt werden kann, ohne Schatten-KI oder unkontrollierte Datennutzung zu riskieren.

Konsistente Arbeitsweisen über Rollen und Bereiche hinweg

Use-Case- und Prompt-Bibliotheken führen zu wiederkehrenden, gut dokumentierten Arbeitsmustern – etwa bei Meeting-Nachbereitung, Reporting oder Angebotsarbeit.

Entlastung der IT durch klare Zuständigkeiten und Betriebsmodelle

IT muss Copilot nicht „ad hoc“ betreuen, sondern arbeitet auf Basis definierter Governance-, Support- und Betriebsprozesse.

Steigerung der Arbeitgeberattraktivität durch moderne Arbeitsmittel

Mitarbeitende erleben, dass KI ihnen Routinearbeit abnimmt und Raum für anspruchsvollere Aufgaben schafft – ein sichtbares Signal für einen zeitgemäßen, digitalen Arbeitsplatz.

FAQ

Häufige Fragen zu AI Workplace Productivity

Wie stellen wir sicher, dass Copilot keine sensiblen Daten offenlegt?

Durch eine Kombination aus Berechtigungskonzepten, Datenbereinigung, Purview DLP, Sensitivity Labels und klaren Governance-Regeln wird sichergestellt, dass Copilot nur auf die Informationen zugreifen kann, die für die jeweilige Rolle vorgesehen sind. Sensible Daten werden identifiziert, klassifiziert und entsprechend geschützt.

Welche technischen Voraussetzungen müssen für Copilot erfüllt sein?

Grundlage ist ein sauber aufgesetzter Microsoft-365-Tenant mit nachvollziehbaren Berechtigungen, funktionierender Identitäts- und Zugriffsverwaltung sowie grundlegenden Security- und Compliance-Konfigurationen. Im Rahmen von Readiness & Governance wird geprüft, welche Anpassungen nötig sind, um Copilot sicher zu betreiben.

Wie mache ich Mitarbeitende fit für den Umgang mit Copilot?

Rollenbasierte Trainings, Micro-Learning-Formate und praxisnahe Use Cases helfen dabei, Hemmschwellen abzubauen und Copilot in den Alltag zu integrieren. Ergänzend unterstützen Prompt-Bibliotheken, Guidelines und eine interne Community of Practice beim kontinuierlichen Lernprozess.

Wie wird der ROI von Copilot gemessen?

Ein Productivity KPI Framework definiert qualitative und quantitative Kennzahlen – etwa Zeitersparnis, Nutzungshäufigkeit, wahrgenommene Entlastung oder Qualitätsverbesserungen. Anhand aggregierter Nutzungsdaten und Feedback-Schleifen lässt sich nachvollziehen, welche Use Cases den größten Beitrag leisten.

Wie lässt sich Schatten-IT durch externe KI-Tools vermeiden?

Indem mit Copilot und verwandten M365-Services eine attraktive, sichere Alternative bereitgestellt wird und gleichzeitig klare Regeln für die Nutzung externer KI-Dienste gelten. Governance, Kommunikation und Enablement spielen hier zusammen: Nutzende wissen, wo sie KI sicher nutzen können und wo Grenzen liegen.

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