Agile Projektorganisation für SharePoint Implementierung

Die Unternehmensführung des Großhandels- und Produktionsunternehmens WULFF nutzte den Aufbau eines Intranets auf Microsoft Basis, um ihre interne Kommunikation zu fördern und zugleich in Sachen Agilität Erfahrungen zu sammeln. MitarbeiterInnen verschiedener Abteilungen des Hauses erarbeiteten mit Entwicklern und agiler Moderation von noventum consulting die ersten Stufen eines SharePoints, wie er zunehmend auch von mittleren und kleineren Unternehmen eingesetzt wird. Der Plan ist, dass  Mitarbeiter von Firmenzentrale und Auslieferungsstandorten künftig Schritt für Schritt weitere Ausbaustufen des Intranets nutzen können.

Komplexe Unternehmensstrukturen mit Intranet-Angeboten besser vernetzen

Das Familienunternehmen WULFF mit Hauptsitz im westfälischen Lotte und neun Niederlassungen deutschlandweit ist seit mehr als 130 Jahren als „Freunde des Handwerks“ führend in der Belieferung von Betrieben aus vier Handwerksbereichen: dem Lackierhandwerk, dem Malerhandwerk, dem Tischlerhandwerk und dem Verlegerhandwerk. Für die Vermarktung eigener Produkte und einer breiten Palette weiterer Werkzeuge und Werkstoffe sind bei der WULFF GmbH über 200 Mitarbeitende aktiv. Das Unternehmen beliefert seine Kunden direkt und sogar auf die Baustellen. Über 80 Auslieferungsfahrzeuge sind täglich unterwegs. Zeit und Einsatzplanung sind entscheidende Faktoren des Erfolgs. Damit stellen sich Fragen der Logistik und Kommunikation. Ein Intranet auf Basis der Microsoft SharePoint Technologie soll künftig die Arbeit und den Austausch untereinander verbessern und erleichtern.

Die Forderungen an eine erste Ausbaustufe des Intranets waren:

• News können regelmäßig gepostet werden (z.B. durch die Unternehmensführung)
• Informationen über das Unternehmen können geteilt werden (aus den Abteilungen)
• jeder kann nachlesen, womit Abteilungen und Standorte beschäftigt sind und welche Mitarbeitenden zuständig sind
• wichtige Dokumente sind zentral zugänglich
• Lobstelle, wo Mitarbeiter ihre KollegInnen für alle sichtbar loben können

SharePoint Planungen im agilen Team gut aufgehoben

Die IT-Berater von noventum begleiten seit vielen Jahren Unternehmen jeglicher Größe bei der Planung und Implementierung der Microsoft SharePoint Technologie. Die vielfältigen Wünsche an das Leistungsspektrum eines Intranets, die in den verschiedenen Abteilungen eines Unternehmens aufkommen, führen dabei oftmals zu sehr heterogenen Planungs-Teams. Auch bei der WULFF GmbH waren Vertreter des Marketings, der IT, der Personalabteilung und der Geschäftsführung an der Entstehung der ersten Ausbaustufe des Intranets beteiligt. Von Beginn an bestand der Wunsch, das Projekt agil zu managen und so die Vielfalt der Shareholder einzubinden und für künftige agile Projekte Erfahrungen zu sammeln. Der geschäftsführende Gesellschafter Alexander Israel hatte schon länger auf eine gute Gelegenheit gewartet, in seinem eigenen Unternehmen agile Methoden zu erproben und war erfreut, mit dem noventum Collaboration-Team dieses Projekt durchführen zu können. Die SharePoint Entwickler Marvin Beckonert und Kai Gräwe waren für den technischen Part verantwortlich, Dina Sibai moderierte und managte den agilen Prozess.

Mit dem noventum Vorgehensmodell „Agiles Arbeiten“ war der Rahmen für den iterativen Entwicklungsprozess gesetzt. Die Wünsche der Abteilungen und der Geschäftsführung wurden in einem Überblicks-Workshop definiert. Die noventum SharePoint Entwickler konnten mit der Arbeit beginnen, nachdem Zuständigkeiten und Reihenfolge der Entwicklung festgelegt waren. Die Teammitglieder aus den verschiedenen Abteilungen der WULFF GmbH waren von Beginn an in den agilen Entwicklungsprozess einbezogen und konnten diesen aktiv mitgestalten. Erste Seiten des neuen Intranet wurden entwickelt, geprüft und in die nächste Entwicklungsstufe weitergegeben.

Learning by doing: Agiles arbeiten überzeugt in der Praxis

Agile Projektarbeit braucht Werkzeuge und diese wurden auch in dem Intranet-Projekt der Wulff GmbH genutzt. Der Aufbau eines Backlogs, die Formulierung von User Stories und der schrittweise Gang durch die agilen Meetings führten allen Beteiligten vor Augen, wie zielgerichtet und effizient agile Teams arbeiten können.

Die noventum-Beraterin Dina Sibai moderierte im Wechsel mit einer jungen Kollegin alle Teams und achtete dabei auch auf die Einhaltung aller agilen Regeln. So wurde das Projekt zielgerichtet vorangetrieben und gleichzeitig konnten alle Beteiligten lernen, agil zu arbeiten. Das Intranet-Entwicklungsprojekt konnte mit überschaubarem finanziellen Aufwand erfolgreich abgeschlossen werden und war auch als Erprobung der neuen Organisationsform ein voller Erfolg.

Bei der Wulff GmbH geht es agil weiter

Begeistert von den Möglichkeiten des agilen Arbeitens sollen auch künftige Projekte in dieser Methode durchgeführt werden. Die Firma WULFF beteiligt sich an einem Nachhaltigkeitsprojekt des Kreises Steinfurt (ÖkoProfit) und wird ihren Beitrag in einem agilen Team in Angriff nehmen. Auch hierbei wird Dina Sibai unterstützend dabei sein. „Uns hat die Geschwindigkeit, mit der das agile Projekt mit noventum vorangetrieben wurde, begeistert. Der Spaß sowie die Effizienz und Verbindlichkeit, mit der alle Beteiligten an dem Projekt gearbeitet haben, überzeugten uns davon, den Weg der agilen Arbeitsweise im Unternehmen weiterzugehen,“ resümiert der geschäftsführende Gesellschafter Alexander Israel seine Erfahrungen. „Wir werden Schritt für Schritt eigene Kompetenz aufbauen und versprechen uns davon eine Menge.“ Der Kompetenzaufbau und die parallele Projektdurchführung folgen dabei einem erweiterten Vorgehensmodell, das die noventum Berater entwickelt haben.