Microsoft Exchange und Teams kombiniert on premises und remote

Manche Unternehmen betreiben ihr Exchange on premises und wollen ohne Funktionsverlust zur gleichen Zeit die Vorteile einer Teams-Umgebung nutzen. Dabei treten Probleme z.B. mit der Synchronisation von Kalendern oder der Koordination von Terminen auf und es bleibt oft bei weitgehend separaten Lösungen mit redundanten Ergebnissen. Der international tätige Medizinprodukte Hersteller Dreve stand vor dieser Herausforderung und fand mit den Microsoft Experten der noventum consulting eine perfekte Lösung. Begeistert von dem Ergebnis übernahm auch die Unternehmenstochter Dreve Amerika die Lösung und ist jetzt mit ihrer eigenen Lösungsarchitektur autonom und zugleich mit dem Mutterkonzern vernetzt.

Corona befördert den Teams-Siegeszug und stellt dabei lokale Kommunikationslösungen in Frage

Der Medizinprodukte Hersteller Dreve aus dem westfälischen Unna ist seit über 70 Jahren mit seinen hochwertigen Medizin- und Laborprodukten am Markt. Mehr als 450 Mitarbeitende bedienen weltweit Kunden in über 100 Ländern. Unter dem Motto „Innovation aus Tradition“ hat sich Dreve zu einem der bedeutendsten Unternehmen seiner Branche entwickelt. Mehr als 80 Patente unterstreichen die Marktbedeutung des Unternehmens.

Corona änderte nachdrücklich auch die Kommunikation bei Dreve. Meetings sollten zunehmend online stattfinden, der gemeinsame Zugriff auf die Daten des Unternehmens musste auch von zuhause aus ermöglicht werden. Wie bei vielen anderen Unternehmen war Microsoft Teams die Lösung der Wahl.

Dreve betreibt seine Exchange Systeme komplett lokal (on premises). Datenaustausch und Informationsaustausch fanden ebenfalls auf dieser on premises Grundlage statt. Der weitere Betrieb des Exchange als Cloud-unabhängige zentrale Unternehmenslösung stand mit der Einführung von Teams als Collaboration-Lösung zur Debatte, sollte aber nicht beendet werden. Ohne großen Migrationsjob wolle Dreve Teams mit dem Exchange verbinden. Die Frage war: kann man remote- Systeme mit einem Exchange „verheiraten“, ohne mit diesem in die Cloud zu gehen? Kann man also Mails weiter lokal speichern und dennoch dieses System mit dem Cloud-basierten Teams koppeln?

Nachdem einige Dienstleister erklärt hatten, zufriedenstellend ließen sich die beiden Microsoft Lösungen nur in der Cloud kombinieren, entschieden sich die Dreve-Verantwortlichen, das Lösungsangebot von noventum consulting zu akzeptieren. noventum Berater Karim Fleifel erstellte in wenigen Wochen eine Lösung für den Wunsch, die genannten Systeme hybrid zu betreiben.

Nunmehr können, wie gewünscht, in Teams Daten ausgetauscht und Kalender eingesehen werden sowie Einladungen in Teams oder Exchange verschickt werden, obwohl die Postfächer lokal bleiben.

Kombination Exchange und Teams mit Mehrsprachenlösung

Das Unternehmen Dreve hat unter anderem eine Niederlassung in den USA (Dreve Amerika). Die amerikanische Niederlassung hatte ebenfalls ihre Postfächer on premises und bereits Teams im Einsatz, allerdings unverbunden mit all den negativen Begleiterscheinungen (mehrere Kalender, keine Einladungen etc.). Darüber hinaus lagen die amerikanischen Postfächer in der Umgebung von Dreve Deutschland, was die technische Situation und Veränderung erschwerte. Da Dreve Amerika einen eigenen Tenant (Hauptkonto von Microsoft Office 365) hat, musste für eine Verbindung mit Teams eine komplette Migration der Teams- und Sharepointdateien auf den deutschen M365 Tenant vorgenommen werden.

Nachdem die Migration erfolgreich abgeschlossen war, änderten die Amerikaner ihre Sicht und wollten ihre Postfächer (Exchange Umgebung) nunmehr doch komplett in die Cloud verlagern (was Dreve Deutschland für sich ausgeschlossen hatte). Für ein Gesamtunternehmen mit komplexen internen Verbindungen eine technische Herausforderung, weil natürlich die Amerikaner weiter in die deutsche on premises Umgebung Einblick haben und reibungslos mit deutschen Kollegen kommunizieren wollten.

In den folgenden Schritten erarbeiteten die noventum Microsoft Experten eine Lösung nach Maß für die Dreve Unternehmenskommunikation:

• Migration amerikanischer Postfächer aus dem lokalen deutschen Exchange-Server in die deutsche Cloud-Umgebung
• die Cloud Nutzer können reibungslos mit den lokalen Nutzern arbeiten
• Admins können mit wenigen Klicks lokale Postfächer in die Cloud bewegen
• Amerikanische MitarbeiterInnen nutzen die verbundenen Systeme auf englisch, die deutschen auf deutsch

Auch diese Aufgabe konnte von den noventum Beratern mit geringem Aufwand gelöst werden und so sind heute beide Unternehmensteile mit eigenem Konzept sowohl in der Cloud wie on premises aktiv. Die Kombination englischsprachiger und deutschsprachiger Funktionen der beiden Microsoft Anwendungen funktioniert reibungslos.

Der Auftraggeber Dreve ist mit der Lösung sehr zufrieden, vor allem da die weitere Administration vollständig mit eigenen Kräften bewältigt werden kann.  

Für noventum Berater Karim Fleifel ist das eine Bestätigung des noventum Beratungskonzeptes: „Das ist am Ende des Tages unser Ehrgeiz, dass wir Systemumbauten so vornehmen, dass Kunden künftig selber Hand anlegen können für die gängigen Veränderungen und Erweiterungen.“