SharePoint-Einführung als agiler Prozess erfolgreich

Um die vielfältigen Anforderungen an die interne Kommunikation künftig besser bedienen zu können, entwickelte die Ahlener LR Health & Beauty Systems GmbH mit Unterstützung der Unternehmensberatung noventum consulting aus Münster die Grundlagen für ein Intranet. Technische Basis der Installation ist die Microsoft SharePoint-Technologie. Künftige Ausbaustufen wird die LR Health & Beauty Systems mit eigenen Mitteln weiterentwickeln. Nach den positiven Erfahrungen mit der agilen Vorgehensweise in diesem Projekt soll das agile Projektmanagement auch künftig als eine mögliche Methode genutzt werden.

Intranet für mehr Transparenz und besseren Informationsaustausch

Die LR Gruppe beschäftigt weltweit insgesamt 1.268 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter (Stand: 31. Dezember 2020) davon 731 in Deutschland. Darüber hinaus gehören mehr als 300.000 Kunden und aktive Vertriebspartner in 32 Ländern zum erweiterten Kreis der LR-Kommunikation.

Mit einem Intranet auf Basis der Microsoft SharePoint Technologie sollte die nationale und internationale Kommunikation im Unternehmen verbessert und erleichtert werden. In der ersten Stufe wurde das Intranet ausschließlich für das Ahlener Headquarter aufgesetzt. Mittlerweile wird es auch international genutzt, im kommenden Jahr sind weitere Entwicklungsschritte geplant.

Der Unternehmensberater noventum consulting war mit einem gemischten Team am Projekt beteiligt. Microsoft Experten setzten technisch die Installation der Software und den schrittweisen Ausbau der SharePoint-Seiten um. Die Projektmanagerin Dina Sibai begleitete das Projekt als Moderatorin und agiler Coach.

Intranet strukturiert Information und Kommunikation.

Ein großer Mehrwert eines Intranet ist die Bündelung aller wichtigen Informationen auf einer Plattform. Der Austausch untereinander und die gegenseitige Wahrnehmung von Abteilung zu Abteilung wachsen bei entsprechender Nutzung. Dabei ist von besonderer Bedeutung, dass wiederkehrende Strukturelemente dem Nutzer die schnelle Orientierung im Intranet erlauben.

Von Beginn an waren die Abteilungen Corporate Communication, Global Project Management, Global Human Ressources sowie Prozessmanagement & IT am LR Intranet-Projekt beteiligt und präsentierten sich nach dem gleichen Schema:  

• Vorstellungstext
• Aufgabengebiet
• Ansprechpartner und Teamvorstellung
• Q & A
• Öffentliche Dokumente
• Immer aktuelle Newspostings
• Abteilungsindividuelle wichtige Links

Auf Basis der konzipierten Abteilungsseiten wurde ein Template entwickelt, damit in späteren Ausbaustufen weitere Abteilungen auf dem Standard aufsetzen können und auch in einem größeren Intranet die User-Orientierung gewahrt bleibt.

Die zentrale Ablage von Dokumenten und Vorlagen an genau einem Speicherort ist ein weiterer Vorteil des Intranets auf Basis von SharePoint. Im Klartext bedeutet das: jede Datei ist nur einmal vorhanden. Gibt es eine neue Version, wird diese an genau einem Speicherort ausgetauscht und steht ab dem Zeitpunkt für alle Mitarbeitenden zur Verfügung, ohne dass dabei unzählige Kopien an weiteren Speicherorten vorgehalten oder zwischengespeichert werden. Dabei hilft das Microsoft Office Standardfeature der „Versionierung“. So kann zum einen jeder Bereich seine Dokumente im SharePoint ablegen und den Kollegen/innen zur Verfügung stellen, zum anderen können auch auf übergeordneten Intranetbereichen Bibliotheken für zentrale Dokumente wie z.B. Unternehmensvorlagen eingebunden werden.

Übergeordnet und aus Gesamtunternehmensperspektive wurden weitere Bereiche geschaffen:

• Organisation für alle Informationen rund um LR Health & Beauty
• Bereiche als Absprung in alle Abteilungsseiten
• Länder als Absprung in die einzelnen internationalen Vertriebsgesellschaften
• LR Veranstaltungsbereich
• LR University (Wissensmanagement)
• Selbstbedienung (Gelbe Seiten) mit zentralen Dokumenten, LR Vorlagen, LR Bilder
• Digitaler Pausenraum mit einem schwarzem Brett und einer Lobstelle
• Eine Startseite mit alle wichtigen Infos auf einen Blick, inkl. korrellierender News aus allen Abteilungen

So bietet das LR Social Intranet die Möglichkeit, sich über alle aktuellen Themen, Verantwortlichkeiten und das Angebot des Unternehmens an die Mitarbeiter zu informieren. Zudem ist Platz für Wissensverteilung und den sozialen Austausch. Dies fördert nicht nur die Transparenz und Kommunikation innerhalb der Company, sondern fördert auch eine positive Unternehmenskultur.

Von Push zu Pull – neue Vorzeichen für die interne Kommunikation

Vor der Einführung des Intranets wurden Informationen bei LR Health & Beauty für gewöhnlich per Mail ausgetauscht, über Verteiler, die bereits im Unternehmen vorhanden waren. Informationen wurden so oft mit der „Gießkanne“ verteilt – Mitarbeiter bekamen manches Mal Informationen, die sie nur wenig oder gar nicht betrafen. Durch den Microsoft SharePoint soll sich dies ändern.

Mit einem Wechsel vom „Push-“ zum „Pull-Prinzip“ der Informationsverteilung – also hin zum aktiven Konsumieren von Informationen durch das Intranet – kann die Verteilung von Botschaften zielgerichteter und komfortabler vorgenommen werden. Der SharePoint liefert den Überblick über alle wichtigen Fakten und Ereignisse. Und wenn jemanden bestimmte Informationen besonders interessieren, kann er diese im Detail abrufen.

News und Kommentare fördern die Diskussion

News oder andere Beiträge können im SharePoint wie in sozialen Medien an Ort und Stelle kommentiert werden. Das entlastet wieder den Mailverkehr und ermöglicht am Ort der Meldung selbst eine Diskussion unter den Menschen, die das Thema betrifft. Die Einrichtung eines LR Newstickers eröffnet einen besonderen Kanal für kurzlebige Botschaften, die entsprechend nach einiger Zeit auch wieder verschwinden. Damit unterscheidet er sich vom „LR Newsfeed“, der für alle dauerhaften Neuigkeiten auf der Startseite des Intranets genutzt wird.

Gezielte Differenzierung zwischen nationaler und internationaler Kommunikation

Das Übersetzungs-Feature des Microsoft SharePoints eröffnet die Möglichkeit, das Intranet mehrsprachig aufzusetzen. Manche Informationen in der LR Organisation sind für internationale KollegInnen von Bedeutung, manche allerdings ausschließlich für den deutschen Teil des  Unternehmens. Über das sogenannte Audience Targeting kann der Zugang zu Informationen gruppenspezifisch reglementiert werden. Das kann News betreffen, aber auch Veranstaltungshinweise, Links und andere Informationen. So erhält jede Personengruppe Zugriff auf jene Informationen, die für sie relevant sind.

Mit agilen Schritten zum SharePoint Aufbau

Die Planung und Implementierung der Collaboration Software SharePoint ist seit vielen Jahren eine Standard-Dienstleistung der noventum consulting. Die Projektplanung nach agilen Grundsätzen hat sich dabei als besonders kundenorientierte Vorgehensweise etabliert. Das noventum Vorgehensmodell „Agiles Arbeiten“ setzt den Rahmen für den iterativen Entwicklungsprozess und erlaubt es, von Beginn an die Ideen und Wünsche verschiedener Abteilungen umzusetzen. Diese wurden auch bei LR Health & Beauty in einem initialen Überblicksworkshop mit dem interdisziplinären Projektteam definiert. Innerhalb dieses Workshops wurde allen Beteiligten die agile Arbeitsweise näher gebracht und das damit verbundene Vorgehen besprochen.

Die Werkzeuge agiler Projektarbeit sollten sodann auch im Intranet-Projekt der Health & Beauty genutzt werden. Der Aufbau eines Backlogs und die damit verbundene Formulierung von User Stories halfen, die Anforderungen zunächst genau zu beschreiben. Gemeinsam wurde der Aufwand für die einzelnen Umsetzungsschritte geschätzt. So stand am Ende der gemeinsamen Planung zugleich eine erste Budgetplanung. Regelmäßige Abstimmungen und den Zyklus abschließende Reviews mit der Aufnahme neuer Anforderungen (zunächst für den Backlog) gaben dem Projekt Verbindlichkeit und Dynamik. Die noventum-Beraterin Dina Sibai moderierte alle agilen Events und achtete dabei auch auf die Einhaltung aller agilen Regeln. So wurde das Projekt zielgerichtet vorangetrieben und gleichzeitig konnten alle Beteiligten lernen, agil zu arbeiten.

Die LR Health & Beauty Projektbeteiligten hatten von Beginn an ein großes Interesse und Spaß daran, das agile Vorgehen zu erlernen und aktiv anzuwenden. noventum Beraterin Dina Sibai macht immer wieder die Erfahrung, dass auch Agilitäts-unerfahrene Kunden gerade in SharePoint-Projekten schnell den Wert dieser Managementmethode erkennen und zu schätzen lernen. „Entgegen weit verbreiteten Vorurteilen zeichnet sich Agilität durch ein sehr hohes Maß an Verbindlichkeit aus. Die Teams verständigen sich auf Aufgaben, die auch zu schaffen sind und kommunizieren regelmäßig den Fortlauf der Arbeit und die Qualität der Ergebnisse. Das schafft Sicherheit und motiviert zu großer Offenheit.“