Wann können endlich wieder große Business Veranstaltungen stattfinden?

Corona und die unsichere Entwicklung von Impfung und Pandemie erschweren schon im zweiten Jahr Veranstaltern das Geschäft. Soll man analoge Events planen? Sind digitale Events weiter die zwingende Alternative? Sind hybride Formate das Modell der Zukunft? Im Auftrag eines großen Kunden, der in der Vergangenheit jährlich einen großen mehrtägigen Kongress für seine Branche veranstaltete, entwickelte noventum Geschäftsführer Uwe Rotermund verschiedene Szenarien zur Entscheidungshilfe. In 20 Projektionen untersuchte er kritisch fünf Haupt-Einflussfaktoren und interviewte ausführlich Experten zum Thema. Das Ergebnis: Das aus Sicht aller Befragten wahrscheinlichste Szenario ist eine schrittweise Annäherung an analoge Formate in der zweiten Jahreshälfte unter Anwendung aufeinander abgestimmter Vorsichtsmaßnahmen. Seine Empfehlung: Im „New Normal“ bieten hybride Planungsansätze die größte Sicherheit.

Seriöse Perspektiven oder der Blick in die Kugel

Kann man seriös heute darüber Prognosen abgeben, wie im Herbst größere Events stattfinden werden? Das ist unter den Vorzeichen einer weltweiten Pandemie methodisch sehr fraglich. Uwe Rotermund hat sich schon in der Vergangenheit viel mit Zukunftsfragen befasst und nun in einem 30-Seiten Paper die aktuellen Einflussfaktoren der Corona-Situation für Veranstalter von Großveranstaltungen zusammengefasst. „Innovationsplanung ist immer schon Zukunftsplanung gewesen und wir haben für Kunden und unser eigenes Unternehmen diesen Blick in die Zukunft früh systematisiert. Die Zusammenarbeit mit Matthias Horx und seinem Zukunftsinstitut ist für mich persönlich schon früh ein prägender Impuls gewesen,“ so Uwe Rotermund. „Natürlich sind wir alle keine Propheten. Wir können beim Blick in die Zukunft aber mit den richtigen Fragen schon eine Menge Orientierung schaffen.“

Mit Szenarioanalysen kann man nicht die Zukunft voraussagen, aber man kann sich besser auf mögliche Zukünfte vorbereiten

Ob im Herbst 2021 Präsenzveranstaltungen durchgeführt werden können, ist mit letzter Sicherheit nicht absehbar. Größere Veranstaltungen müssen aber oft schon heute geplant und vorbereitet werden. Referenten müssen gebucht und Budgets eingeplant werden. Eine systematische Sicht auf die Einflussfaktoren hilft, die Planung auf solidere Füße zu stellen.

Zur Verbesserung der Entscheidungsgrundlage bediente sich Uwe Rotermund methodisch der Szenarioanalyse. In Gesprächen mit Experten und weiteren gut informierten Personen aus Wissenschaft, Politik, Wirtschaft und Gesellschaft sowie einer Online Befragung mit 30 dieser Personen erstellte er insgesamt 20 Projektionen für die Situation im November 2021. Diese Projektionen ergaben sich aus jeweils 4 alternativen Zukünften in 5 Themengebieten. Die Themengebiete beinhalten relevante externen Schlüsselfaktoren der Pandemie, die von Veranstaltern nicht direkt zu beeinflussen sind.

• Infektionsentwicklung
• Impffortschritt
• Rechtlicher Rahmen
• Kundenbedürfnisse
• Kosten

Die Kombination aus Themengebieten und vorstellbaren Projektionen ergaben zusammengenommen eine Vielzahl von Szenarien für die Planung künftiger Veranstaltungen.

„Bei der Analyse der Einflussfaktoren und der Entwicklung von Projektionen durchleuchtet man systematisch viele mögliche und denkbare Zukünfte. Damit kann man zwar noch nicht die Zukunft vorhersagen, aber man ist auf vieles vorbereitet und erhöht damit die Chance, situativ günstigere Entscheidungen zu treffen,“ stellt Uwe Rotermund abschließend fest. Vom „Best Case“ einer bewältigten Pandemie bis zum „Worst Case“ fortdauernder Einschränkungen wurden alle Optionen berücksichtigt. Ob Veranstaltungen als analoge, digitale oder hybride Formate durchgeführt werden, d.h. in welches Szenario investiert werden sollte, müssen die Veranstalter am Ende selbst entscheiden. Die Szenarioanalyse gibt dazu eine Entscheidungshilfe, jedoch ohne eine eindeutige Empfehlung aussprechen zu können.

Szenarioanalyse als Download

Die Szenarioanalyse „Chancen auf Durchführung einer großen Kundenveranstaltung im November 2021“ können Interessenten hier kostenfrei downloaden.

Digitale und hybride Events geben Planungssicherheit

Nicht erst seit der Corona-Pandemie sind die IT-Berater von noventum für viele Kunden der Befähiger für digitale und hybride Eventformate. Von geschlossenen Veranstaltungen bis zum IT-Strategiekongress für mehr als 500 Teilnehmende haben die noventum-Berater das technische Konzept geliefert und die erfolgreiche Eventdurchführung unterstützt. Die ständig wachsenden technischen Möglichkeiten der Microsoft 365 Collaboration Tools erleichtern vielen den nächsten Schritt in der digitalen Kommunikation mit ihren Kunden.