Zukunftsfähige Kommunikation bei HEWI: Von Lotus Notes zu Microsoft 365

Der Kunde HEWI: Design, Funktionalität und Verantwortung

Die HEWI Heinrich Wilke GmbH mit Hauptsitz in Bad Arolsen steht seit ihrer Gründung im Jahr 1929 für qualitativ hochwertige und funktional durchdachte Produktlösungen. Mit über 500 Mitarbeitenden ist das Unternehmen heute international aktiv und gilt als Spezialist für designorientierte Sanitärlösungen, barrierefreie Produkte und hochwertige Beschlagtechnik. Als wachstumsorientiertes Industrieunternehmen setzt HEWI auf eine stabile, sichere und zukunftsfähige IT-Infrastruktur als Rückgrat moderner Zusammenarbeit und effizienter Geschäftsprozesse.

Ausgangslage: Heterogene Systemlandschaft mit Handlungsbedarf

Zum Projektbeginn war Lotus Notes die zentrale Plattform für interne Kommunikation und Workflows. Ergänzend waren Microsoft Teams (eingeführt während der Corona-Pandemie für ortsunabhängige Zusammenarbeit) sowie das Active Directory im Einsatz.  Diese technologisch uneinheitliche IT-Landschaft führte jedoch zunehmend zu Einschränkungen: fehlende Systemintegration, hoher Pflegeaufwand, manuelle Workarounds und unweigerlich zu einer sinkenden Nutzerzufriedenheit. Der Wunsch nach Veränderung war groß und gleichzeitig sollte der anstehende Systemwechsel mit hoher Planungssicherheit erfolgen. Der Bedarf nach einem strukturierten, risikominimierten Transformationsansatz war deutlich.

Auf Basis mehrerer erfolgreich abgeschlossener Teilprojekte, unter anderem im Bereich Microsoft Teams Governance und IT-Security, hatte sich zwischen HEWI und noventum consulting bereits eine gute Vertrauensbasis entwickelt. Darauf aufbauend wurde der Migrationsprozess hin zu Microsoft 365 initiiert.

Das Projekt begann mit einer fundierten IST-Analyse sowie gemeinsamen Workshops zur Zieldefinition. Die daraus gewonnenen Erkenntnisse mündeten in ein umfassendes Pflichtenheft, das alle relevanten technischen, organisatorischen und sicherheitsrelevanten Aspekte detailliert dokumentierte. Von Lizenzanforderungen über Archivierungsrichtlinien bis hin zu Verschlüsselungskonzepten wurden sämtliche Migrationsvoraussetzungen systematisch erfasst. Der gewählte modulare Projektansatz erlaubte eine schrittweise und nachvollziehbare Umsetzung, die sowohl technologische Abhängigkeiten als auch unternehmensspezifische Anforderungen berücksichtigte. Technische Kernmaßnahmen umfassten unter anderem:

• Aufbau einer hybriden Exchange-Infrastruktur
• Optimierung des AAD-Connects (heute Microsoft Entra Connect)
• Absicherung des Microsoft 365-Tenants
• Migration verschlüsselter Lotus Notes-Mails unter Berücksichtigung von Zugriffsschutz (Private Flag)
• Umstellung auf Archiv-Mailboxen für ältere Inhalte
• Migration sämtlicher Termine, Kontakte, Aufgaben und Gruppenpostfächer
• Aufbau eines modernen SharePoint-basierten Intranets
• Integration eines individuellen eLearning-Bereichs
• Durchführung zielgruppenspezifischer Schulungsmaßnahmen
• Neugestaltung unternehmensspezifischer Workflows mithilfe von Power Automate
• Implementierung von Microsoft Intune
• Regelmäßige Security Reviews der Microsoft 365-Umgebung
• Und aktuell eine Machbarkeitsanalyse für Azure AI Search

Change Management: Akzeptanz schaffen, Wandel begleiten

Ein tiefgreifender Systemwechsel wie die Ablösung von Lotus Notes betrifft nicht nur IT-Strukturen, sondern insbesondere auch die Mitarbeitenden. Viele Beschäftigte waren über Jahre hinweg mit dem bisherigen System vertraut, sodass die technische Migration zwingend von einem intensiven Change- und Schulungsprozess begleitet werden musste. noventum setzte daher auf eine Kombination aus strukturierter Projektleitung, zielgerichteter Kommunikation und individueller Nutzerbegleitung. Neben klassischen Schulungsformaten kamen auch eigens entwickelte eLearning-Inhalte zum Einsatz. Besonderes Augenmerk galt der Sensibilisierung älterer Nutzergruppen sowie der Abbildung individueller Anwendungsfälle innerhalb der neuen Microsoft-Umgebung. Auch die enge Koordination mit weiteren Projektbeteiligten wie der Proact Deutschland GmbH und Stanoc trug dazu bei, dass technische Umsetzung und kultureller Wandel Hand in Hand gingen. Das Projektteam agierte dabei als verlässlicher, empathischer Sparringspartner auf Augenhöhe.

Ergebnisse: Modernisierung mit nachhaltiger Wirkung

HEWI arbeitet heute vollständig auf Basis von Microsoft 365. Die Kommunikations- und Prozesslandschaft ist integriert, anwenderfreundlich und zukunftssicher. Der Wechsel zu Exchange Online hat nicht nur den administrativen Aufwand reduziert, sondern auch die Zusammenarbeit im Unternehmen nachhaltig verbessert.

Die Migration wurde im vorgesehenen Zeitrahmen realisiert und das unterhalb des geplanten Budgets. Der Projekterfolg spiegelt sich auch in der fortlaufenden Zusammenarbeit wider: Mit der Implementierung von Microsoft Intune sowie internationalen Rollouts (u. a. in Frankreich und Großbritannien) geht die Digitalisierung bei HEWI konsequent weiter. Als Zeichen der besonderen Wertschätzung wurde noventum zudem von HEWI als offizieller Referenzpartner gegenüber Microsoft benannt.

Fazit: Erfolgreiche Migration als Baustein der digitalen Transformation

Mit dem Wechsel von Lotus Notes zu Microsoft 365 hat HEWI nicht nur eine technologische Zäsur gemeistert, sondern einen wichtigen Schritt in Richtung einer zukunftsfähigen, agilen Unternehmens-IT vollzogen. Das Projekt steht exemplarisch für die Verbindung von strukturiertem Vorgehen, vertrauensvoller Zusammenarbeit und technischer Exzellenz.