Microsoft TEAMS –
Arbeiten aus dem Home-Office

Millionen Menschen arbeiten seit einigen Tagen im Home-Office und viele von ihnen müssen ihre Arbeit und Kommunikation völlig neu strukturieren.

Mit der O365 App TEAMS bietet Microsoft die wichtigsten Funktionen für ein effektives und abgestimmtes Arbeiten von Teams, die gestern noch in einem Büro oder Tür an Tür zusammengearbeitet haben.

  • Chatfunktion
  • Besprechungen an beliebigen Orten
  • Flexibel telefonieren – auch im Team
  • Nahtlos im Team arbeiten

noventum ist O365- und Teams-Experte und hilft Unternehmen, schnell eine perfekte Home-Office Lösung für alle Mitarbeiter zu installieren, die von zuhause der Coronakrise trotzen wollen.





Was kann Teams? [eine Auswahl]

Gemeinsames Arbeiten an Dokumenten

Mit dem sogenannten Co-Authoring können mehrere Personen gleichzeitig an einem Dokument arbeiten und sehen wer gerade an welcher Stelle des Dokumentes arbeitet.

Call, Live Events und Besprechungen (Terminplanung)

Kollegen können 1:1 Anrufe tätigen, Workshops als Besprechung oder Mitarbeiterversammlungen als Live-Ereignis planen und durchführen, um verschiedenen Anforderungen gerecht zu werden.

Aufzeichnen von Events (Zuschneiden in Stream)

Jede Form von Anruf in MS Teams kann aufgezeichnet werden und wird in MS Stream für den Aufzeichnenden bereitgestellt.

Organisation in Teams und Kanälen

Es kann z.B. ein Team „Marketing“ für die Abteilung angelegt werden und ein Kanal „nc360“ geben, um einen bestimmten Personenkreis aus einer Abteilung abzubilden. Oder auch ein Projekt, das aus Teilprojekten besteht.

Einfügen von Elementen (Whiteboard, Planner, OneNote, Stream)

Teil von MS Teams ist auch die Erweiterbarkeit der Kanäle durch Tools, die gleich mitgeliefert werden. Eine Auswahl wäre z.B. ein Whitboard als digitale Tafel, Planner als Planungs Board für die Team Aufgaben oder auch Stream als eine Art internes Youtube des Unternehmens.

Benachrichtigungseinstellungen

Um fokussiert arbeiten zu können oder auch Präsentationen ohne Störungen vortragen zu können, gibt es für alle Geräte Einstellungen für das Verhalten der Benachrichtigungen.

Status setzen und Statusmeldung

Die Status geben die Möglichkeit kenntlich zu machen, ob jemand erreichbar ist oder nicht und ggf. sogar warum.

@ Erwähnung von Personen und Teams

Durch die Erwähnung eines Kanal-Namens oder den Namen einer Person werden die entsprechenden Mitarbeitenden benachrichtigt oder alle, die zu dem Kanal gehören. 

E-Mail an einen Kanal oder aus einem Kanal

Mit entsprechenden Einstellungen können E-Mails aus Outlook an einen Kanal in Teams weitergeleitet werden. Eine Nachricht in Teams kann auch über Outlook via E-Mail weitergeleitet werden.




Was müssen Unternehmen beachten?

Homeoffice ist selbstorganisierte Arbeit

Tägliche Routinen – Verteilung von Arbeit / Absprachen / Nachfragen / Feedback / Meetings sind vertraut und ihr Funktionieren basiert auf Erfahrung und direkter Kommunikation. Diese bewährte Alltagsroutine technisch abzubilden und dabei nicht die Übersicht zu verlieren, ist anspruchsvoll und jedes Unternehmen steht hier vor ganz eigenen Herausforderungen.

Neue Rollen bei der Arbeit in TEAMS

Spezialisten und Vorgesetzte haben für die Arbeit besondere Aufgaben, die digital anders wahrgenommen werden müssen als analog. Jede/r für sich und alle gemeinsam müssen für Führung und Linientätigkeit Vorgehensweisen einüben, um die Prozesse am Laufen zu halten und die Erwartungen der Kollegen zu erfüllen. Kommunikation bekommt eine besondere Bedeutung und das Wechselspiel von Botschaft und Resonanz braucht neue Maßstäbe.

Irgendwann ist Feierabend

Home-Office findet oft unter erschwerten Bedingungen statt: zu wenig Platz zuhause, Kinderversorgung „nebenbei“, der Tag hat 24 Stunden und jede/r arbeitet wann er/sie will … Wenn das Arbeiten zuhause nicht in der völligen Überforderung enden soll, müssen Mitarbeitende und Vorgesetzte offen über die individuellen Bedingungen sprechen und mit maximaler Transparenz agieren.

Pläne und Ziele

In der individuellen Unabhängigkeit, die Home-Office in jedem Moment mit sich bringt, liegt auch eine große Gefahr: jede/r überlegt sich, was er/sie schaffen kann und legt los. Das macht am Ende Mitarbeitende und Vorgesetzte unzufrieden, gemeinsame Ziele geraten aus dem Blick und die Ergebnisse werden schwächer. Agile Teamorganisation kann helfen, das gemeinsame Teamergebnis zu erreichen. Ein gemeinsamer Planner schafft Transparenz und Struktur für das ganze Team.




Wie können die noventum-Berater Ihr Unternehmen schnell für die Zusammenarbeit in TEAMS fit machen?

Die grundlegende Einführung von O365 bedarf einiger Vorüberlegungen, zum Beispiel zum Thema Datenschutz, Drittanbietertools, Betriebsrat, Berechtigungen und vor allem Benutzerschulungen. Je nach Unternehmen sind diese Anforderungen sehr unterschiedlich. Bei der Strategie und Umsetzung unterstützen die noventum-Berater Sie sehr gerne.

Das Arbeiten mit TEAMS ist, wenn der Anfang erst einmal gemacht ist, nicht allzu kompliziert. Dennoch sind einführende Schulungen eine wichtige Unterstützung bei der Einführung dieser neuen und vielseitigen Software. Nutzer wollen die Sicherheit haben, auf dem richtigen Weg zu sein und auf die Akzeptanz der Software kommt es entscheidend an.

Workshop Technische Voraussetzungen

O365 ist in den meisten Unternehmen Standard und die lizenzrechtlichen und technischen Voraussetzungen für eine umfassende Nutzung sind schnell geschaffen. Mit einem bewährten technischen Check-up klären wir mit Ihnen, was Sie noch tun müssen, um mit Ihren Mitarbeitenden direkt loslegen zu können.

Workshop Kommunikation

Dezentrale Teamarbeit stellt an alle Beteiligten große Herausforderungen. Wie sollen Teams strukturiert werden? Wie funktioniert Koordination von Teamarbeit? Wie können große Events wie bspw. Mitarbeiterversammlungen durchgeführt werden? Wie gelingt es, das soziale Miteinander weiterhin zu pflegen? Wie können Mitarbeiter ihre Work-Life-Balance bewahren, die 24 Stunden am Tag zu Hause/im Home-Office sind? Wie können die Methoden des „Agilen Arbeitens“ im dezentralen TEAM effektiv genutzt werden?

Worshop Arbeiten mit TEAMS

O365 im Allgemeinen und TEAMS im Besonderen bieten unzählige Features, die den unvorbereiteten User schnell überfordern. Wenn alles geht und alle herumprobieren, geht am Ende nichts und die Enttäuschung ist groß. Schulen Sie Ihre Mitarbeitenden systematisch und Schritt für Schritt. Nehmen Sie Ihre wichtigsten Funktionen zuerst in Angriff, qualifizieren Sie „Power User“, damit keine Rückfrage offen bleibt.

Personelle Unterstützung für Ihre TEAMS-Einführung

Nur wenige Unternehmen werden im Umgang mit O365 und/oder TEAMS gar keine Vorerfahrungen haben. Wenn Sie aber auf Nummer sicher gehen wollen und nicht ein Experiment, sondern eine strukturierte Einführung von TEAMS für Ihre Mitarbeitenden im Home-Office bevorzugen, engagieren Sie einen noventum TEAMS – Experten und lassen Sie sich für die Einführungsphase begleiten.




Sehen Sie sich auch unser Webinar zum Thema "Ein Tag in Microsoft Teams" an.



Ansprechpartner & weiterführende Links