IT Cost Reduction

// Cloud Computing, IT Cost Reduction, SAP-Prozesse &-Systeme

Die Daueraufgabe des Managements

 

Bedingt durch Schwankungen in der Wirtschaft oder Veränderungen im finanziellen Ergebnis der Unternehmen unterliegen die Ausgaben für die IT wellenförmigen Veränderungen. Kurzfristig zurückgehaltene Maßnahmen und daraus resultierende Kosteneinsparungen egalisieren sich in den nächsten Quartalen. Es werden wieder erhöhte Investitionen vorgenommen, um dann die nächste Einsparungsrunde einzuläuten.

Kosten in der IT zu reduzieren, unterscheidet sich im Allgemeinen nicht von den Kostenreduzierungsanforderungen anderer Abteilungen. Nur die Zusammenhänge der Systeme und die Abhängigkeiten sind in der IT oftmals komplexer und erfordern fachspezifisches Know-how von Betriebswirtschaft und IT. Wenn wir uns die Projekte ansehen, an denen noventum Berater beteiligt sind, so fällt auf, dass in den meisten Fällen Kosteneinsparung ein wichtiges Projektziel ist. Kaum ein Projekt wird ohne ROI-Berechnung angestoßen und Kostenreduzierungen werden vom Management erwartet. Allerdings tritt dieses Ziel in der Formulierung oft hinter die fachlichen Gründe zurück und die Steigerung der IT-Produktivität oder die Steigerung der Qualität steht im Vordergrund.

 

Themen zu IT Cost Reduction in dieser novum

Das Thema Lizenzmanagement weist, wie hier im Heft beschrieben, nicht auf den ersten Blick auf Kostenreduzierung hin. Deutet doch die exakte Feststellung von Lizenzen einer Organisation eher auf einen zusätzlichen Kostenblock durch höhere Lizenzkosten als auf wirkliche Einsparungen hin. Falls aber durch professionelles Lizenzmanagement teure Strafen durch Nachlizensierung verhindert werden, entsteht ein echter Kostenvorteil. Der Dreisprung lautet Compliance-Transparenz-Kosten und impliziert damit den Kostenfaktor. Daher: Compliance kostet Geld, Non-Compliance aber kann Millionen kosten.

Ein Klassiker bei IT Cost Reduction ist und bleibt das Thema Outsourcing. Die Entscheidung, bestimmte Teile der IT auszulagern, birgt in den Berechnungen oftmals enorme Summen an Kostenersparnissen. Ansätze, Ideen und Methoden werden im Artikel „Mit der noventum IT-Outsourcingstrategie alle Kostenaspekte abwägen“ in diesem Heft dargestellt.

 

IT Cost Reduction als Methode

Im Vordergrund der Überlegungen zu Kostenreduzierungen in der IT sollte immer der Gedanke stehen: Warum stoße ich ein Projekt mit diesem Ziel an? Was sind die Auslöser? Welche Aufgabenstellungen sollen mit diesem Projekt gelöst werden?

 

Dabei kommen folgende Ansätze in Frage:

Kurzfristiges Cost Cutting

Am weitesten verbreitet ist der Ansatz, bei gleichbleibender Leistung und Qualität die Kosten zu senken. Und dies wird auch gern kurzfristig eingefordert. Projekte mit dieser Maßgabe sollen maßgebliche Kostentreiber in der IT identifizieren und zu sofortigen Einsparungen verhelfen, die aus Budgetgründen, aufgrund von sinkendem Umsatz oder sonstigen wirtschaftlichen Schwierigkeiten notwendig geworden sind. Beispiele in diesem Rahmen sind Neuverhandlungen von Verträgen mit Providern, Personaleinsparungen oder Optimierung der Hardware-Landschaft. In der Regel werden diese Projekte in bestimmten Zyklen neu aufgesetzt und erzielen immer wieder signifikante Einsparpotenziale.

 

Mittelfristige Effizienzsteigerung

Die Drehung des Kostenansatzes findet in Projekten zur Effizienzsteigerung ihren Ansatz. Das ökonomische Prinzip, bei gegebenem Input (= Kosten) den Output zu maximieren, erfolgt z.B. bei Prozessoptimierungen, bei Automatisierungen, Virtualisierungen und Standardisierungen der IT.

 

Langfristiges Business IT-Alignment

Das Ziel der IT, unabhängig von den vorher genannten Kosteneinsparungspotenzialen, muss jederzeit die Unterstützung der Business-Ziele des Unternehmens sein. Der genaue Abgleich mit diesen Business-Zielen, das Wissen, wohin das Business steuert und die Unterstützung dieser Ziele durch die IT wird durch eine transparente Darstellung des Business-Nutzens ermöglicht. Der Aufbau entsprechender KPIs oder Steuerungsmechanismen unterstützt dabei das IT-Management. Cloud-basierte Technologien oder SaaS bringen neue, innovative Möglichkeiten, flexibel dem Business Kostenreduzierungen anzubieten.

 

Das methodische Vorgehen

Der kurze Abriss über die verschiedenen Ausprägungen von Cost Reduction zeigt, wie wichtig bei jedem Versuch der Kostenreduzierung die genaue Abstimmung der Zielbilder vom Auftraggeber eines Cost Reduction-Projektes mit dem Auftragnehmer oder Projektleiter ist. Wer kurzfristig Gelder einspart, aber die Langfristigkeit und Nachhaltigkeit aus den Augen verliert, hat evtl. die Aufgabe nicht zur Zufriedenheit gelöst.

Deshalb hat noventum eine Vorgehensweise entwickelt, die durch standardisiertes Vorgehen (Fragenkataloge, Workshops) schnell die wichtigsten Ansätze ermittelt. Über diese Analyse wird dann der Scope des Projektes festgelegt und der Phasenplan definiert.

In der ersten Phase erfolgt die Analyse und Potenzialermittlung. Die Ziele werden festgelegt, Cost-Szenarien gebildet sowie durch Benchmarking und Analyse der Fertigungstiefe mögliche Potenziale ermittelt. Danach erfolgt in der zweiten Phase die Maßnahmenerstellung mit Berechnung der Business Cases und einer Priorisierung der Maßnahmen. In der dann folgenden Implementierungsphase werden Prozesse und Systeme optimiert und implementiert, während nach erfolgreicher Umstellung in der Abschlussphase geeignete Steuerungsinstrumente zur dauerhaften Überwachung und Kontrolle der Kosten aufgebaut werden.

Doch bei allen Maßnahmen der Kostensenkung: Es bleibt die Herausforderung des IT-Managements, auch unter Kostendruck alle business-kritischen Geschäftsprozesse optimal zu unterstützen.


noventum consulting

Wolfgang Plemper

DIRECTOR

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