Microsoft Teams und Microsoft SharePoint im Wechselspiel: Kollaboration kennt viele Wege

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Kollaborations-Plattformen gibt es viele und diese sind je nach Technikhistorie des Unternehmens von einem der großen Hersteller oder es handelt sich um kleine Spezialanwendungen, die oft sehr individuelle Optionen aufweisen, passend für den jeweiligen Unternehmensalltag. Gemeinsam ist ihnen, dass sie die Zusammenarbeit im Unternehmen gewährleisten sollen oder auch mit entsprechender Schnittstelle in der Kundenkommunikation zum Einsatz kommen. Gemeinsame Datennutzung, 1:1 Kommunikation, 1:n Kommunikation oder auch die Abbildung von ganzen Prozessen oder Prozessketten – Kollaboration ist ein weiter Begriff und so sind auch die Kollaborationsplattformen sehr vielfältig. Unternehmen, die ihre interne Kommunikation neu aufstellen oder verbessern wollen, können durch die Wahl von Microsoft-Lösungen modular vorgehen.

Teams und SharePoint können sich ergänzen, nicht ersetzen

Vornehmstes Ziel von Microsoft Teams ist es, die Gruppenzusammenarbeit zu unterstützen und zu optimieren. Die Nutzung von Teams ist besonders dann von Vorteil, wenn Mitarbeiter gemeinsam in Projekten oder Gruppen zusammenarbeiten.  Es handelt sich bei Microsoft Teams um eine webbasierte Plattform.
Es können darin sogenannte Teamräume erstellt werden, die wie ein virtuelles Büro fungieren, welches mit Büroutensilien ausgestattet werden kann. Beispielsweise mit einem virtuellen Dokumentenschrank, einem Whiteboard, einem Aufgabenboard und vielem mehr.  
An Dokumenten in einem Teamraum kann zudem zeitgleich gearbeitet werden, sodass ein gemeinsames Arbeiten auch in getrennten Büros stattfinden kann. Weiterhin besteht die Möglichkeit mit Kollegen zu chatten, ein 1:1 Telefonat zu führen oder auch ganze Konferenzen abzuhalten. In einem Microsoft Teams Telefonat kann einer der Beteiligten darüber hinaus seine Präsentation oder seinen Bildschirm teilen und dadurch andere an seiner Arbeit teilhaben lassen.  

Der SharePoint stellt ebenfalls einen webbasierten Arbeitsplatz zur Verfügung, innerhalb dessen Benutzer Dokumente hochladen, mit anderen Personen teilen und gemeinsam daran arbeiten können. Er ist allerdings weniger dynamisch als Microsoft Teams. Häufig wird der SharePoint als Intranet eines Unternehmens eingesetzt. Dort dient er als zentraler Ort für das Auffinden von Unternehmensinformationen, die mit „modern Sites“ optisch ansprechend aufbereitet werden können.  Allerdings eignet sich der SharePoint darüber hinaus auch gut zur Automatisierung von Geschäftsprozessen. So kann beispielsweise ein Qualitätsmanagement-Prozess, der automatisiert Aufgaben an die zuständigen Personen oder Gruppen verschickt oder Genehmigungsstufen nutzt, bevor Dokumente für alle Mitarbeiter veröffentlicht werden, abgebildet werden.

Die folgende Übersicht stellt grob die wesentlichen Unterschiede vor:

 

  • Agile Zusammenarbeit in Gruppen & Projekten

  • Direkte Kommunikation

  • Unterhaltungen & Chats

  • Telefonkonferenzen und Teilen von Bildschirmen

  • Nur Online nutzbar
  • Zusammenarbeit unternehmensweit

  • indirekte Kommunikation

  • Informationen "konsumieren"

  • Geschäftsprozesse automatisieren
  • Online oder OnPremises

 

Verknüpfung von Teams und SharePoint

Microsoft Teams und SharePoint können parallel zueinander oder auch getrennt voneinander genutzt werden.  Einfach formuliert liegt unter der Teams Oberfläche und unter der SharePoint Online Oberfläche eine SharePoint Datenbank. SharePoint Online bildet damit das Fundament für Microsoft Teams. Für jedes Team, das in Microsoft Teams erstellt wird, wird auch eine Teamwebsite in Microsoft SharePoint Online erstellt. Jeder Kanal eines Teams erzeugt automatisch einen Ordner in der Dokumentenbibliothek der Teamwebsite, in dem die im Kanal genutzten Dateien abgelegt werden.  Beide Programme verfügen lediglich über eine andere Anzeigeschicht.  Zudem unterscheidet sich die Verwendung von Teams und SharePoint in wesentlichen Grundzügen.

(Lesen Sie hierzu auch: Artikel Teams, Artikel SharePoint)

Das beste Ergebnis lässt sich erzielen, indem man beide Produkte in Verbindung miteinander nutzt. So erhält zum Beispiel die Fachgruppe „Arbeitssicherheit“ zum einen ein Team, in dem sie agil und direkt miteinander arbeitet. Zum anderen können Sie eine SharePoint Seite nutzen, über die sie unternehmensweit Informationen veröffentlichen können. Zudem können die Mitarbeiter der „Arbeitssicherheit“ sodann relevante Dokumente wie eine Arbeitsschutzrichtlinie per Workflow digital lenken lassen und nur bereits genehmigte Dokumente veröffentlichen. Auf diese Weise liegt der Belegschaft immer nur die momentan gültige Richtlinie vor.

noventum consulting

Dina Sibai

Consultant

noventum consulting

Andre Thiemann

 

 

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