Changemanagement für technische Paradigmenwechsel

Wie bei einer Microsoft Office 365 Einführung ein Changemanagement Bootcamp hilft, die Menschen hinter dem Projektziel zu versammeln

// Digitalisierung, IT-Technologie Beratung, Unternehmenskultur

Große technische Neuerungen können ein Unternehmen ordentlich durcheinanderwirbeln. Wenn bisher „alles gut funktioniert hat“, erleben Mitarbeiter erfolgsverwöhnter Unternehmen die Einführung beispielsweise von Office 365 als Kollaborationsplattform oft wie einen Generalangriff auf „ihre“ Arbeitswelt. Der Rollout einer solchen Neuerung erfordert mehr als das übliche Projektmanagement, ist doch die konkrete Arbeit aller Mitarbeitenden betroffen. Manager und Projektbeteiligte sollten in einem breit angelegten Changemanagement Workshop die Weichen auf Kommunikation und Gemeinsamkeit stellen bevor die technische und kulturelle Veränderung beginnt.

Veränderungen müssen in ihrer Tragweite erkannt werden

In manchen Branchen hat die Digitalisierung der vergangenen Jahrzehnte sehr eigenständige und mächtige Strukturen erzeugt. Technische Neuerungen, die in Jahrzehnten eintrainierte Gewohnheiten stören, Funktions- und Erfolgsparameter neu definieren und von allen Beteiligten Engagement, Fleiß und Teamgeist abverlangen, werden dann zu mehr als technischen Herausforderungen. Die Einführung von Microsoft O365 als Kommunikationsplattform ist für manche Unternehmen eine solche Herausforderung. Und trotzdem kann eine technische Neuerung notwendig sein. So sind beispielsweise im Versicherungswesen zumeist komplexe Eigenanwendungen in Benutzung, die wie geschlossene Systeme in der Vergangenheit alle Prozesse bedient haben. Wollen Unternehmen dieser Art nun die zukunftsweisenden O365 Collaboration Features von Microsoft für die künftige digitale Zusammenarbeit nutzen, sind Widerspruch und Widerstand vorprogrammiert. Je mehr Menschen davon betroffen sind und je unterschiedlicher ihre Ausgangssituation ist, desto anspruchsvoller ist der notwendige Veränderungsprozess. Die Entscheider und Manager eines solchen Veränderungsprozesses tun gut daran, diese Tragweite zu sehen und sich für ihre Aufgabe gut vorzubereiten.

Ein kompaktes Changemanagement Bootcamp für Entscheider und Projektteam sensibilisiert für die Tragweite des Change-Prozesses und gibt den Verantwortlichen das Rüstzeug für einen erfolgreichen Wandel. Gemeinsam gestalten sie einen motivierenden und wirksamen Rahmen für die unternehmensweite Veränderung hin zur digitalen Kollaboration.

Microsoft O365 Suite verändert die Kommunikationsstruktur der Unternehmen

Warum sollten Unternehmen ihre angestammte technische Umgebung verlassen oder öffnen und durch neue Elemente die Unternehmenskommunikation beeinflussen lassen? Eine O365-Nutzung kann beispielsweise flexiblere Arbeitsformen und selbstorganisierte Arbeitsgestaltung als Antwort auf immer komplexere Herausforderungen bieten. Auch die Versicherungsbranche sieht sich zunehmendem Kostendruck und internationaler Konkurrenz ausgesetzt und die Überzeugung greift um sich, dass auch dieser Wirtschaftssektor aktive Veränderungen angehen muss.

Ein verändertes Rollenverständnis der IT-Abteilungen kann diesen Schritt ebenfalls motivieren: diese wollen nicht mehr nur den „Dampfer am Laufen halten“, sie wollen (und sollen) für individuelle Anforderungen aus den Fachabteilungen als Ideengeber und Ermöglicher aktiv werden. Und das ist mit den technischen Abhängigkeiten einer komplexen technischen Eigenwelt oft nicht ohne erheblichen Aufwand möglich, wird also gerne vermieden. Die dynamischen Möglichkeiten der O365-Anwendungen können ein Weg sein, wecken Begehrlichkeiten und sind manchmal systemsprengend.

Spätestens durch den Stresstest Corona wurde deutlich, dass Unternehmen die Befähigung zu virtuellen Meetings, professionellen Videokonferenzen und digitaler Zusammenarbeit im Jahr 2020 einfach beherrschen sollten. Eine vertrauensvolle, offene, analoge Kooperation findet dabei ihre Fortsetzung in der digitalen Kollaboration. Das bloße Vorhandensein der Microsoft Office 365 Tools wie Sharepoint, OneDrive, Teams und Planner allein reicht dafür meist nicht aus.

Changemanagement im Intensivworkshop vorbereiten – ein Szenario

Die Change Berater von noventum haben für diese anspruchsvolle Situation ein Workshopformat entwickelt und erprobt. In einem mehrmals halbtägigen Changemanagement Seminar bereiten sich Entscheider und Projektverantwortliche auf den Wandel vor. Ziel der intensiven Arbeit in den Workshops mit den Beteiligten ist

  • Die Befähigung aller Teilnehmenden zur erfolgreichen Gestaltung von Veränderungsprojekten.
  • Die effiziente Ideengenerierung mit dem gesamten Team.
  • Die Fokussierung auf die wirksamsten Handlungsschritte im Change.
  • Das Zusammenwachsen des Projektteams und das Commitment auf eine erfolgreiche Projektarbeit.
  • Ein abteilungsübergreifender Teamspirit für das Projekt („vom IHR zum WIR“).

Der Basisworkshop („Bootcamp“) Changemanagement öffnet den Blick auf Grundstruktur, Analyseverfahren und Maßnahmenplanung im Changemanagement. Change-Prozesse folgen generell einer ähnlichen Dramaturgie und mit echten Best Practice Beispielen aus dem IT Umfeld ist schnell ein Abgleich mit den Gegebenheiten des eigenen Unternehmens gefunden. Die dringlichsten Handlungsschritte können in einem ersten Wurf konzipiert werden.

Im Vertiefungsworkshop („Deep Dive“) Changemanagement für das Projektteam stehen Grundlagen der Kommunikation auf der Agenda und konkrete Fragen aus dem Projekt kommen zur Sprache.

Der Harmonisierungsworkshop „Zusammenwirken“ bringt die Keyplayer und Stakeholder des Change Projektes an einen Tisch. Zielbild, Motivation, Zusammenarbeit und Erfolgsfaktoren für das konkrete Projekt werden einvernehmlich erarbeitet.

"noventum consulting steht mit seiner 24jährigen Arbeit als IT-Management Beratung und Microsoft Partner für authentische Exzellenz im Zusammendenken von Mensch und Digitalisierung. Mehrfach als Nummer 1 in Deutschland im GPTW® -Wettbewerb ausgezeichnet, kommen bei uns technisches und psychologisches Know-how aus einer Hand. Unser Slogan MENSCHEN PROJEKTE QUALITÄT bringt das auf den Punkt."

Uwe Rotermund
Geschäftsführer

Aus ADKAR® wird „Dr.WaWiKS“ - Changemanagement nach bewährten Prinzipien

Das Management von Veränderungen in Wirtschaft und Gesellschaft ist seit vielen Jahrzehnten Gegenstand wissenschaftlicher und empirischer Untersuchungen und entsprechender Umsetzungskonzepte. Die ADKAR® Methode des ProSci® Institutes wird in den USA und Europa von Experten in vielen Großorganisationen für die strukturierte Veränderungsgestaltung genutzt und weiterentwickelt. Die Changemanagement Berater von noventum haben das auch getan und mit dem Modell „Dr.WaWiKS“ eine verständliche und umfassende Methode gefunden, Teams auf große Veränderungen einzustimmen. Im Mittelpunkt der Arbeit stehen bei diesem Modell die Fragen der Kommunikation und der psychologischen Reaktionsmuster von Beteiligten und Betroffenen eines Changes. Vom dringlichen Veränderungswunsch bis zum Widerstand reichen die gängigen Verhaltensmuster betroffener Personen oder Gruppen und es ist die Aufgabe des Changemanagers, damit umzugehen. Ungezählte IT-Projekte sind in der Vergangenheit daran gescheitert, dass sie lediglich als „technische“ Projekte verstanden wurden.

Dem setzt "Dr.WaWiKS"- eine menschenbezogene Sichtweise entgegen. Das "Dr.WaWiKS"-Schema beschreibt folgende Stufen:

  • Erst Dringlichkeitsempfinden und Wandlungswunsch erzeugen,
  • dann Wissen und Können vermitteln,
  • schließlich Ergebnisse Strukturell absichern.
  • Die Mitarbeitenden und Führungskräfte werden systematisch bei der Veränderung unterstützt durch Vorbereitung und Befähigung zum Wandel.
  • Gemeinsam werden wirkungsvolle Pläne für den Umgang mit Widerstand, Multiplikatoren-Allianzen, Training (Vorbereitung der Führungskräfte / Mitarbeitenden) und Coaching (Begleitung der FK/MA) erarbeitet.

Für die an dem Projekt der O365 Einführung beteiligten Manager und Projektmitarbeiter ergeben sich von ihrem gemeinsamen Ansatz her weniger Reibungsverluste, eine zügigere Abwicklung der Einführung ist gewährleistet und ein gemeinsames Bild darauf, wohin die Fahrt gehen soll, trägt den Veränderungsprozess

Stimmen aus der Change-Praxis

noventum hat in diversen Projekten seinen Change-Workshop Ansatz erprobt und kontinuierlich weiterentwickelt.

Eine Managerin aus der Versicherungs-IT bringt es auf den Punkt: „Wir verändern hier nicht nur Technik, wir verändern Kommunikation. Und das setzt voraus, dass wir alle Beteiligten sehen und versuchen, sie mitzunehmen. Durch den Intensiv-Workshop sind wir jetzt sehr gut vorbereitet, haben einen gemeinsamen Blick auf das Projekt und freuen uns auf den Wandel.“

Auch noventum Berater Jan Patrick Helmchen, Wirtschaftspsychologe und Begleiter in Veränderungsprozessen, ist überzeugt von der nachhaltigen Wirkung gemeinsamer Workshops. „Es ist immer erneut bemerkenswert, was für eine Kraft und Dynamik von einem Team ausgeht, das seine Hausarbeiten gemacht hat: Unklarheiten ansprechen, Unsicherheiten zulassen, Wünsche und To Do’s formulieren, sich als Team einschwingen.“

 

 

noventum consulting

Jan Helmchen

Senior Consultant

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