Klinikum Osnabrück setzt für Dokumentenlenkung auf SharePoint Technologie

Anpassungsfähigkeit und verbesserte Integration in die Microsoft dominierte IT-Landschaft gaben den Ausschlag für Softwarewechsel

// Digitale Transformation, IT-Prozesse &-Organisation, IT-Technologie Beratung, SharePoint

Rund 2.500 Mitarbeitende und ca. 100.000 Patienten jährlich sorgen am Klinikum Osnabrück für ein sehr hohes Datenaufkommen. Datenintegrität und -verfügbarkeit sind im Klinikalltag besonders wichtig, ebenso wie kurze Reaktionszeiten auf geänderte Anforderungen an die Dokumentenlenkung. Die bisher genutzte Software konnte das nicht mehr zufriedenstellend leisten und der klinikeigene IT-Dienstleister KosIT (seit Januar 2021 als IT-Abteilung im Klinikum integriert) und das Qualitätsmanagement im Klinikum Osnabrück entschieden, für die Zukunft auf Microsoft SharePoint zu setzen. Besonders die hohe Anpassungsfähigkeit von SharePoint an Prozessänderungen sowie die gute Anbindung an weitere Microsoft-Komponenten der Klinik-IT gaben den Ausschlag für die Wahl der Software. SharePoint-Experten der Münsteraner IT-Managementberatung noventum setzten mit den KosIT-Fachleuten das wichtige Projekt um.

Dokumentenlenkung und -verfügbarkeit sind wichtige Anforderungen an die Klinik-IT

Die IT-Abteilung des Klinikums Osnabrück, die KosIT Services GmbH, ist mit ihren fünf Kernteams Infrastruktur-Team, Application Management, Application Development, User Service und DigitPro das Zentrum der Klinik-IT. Sämtliche Klinikabläufe finden ihren Niederschlag in einer der vielen IT-Anwendungen, womit der interne Dienstleister für das Funktionieren der Klinik von großer Bedeutung ist. Das gilt auch für die Vielzahl an Dokumenten, die im Verlauf einer Patientenaufnahme und -behandlung anfallen und deren Aktualität und Verfügbarkeit ein wesentlicher Bestandteil der digitalen Dienstleistung ist.  

Die für diesen Zweck lange genutzte Spezialsoftware konnte die steigenden Anforderungen des Qualitätsmanagements nicht mehr zufriedenstellend abdecken. Eine entsprechende Evaluierung ergab, dass künftig die Microsoft SharePoint Software Verwendung finden sollte. SharePoint wird mit entsprechender Infrastruktur On-Premises im hauseigenen RZ in der Version 2016 genutzt, auch die entsprechende SQL-Server Infrastruktur wird von KosIT bereitgestellt.

Die Aufgabe der noventum-SharePoint-Berater bestand darin, die Applikation so zu entwickeln, dass sie die vielfältige Dokumentenlenkung im Osnabrücker Klinikum gemäß des gültigen Dokumentenlenkungskonzeptes bewerkstelligen kann und den aktuellen Workflow voll-elektronisch und papierlos abbildet.

SharePoint-Einführung mit System

Für Ingo Mette, IT-Leiter der KosIT, ist die Neueinführung von SharePoint für die Datenlenkung der Osnabrücker Kliniken ein strategisch wichtiger Moment. „Bei einem technologischen Neuanfang besteht immer auch die Chance, Prozesse zu überprüfen und selbst Routineaufgaben neu zu denken und zu konzipieren. Im Zuge der SharePoint-Einführung hat das Qualitätsmanagement genau das getan.“

Zur Anforderungsaufnahme vor Ort wurde mit User Stories gearbeitet. Key-User aus allen Bereichen des Klinikums wurden nach ihrem Nutzerverhalten und ihren Anforderungen an ein künftiges Datenlenkungssystem gefragt. Im Anschluss an diese Sammlung von Anforderungen wurden die User Stories nach Aufwand und Machbarkeit bewertet und nachfolgend gemeinsam mit dem Kunden priorisiert. So entstand das Konzept und wurde die Umsetzung der SharePoint-Einführung geplant. „Das noventum-Vorgehensmodell zur iterativen Einführung von SharePoint-Projekten war für diesen Prozess eine gute Blaupause“, lobt Ingo Mette das systematische Vorgehen der Münsteraner Berater.

Die Digitalisierung des komplexen Dokumentenlenkungsprozesses erfolgte auf Basis von SharePoint Workflows. Innerhalb von Workshops wurden passgenaue Workflows und deren grafische Dokumentation erarbeitet. Die Implementation der Workflows ins System und deren regelmäßige Prüfung durch das QM des Klinikums erfolgten iterativ mittels Prototypen, die stetig weiterentwickelt wurden, bis sie letztendlich zur finalen Lösung geführt haben. Die graphische Oberfläche des SharePoint wurde an das Corporate Design des KOS angepasst, was zu einer Erhöhung der Akzeptanz führte.


Zudem wurde die Implementation des “Plumsail Forms Designer” als Third-Party-Lösung evaluiert und nachfolgend umgesetzt. Dadurch konnten weitere Komfortfunktionen eingebunden werden, die der SharePoint nicht in dem gewünschten Maße bedienen konnte. Unter anderem sollte eine Validitätsprüfung der eingegeben Daten des Users oder eine automatische Befüllung des Gültigkeitsdatums von Dokumenten, gewährleistet werden können.

Beispiele für Dokumentenlenkung im Klinikalltag mit Microsoft SharePoint

Den User Stories folgend und angepasst an die Bedürfnisse der Datenlenkung wurden beispielsweise folgende Funktionen durch den SharePoint abgebildet:

  • Durch den Endbenutzer filterbare und gruppierbare Übersichten der Dokumente
    • „Zeige mir alle Dokumente für den Fachbereich Geriatrie“
    • „Zeige mir alle Dokumente, die in weniger als 60 Tagen ablaufen“
  • Automatisierte Zielgruppenadressierte Darstellung von Dokumenten
    • „Dieses Dokument ist wichtig für die Fachbereiche x und y“
    • „Dieses Dokument ist wichtig für die Berufsgruppe Pfleger/in“
    • Beispiel: Die Neurochirurgin N.N. erhält automatisch die für sie wichtigsten Dokumente angezeigt
  • Wiedervorlageprozess nach 90, 60 und 30 Tagen vor Ablauf des Dokuments mit E-Mail-Erinnerung an einzelne Personen wie z. B. den Autor oder an ganze Gruppen
  • Systemgestützter Freigabeprozess von Dokumenten vom Entwurfsstatus bis hin zur Veröffentlichung eines Dokuments
    • mit der Möglichkeit Personen, die als “Freigeber” fungieren sollen, mittels Nutzung von Metadaten individuell einzutragen
  • Steuerbare Sichtbarkeit von Dokumenten
    • Nur veröffentlichte Dokumente sind für alle Mitarbeiter sichtbar
    • Nicht mehr relevante Dokumente können deaktiviert werden, sodass sie für Endanwender nicht mehr sichtbar sind
  • Aufgabenplanung innerhalb des Systems
    • Durch das System verteilte Aufgaben, wie z. B. die Freigabe eines Dokuments werden den Verantwortlichen übersichtlich dargestellt
  • Performante und intuitive Suche über alle Metadaten und Inhalte eines Dokuments

Datenmigration und Systemwechsel erfordern komplexe Migrationslogik

Die Ablösung der vorher genutzten Spezialsoftware konfrontierte das SharePoint-Team mit einigen herausfordernden Hürden. Aufgrund rudimentärer Dokumentation erschlossen sich die Entwickler die vorhandene Datenbank mittels Reverse Engineering. Um die Daten in den SharePoint zu überführen, wurden komplexe Migrationslogiken entwickelt, welche es ermöglichten, die Daten automatisiert und wiederholt zu transportieren. Im Rahmen dessen wurden neue Dokumententemplates entwickelt und bestehende Dokumente dadurch vereinheitlicht.

(siehe auch: noventum Transition & Transformation)

Intranet mit SharePoint aktualisiert

Eine systematische Weiterentwicklung auch des Intranets auf Basis der SharePoint-Funktionalitäten wurde für einen späteren Zeitpunkt angedacht, sollte allerdings in ersten Schritten bei der aktuellen Entwicklung schon berücksichtigt werden. Aktuell wurde mit dem neuen SharePoint ein zeitgemäßes Intranet implementiert, mit dem Speisepläne, Ankündigungen und aushangpflichtige Gesetze zentral veröffentlicht werden können.

Testumgebung für SharePoint-Schulungen

Ein grundlegender Software-Wechsel bedeutet für alle Mitarbeiter eine große Umorientierung und fordert z. T. ausführliche Schulungen, besonders für Nutzer, die das neue System „aktiv“ bedienen, d. h. Daten anlegen und modifizieren sollen. Um die Entwicklung der produktiven Umgebung nicht mit Anfängerfehlern zu belasten, wurde eine zusätzliche und „authentische“ Zusatzumgebung installiert, die als Übungs- und Lehrplattform diente. Diese Instanz wird auch künftig für Ideen zur Weiterentwicklung genutzt.

Aussicht

Nach der erfolgreichen Einführung von Microsoft SharePoint als zentrale Anwendung für die Dokumentenlenkung des Klinikums Osnabrück kann die KosIT auch für zukünftige Anforderungen ihres Kunden die Microsoft Software als technischen Ausgangspunkt nutzen. Die hohen Kosten für Lizenz, Wartung und Support der abgelösten Software entfallen weitgehend. Die Qualitätsmanagement-Abteilung des Klinikums, die für die Dokumentenlenkung führend verantwortlich ist, hat jetzt eine höhere Übersicht über die gelenkten Dokumente und ihren Status. Die systemunterstützte Prozessverwaltung und -aufgabenverteilung hat darüber hinaus den vorherigen hohen manuellen Aufwand abgelöst. Die Nutzung des SharePoint eröffnet nicht zuletzt wegen der reibungslosen Anbindung an weitere Microsoft-Komponenten auch für die Zukunft viele weitere Optionen.



Weitere Informationen

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noventum consulting

Janik Seitzer

Senior Consultant

noventum consulting

Kai Gräwe

Consultant

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