SharePoint-Projekte sind keine Selbstläufer

Die Kommunikations- und Kollaborationsplattform verändert nachhaltig die Zusammenarbeit im Unternehmen

// Digitalisierung, IT-Technologie Beratung

SharePoint-Projekte werden oft im Spiegel ihrer technischen Möglichkeiten konzipiert und aufgesetzt. Die Anregung für solche Projekte wird in vielen Unternehmen in der Technikabteilung erstellt, die das Tool wie jedes andere Softwareprodukt betrachtet und ausrollt. Die Frage nach dem Nutzen wird dabei oft zu spät gestellt. Damit ist über kurz oder lang das Scheitern vorprogrammiert, greift doch die SharePoint-Technologie nachdrücklich in die internen Kommunikations- und Kollaborationsprozesse ein. Das aber bedarf der Unterstützung aller Beteiligten, vor allem der verantwortlichen Manager auf der User-Seite.

 

Kommunikations- und Kollaborationsfunktion des SharePoint

Kommunikation und Zusammenarbeit in Unternehmen sind vor allem für den Wissensaustausch und die Inhalte der Systeme von Bedeutung. Noch immer werden häufig Excellisten und andere Dokumente per Mail rundum verteilt und ein mittleres bis großes Versionierungsdurcheinander ist die Folge. Hier bietet die Kollaborationsfunktion des SharePoint perfekte Lösungsansätze. Versionshistorien, Zugriffshierarchien und andere Merkmale heben die Arbeit im Team auf ein neues Level.

 

SharePoint-Implementierungen müssen aus der User-Perspektive geplant werden

Bei einer SharePoint-Einführung müssen zuerst die wichtigsten Keyplayer des Unternehmens zusammenkommen, um einige Fragen zu beantworten:

  • Wie soll der SharePoint das Unternehmen verbessern?
  • Welche Fachbereiche können von einer SharePoint-Einführung profitieren?
  • Welche Fachbereiche sind daher von Beginn an aktiv am Gesamtprozess zu beteiligen?

Erfahrungsgemäß lohnt es sich, die Fachbereiche Informationen zu ihren Bedürfnissen in Form eines Fragebogens erläutern zu lassen. Aus ihrer jeweiligen Sicht werden Schmerzpunkte und Chancen zusammengetragen, die zusammengenommen die richtige Arbeitsgrundlage für das Produkt bilden.

 

SharePoint On-Premises oder Online?

Ob der künftige Unternehmens-SharePoint im eigenen Rechenzentrum betrieben werden soll oder ob eine Online-Version auf Basis der Office 365-Technologie geeigneter ist, sollten Technik und Fachbereich gemeinsam entscheiden. Hier spielen Fragen nach den Betriebskosten und der Performance ebenso eine Rolle wie Fragen nach Datensicherheit und -integrität. Die nachfolgende Tabelle zeigt beispielhaft auf, welche Vor- und Nachteile sich aus der Nutzung eines SharePoint On-Premises im Vergleich zum SharePoint Online ergeben.

 

SharePoint On-Premises

 

- neue SharePoint-Funktionen erst mit großer Verzögerung oder gar nicht verfügbar

+ erweiterbar durch serverseitige Programmierungen, da administrativer Zugriff auf Server möglich

+ nach eigenen Bedürfnissen skalierbare Infrastruktur

+ höhere Verwaltungs- und Anpassungs-möglichkeiten

- Betriebsaufgaben liegen auf Unternehmensseite

- starres Lizenzmodell (nur nach oben skalierbar), mit Einmalkosten

- Verfügbarkeit des SharePoints hängt von eigener RZ-Architektur ab

- für den Zugriff externer Anwender bedarf es einer aufwendigen Berechtigungsinfrastruktur

SharePoint Online

 

+ Microsoft steckt Entwicklung in O365 (Microsoft verfolgt die Strategie „Online-First“)

+ „Modern Sites“ sind optimiert für Mobile Access

- nicht erweiterbar durch serverseitige Programmierungen, da kein administrativer Zugriff auf Server möglich

- nur eine mandantengetrennte SharePoint- Umgebung (geteilte Infrastruktur)

+ geringerer Verwaltungsaufwand

+ Betrieb erfolgt durch Microsoft

+ Pay-per-Use-Modell (Lizenzen nach Bedarf skalierbar) dafür aber Dauerkosten

+ Verfügbarkeit des SharePoints zugesichert durch MS (99.5 %)

+ Zugriff externer Benutzer über ein Microsoft-Konto im Standard enthalten


Ob die Kosten eines SharePoint On-Premises die eines SharePoint Online übersteigen, kommt auf den Einzelfall an und muss für jedes Unternehmen individuell berechnet werden. So stehen feste Lizenzkosten dem Pay-per-Use-Modell gegenüber. Die durchschnittlichen Initialkosten eines SharePoint-On-Premises-Projekts scheinen zunächst die Kosten eines SharePoint-Online-Projektes zu überschreiten. Allerdings darf nicht außer Acht gelassen werden, dass für den SharePoint Online monatliche und jährliche Dauerkosten pro User berechnet werden.

Ein effizienter Vorteil des SharePoint On-Premises ist es, dass er auf die Unternehmensprozesse und Use-Cases angewendet werden kann, da die Möglichkeit besteht, ihn durch eigene Entwicklungen zu erweitern. Dies funktioniert im SharePoint Online nur eingeschränkt. Um seine Kunden in die eigene Cloud zu holen, versucht Microsoft, den SharePoint Online attraktiver zu gestalten. Diese Online-First-Strategie zeigt sich unter anderem darin, dass neue Funktionen wesentlich früher (oder alleinig) im SharePoint Online verfügbar sind.

Viele Unternehmen fürchten zudem, ihre Daten in die Hände eines Cloud-Anbieters zu geben und entscheiden sich aus diesen Gründen für die On-Premises-Variante. Zu beachten ist an dieser Stelle allerdings, dass damit nicht nur die unternehmenseigenen Daten, sondern auch die Betriebsaufgaben und das Verfügbarkeitsrisiko im Unternehmen verbleiben. Entscheidet sich ein Unternehmen für den SharePoint Online, so erfolgt eine Risikoverlagerung auf Microsoft, was den Betrieb und die Verfügbarkeit des SharePoints betrifft.

Meistens existieren in Unternehmen sowohl stark als auch weniger stark klassifizierte Dokumente, sodass es wünschenswert sein kann, das Beste aus beiden Welten zu kombinieren. Eine Hybridkonfiguration lässt es zu, die hausinterne SharePoint-Umgebung mit einer SharePoint-Online- Instanz zu verknüpfen. Über das Governance & Compliance Center in Microsoft Azure kann sichergestellt werden, dass Dokumenttypen, welche ungern in der Cloud abgelegt werden, nur auf der On-Premises-Plattform zur Verfügung gestellt werden.  Für beispielsweise klassische Intranetanwendungen zur Zusammenarbeit unter Mitarbeitern kann hingegen der SharePoint Online verwendet werden.

 

SharePoint-Berechtigungsstruktur und Architektur nach ausführlichem Proof of Concept

Im Zuge einer SharePoint-Beratung stellt sich zum einen die Frage, wer für die Berechtigungsvergabe des SharePoint zuständig sein soll und zum anderen, welche SharePoint-Architektur zum Unternehmen passt. Häufig wird dafür auf die bestehende Active-Directory-Grundlage zurückgegriffen, da die Unternehmensstrukturen dort bereits abgebildet und unter anderem Abteilungen als Gruppen hinterlegt worden sind. Das bedeutet schließlich, dass die einzelnen Abteilungen Zugriff auf ihre Dokumente erhalten und gemeinsam daran arbeiten können. Eine abteilungsübergreifende Zusammenarbeit ist so allerdings nicht vorgesehen. An dieser Stelle hat die IT-Abteilung sowohl die Verantwortung als auch die Kontrolle über die Berechtigungen, da sie für die Verwaltung des Active Directory zuständig ist. Mit dieser Struktur verzichtet das Unternehmen allerdings auf die Flexibilität der Zusammenarbeit, da somit keine Informationen schnell austauschbar sind.

Für die speziellen Belange einer Kollaborationsplattform sind diese Grundlagen aber u.U. ungeeignet, da der SharePoint nicht eine Kapselung von Strukturen, sondern deren Öffnung intendiert, sodass eine Zusammenarbeit auch abteilungsübergreifend erfolgen kann, z.B. in Projektteams.

Im SharePoint besteht demnach außerdem die Möglichkeit, Anwendern selbst zu erlauben, Berechtigungen zu vergeben. Diese können dann selbst entscheiden, mit wem sie ihre Dokumente teilen und sorgen somit für mehr Flexibilität in der Zusammenarbeit. So könnte beispielsweise ein Marketingmitarbeiter ein Dokument mit einem Mitarbeiter aus der Technik teilen und gemeinsam daran arbeiten. Das hat wiederum zur Folge, dass die IT die Kontrolle über die Berechtigungsvergabe abgibt. Ein solches Konzept erschwert allerdings die Corporate Governance und birgt die Gefahr, den Überblick über die Berechtigungen zu verlieren.

Für welche SharePoint-Berechtigungsvergabe sich ein Unternehmen schlussendlich entscheidet oder ob eine Verzahnung der Strukturen ratsam ist, hängt von den individuellen Anforderungen ab. Um die Vorteile beider Welten miteinander zu vereinen, bedarf es einer fundierten Beratung.

Die SharePoint-Architektur muss zur Arbeitsweise des Unternehmens passen. So sollte u.a. darüber nachgedacht werden. wie der Aufbau der Webseiten gestaltet werden soll oder welche Werkzeuge verwendet werden. Da der SharePoint die interne Zusammenarbeit beeinflusst, sollten die letzten Entscheidungen über die architektonischen Grundlagen erst nach einer ausführlichen Prototypingphase gefällt werden, in der die Entwickler im ständigen Austausch mit den Fachbereichen Schritt für Schritt die geeignete Grundlage entwickeln können. Mit diesem wiederkehrenden „Proof of Concept“ ist gewährleistet, dass bis zum Schluss die Nutzenanforderungen der Fachbereiche die Entwicklung bestimmen und nicht eine beliebige Idee aus technischer Sicht.

 

Der SharePoint ist viel mehr als ein Fileserver

Ein Fileserver stellt eine zentrale Ablage von Dokumenten in einem Rechnernetz zur Verfügung. Diese zentrale Speicherung sorgt bei entsprechender Organisation für einen besseren Überblick über vorhandene Dateien. Der SharePoint bietet Nutzungsmöglichkeiten, die über die eines Fileservers hinausgehen. So besteht die Möglichkeit, einen Workflow mit einem Dokument zu verknüpfen oder Metadaten zu Dokumenten hinzuzufügen, um mehrere zielgruppenorientierte Ansichtsdimensionen zu verwalten. Zudem lässt der SharePoint neben der gleichzeitigen Bearbeitung von Dokumenten (Co-Authoring) auch eine Versionsverwaltung zu.

Die Idee, der SharePoint könnte eine gute Fileserver-Alternative sein, da man nunmehr alle Daten online abrufen könnte, gehört zu den weit verbreiteten Irrtümern. Die Ordnerstruktur von Fileservern unverändert in eine Metadatenstruktur im SharePoint zu überführen, übersieht grundlegende Unterschiede dieser beiden Ordnungssysteme.

Lediglich Arbeitsdokumente und solche, die zur Zusammenarbeit freigegeben sind, landen sinnvollerweise auf dem SharePoint. Für alle sonstigen Daten wie z.B. Bild- und Video-Dateien im Rohdatenformat, ist der traditionelle Fileserver der richtige Ort. Der Grund dafür liegt darin, dass Ladezeiten u.a. sehr hoch werden können – je nach Design der Architektur.

 

Ein Seiten-Template für alle Abteilungen gibt dem User Sicherheit

Die wichtigste Planungsaufgabe besteht in der Beantwortung der Frage: Welchen Nutzen sollen die Kollaborationsseiten generell jedem Fachbereich bringen und wie müssen sie demzufolge aufgebaut sein? Gibt es eine solche generalisierte Vorgabe nicht, wird sich jeder Fachbereich aufbauen, was er braucht. Dementsprechend vielfältig sieht dann das Ergebnis aus.  

Generalisierte Vorlagen, an denen sich alle Fachbereiche beim Aufbau „ihrer“ Site orientieren, erleichtern die Zusammenarbeit über Fachbereichsgrenzen hinweg. So können Vorlagen für Arbeitsbereiche beispielsweise vorab ein Notizbuch, eine Aufgabenliste, einen Kalender, drei Dokumentenbibliotheken und ein bestimmtes Design beinhalten.

 

Eine komplexe Software verdient eine ordentliche Schulung

Jede komplexe Software sollte mit einer angemessenen Einführung oder Schulung in die tägliche Nutzung übernommen werden. Entsprechend dem Nutzungs- und Gewöhnungsgrad der Mitarbeiter ist eine Schritt-für-Schritt- Freischaltung der verschiedenen Funktionen und Features auch eine gute Vorgehensweise, die Überforderung vorbeugen kann.

Gerade in kleineren Organisationen ist es darüber hinaus eine gute Möglichkeit, „Power-User“ aus der Planungs- und Implementierungsphase zu Experten für alltägliche Nachfragen aus dem Kollegenkreise zu machen.

 

Fazit

Die Nutzung einer Kommunikations- und Kollaborationsplattform auf Basis von SharePoint kann die Zusammenarbeit im Unternehmen nachhaltig verändern. Ziel dieser kurzen Erörterung war es, aufzuzeigen, dass eine SharePoint-Einführung ein komplexes und strategisches Thema ist. Da der SharePoint die internen Kommunikations- und Kollaborationsprozesse in einem hohen Maß beeinflusst, sollten die Fachbereiche von Beginn an den Einführungsprozess begleiten. Nur so kann die Veränderung den gewünschten Nutzen erbringen.

Da ein SharePoint die internen Kommunikations- und Kollaborationsprozesse in einem hohen Maß beeinflusst, sollten die Fachbereiche von Beginn an den Einführungsprozess begleiten. Nur so kann die Veränderung den gewünschten Nutzen erbringen.

 

noventum consulting

Dina Sibai

Consultant

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