Exchange-Migration

Microsoft Exchange Server ist allen Statistiken zufolge das beliebteste on-premises System für den E-Mail-Austausch in der Geschäftswelt. Outlook ist der beliebteste Client für die Verwaltung und den Austausch von E-Mails in diesem Sektor.

Mit der Einführung von Microsoft 365 vor einem Jahrzehnt und der ständigen Verlagerung in die Cloud hat Exchange Online Microsoft Exchange Server als das meistgenutzte Mailsystem überholt.

Allerdings beginnen nur Start-ups ihre Reise in die Geschäftswelt mit Exchange Online, die meisten etablierten Unternehmen haben bereits ein Mailsystem und um zu Exchange Online oder Microsoft 365 zu wechseln, ist eine Migration erforderlich.

Hier ist in der Regel Hilfe gefragt.

Wir bei noventum haben Erfahrung mit der Migration von großen und kleinen Unternehmen, von alten On-Premises Mailsystemen wie Exchange 2010 bis hin zu Mailsystemen, die überhaupt nicht mit Microsoft kompatibel sind, wie Lotus Notes.

Mit der einfachen Migration von Daten ist es jedoch nicht getan. Die Daten müssen sicher migriert werden, die Berechtigungen müssen erhalten bleiben und die Benutzerfreundlichkeit muss verbessert werden. Es geht nicht nur darum, Daten von Punkt A nach Punkt B zu verschieben, sondern sicherzustellen, dass jeder Benutzer mit den Daten korrekt umgehen und sicher und ohne Probleme mit der neuen Umgebung arbeiten kann.

Exchange Hybride Bereitstellung

Manchmal ist ein Unternehmen nicht in der Lage zu 100% in die Cloud zu migrieren. Es gibt viele Grunde hierfür, wie z.B. veraltete Anwendungen, die nur mit veralteten Protokollen funktionieren können, Protokolle, die Exchange Online nicht unterstützt werden. Oder weil die Datenhaltung von Mails in der Cloud noch nicht für alle Postfächer gestattet ist. Manche IT-Leiter wollen nur Teams oder SharePoint Online nutzen und nicht Exchange Online.

Allerdings sind Kalender- und Besprechungsfunktionen ein absolutes Muss für die Zusammenarbeit in Microsoft Teams und das geht nur, wenn Exchange Online im Einsatz ist. Was tun?

Hybrid!

Wir bei noventum können alle wesentlichen Funktionen von Microsoft 365 einrichten ohne eine Migration nach Exchange Online. Es gibt einige Voraussetzungen, das Unternehmen soll z.B. mindestens Microsoft Exchange 2016 betreiben, aber es ist in der Tat möglich, Microsoft Teams mit Besprechungsplanungs- und Kalenderfunktionen zu verwenden, ohne ein einziges Postfach migrieren zu müssen.

Aber es ist nicht alles oder nichts. Sollte Ihr Unternehmen nur Teile der Postfächer lokal behalten und die übrigen in die Cloud auslagern wollen, dann ist das auch möglich. Die Anwender lokal und die in der Cloud können reibungslos miteinander arbeiten, als ob sie in einer Umgebung wären.

Wir richten Ihre Umgebung so ein, dass Sie jederzeit auch in der Lage sind, einige Postfächer zu migrieren.

Am Ende des Tages hybrid heißt zwei Umgebungen, die als eine wirken.

Integration in weitere 365-Dienste

Bei Microsoft 365 gibt es einen Grund, warum Microsoft die Lizenzen im Paket verkauft. Microsoft 365 ist ein Ökosystem und die darin enthaltenen Dienste funktionieren, indem sie sich gegenseitig unterstützen. Microsoft Teams ist das beste Beispiel dafür.

Teams nutzt Exchange Online, um Kalender und Meetings zu verwalten. Außerdem nutzt es SharePoint Online für die Datenspeicherung. Es nutzt Power Automate für die Ausführung von Workflows. Die Liste lässt sich fortsetzen.

Aus diesem Grund funktioniert Microsoft 365 am besten, wenn der Kunde alle Dienste nutzt.

Die wichtigsten Microsoft365-Dienste funktionieren jedoch nach wie vor sehr gut mit Exchange 2016 und 2019, insbesondere Teams. Exchange On-Premises kann mit Microsoft Teams integriert werden, wenn man Postfächer lokal behalten möchte. Es gibt eine Reihe von Voraussetzungen, aber das ist etwas, das verwaltet werden kann. Was auch immer die Komplexität ist, wir können immer helfen.

Administrations-Schulungen Exchange OnPrem und Hybrid

Wir glauben, dass der Kunde in der Lage sein muss, sein eigenes Umfeld zu verwalten.

Die Verwaltung einer hybriden Umgebung ist eine Herausforderung. Auch wenn Exchange Online und Exchange On-Premises auf derselben Serverumgebung basieren, ist die Verwaltung der Cloud-Umgebung nicht dasselbe wie die Verwaltung der lokalen Umgebung.

Der hybride Faktor hebt das Ganze auf eine andere Ebene. Sie müssen in der Lage sein, Unregelmäßigkeiten in ADConnect zu erkennen. AzureAD spielt innerhalb von Microsoft 365 und in Verbindung mit Exchange Online eine andere Rolle als Exchange On-Premises und ein lokales Active Directory.

Bei noventum bieten wir Schulungen für Admins an, um eine hybride Umgebung kompetent administrieren zu können.

Mailsicherheit mit Exchange Online Protection

Exchange Online ist ein attraktives Ziel für Angreifer. Das liegt daran, dass die Administratoren an eine lokale Umgebung gewöhnt sind. Wie bereits erwähnt, stellt eine Cloud-Umgebung eine ganz andere Herausforderung dar. Und die Cybersicherheit ist eine dieser Herausforderungen.

Exchange Online verfügt über einen integrierten E-Mail-Filter namens Exchange Online Protection. Der Zugriff auf Exchange wird weitgehend von Azure AD kontrolliert. Aus diesem Grund erfordert der Schutz einer Exchange-Umgebung in der Cloud Sicherheitsrichtlinien sowohl auf AzureAD- als auch auf Exchange-Ebene.

E-Mail-Richtlinien sollten so konfiguriert werden, dass sie den Benutzern die bestmögliche Sicherheit bieten, ohne ihre Fähigkeit, ihre tägliche Arbeit zu erledigen, zu beeinträchtigen.

Der Zugriff sollte durch Multi-Faktor-Authentifizierung und moderne Authentifizierung kontrolliert werden. Die veraltete Authentifizierung stellt bei der Arbeit mit der Cloud ein großes Risiko dar, weshalb sie deaktiviert werden sollte, und wenn dies nicht vollständig möglich ist, dann sollte sie ständig überwacht werden.

Microsoft 365 verfügt außerdem über eine umfangreiche Liste von Funktionen, die eine Exchange-Umgebung vor Cyberangriffen schützen sollen, von SafeLinks über SafeAttachments bis hin zum Explorer-Feature im Security Admin Center.

Letztendlich ist eine sichere Umgebung in Exchange Online eher eine Wahl als eine Herausforderung, die Tools sind da, man sollte sie nur nutzen können.

Exchange Compliance – Aufbewahrung und Datensicherheit

Die Einhaltung von Vorschriften war schon immer eine Herausforderung, wenn es um Exchange ging. Wir wollen in der Lage sein, die DSGVO-Regeln zu respektieren, aber gleichzeitig sollten wir in der Lage sein, unsere Benutzer vor versehentlichem Löschen sowie vor Insider-Risiken zu schützen.

Microsoft 365 verfügt über eine Reihe von Compliance-Funktionen für den Kunden.

Da es sich bei Exchange Online um einen Cloud-Dienst handelt, ist die Speicherung im Grunde genommen ein einfaches Thema. Bei den meisten Enterprise-Lizenzen bietet Microsoft ein aktives Postfach mit 100 GB sowie ein unbegrenztes Archiv-Postfach.

Darüber hinaus kann jedes Postfach auf unbestimmte Zeit aufbewahrt werden, was für Unternehmen, die gesetzlich verpflichtet sind, Dokumente oder E-Mails über einen längeren Zeitraum aufzubewahren, sehr nützlich ist.

Die Richtlinien zur Verhinderung von Datenverlusten in Exchange Online stellen sicher, dass sensible Daten die unternehmenseigene Umgebung nicht verlassen können.

Die Einrichtung dieser Richtlinien kann eine Herausforderung sein, aber mit den richtigen Beratern, die die Bedürfnisse eines Kunden verstehen, ist dies kein Problem. Eine Herausforderung kann zu einer Chance werden.