HR-Digitalisierung mit Persis

Großes Potenzial für die Zukunft der Personalarbeit

Dank des modularen Aufbaus ermöglicht die HR-Software von Persis den schrittweisen Einstieg in die digitale & dezentrale Personalarbeit und legt somit den Grundstein für das zukunftsfähige HR-Management.

Von der Personalverwaltung zum strategischen Partner der Unternehmensentwicklung – das HR-Management steht vor enormen Herausforderungen und geht mit großen Schritten aus der Excel-Ecke hin zur effizienten und agilen HR-Arbeit, welche durch moderne HR-Software ermöglicht wird. Die Digitalisierung und Automatisierung von HR-Prozessen und HR-Services bietet das größte Potenzial zur Effizienzsteigerung. HR-Mitarbeiter:innen werden von zeitraubenden Routineaufgaben entlastet und können sich dem Wesentlichen widmen.

  • Mit dem digitalisierten Recruiting erzielen Sie eine moderne Außenwirkung und profitieren davon, die Bewerber:innen und Ihre Unterlagen zentral auf einer Plattform verwalten zu können – ein absolutes Muss für eine smarte HR-Abteilung.

  • Das digitale Dokumentenmanagement und die unterschiedlichsten Funktionen im Mitarbeiterportal, welches dem HR-Team administrativen Aufwand erspart, bildet eine solide Basis für die digitale Personalarbeit der Zukunft.
  • Die digitale Personalakte ist das Synonym einer zeitgemäßen Personalarbeit, da sie unter anderem die effiziente Verwaltung, sichere Datenhaltung und flexible Zugriffsmöglichkeiten ermöglicht.

  • Persis ermöglicht Ihnen, die Personalsoftware auf Ihren eigenen Servern durch Ihre IT betreiben zu lassen.

Alles aus einer Hand

Persis Personalsoftware strukturiert
und professionalisiert Ihre Prozesse

Die Personalsoftware von Persis ermöglicht eine unabhängige Einführung und Nutzung der einzelnen Module. Enorme Synergieeffekte verspricht die kombinierte Nutzung mehrerer Module. So können z. B. die mit Persis erstellten Verträge & relevanten Dokumente aus den Bewerberakten direkt in die digitale Personalakte übernommen werden. Dadurch, dass mit den Modulen Bewerbermanagement, Personalmanager, digitale Personalakte, Ausbildungsmanager, Personalentwicklung und Weiterbildung der gesamte Personallebenszyklus in einem System abgebildet werden kann, bietet Persis eine umfassende Lösung für den (branchenübergreifenden) Mittelstand und auch für größere Unternehmen mit weit mehr als 2000 Mitarbeiter:innen.

Die einzelnen Module bieten im Standard eine Vielzahl an Funktionen, da sie stetig weiterentwickelt und an die Anforderungen der Kunden angepasst werden. Innerhalb des Standards können viele Konfigurationen vorgenommen werden, um die Softwarelösung an Ihre individuellen Bedürfnisse anzupassen. Zudem kommen laufend optionale Erweiterungen hinzu. So wurde z. B. der Personalmanager Anfang 2023 um die Zeitwirtschaft ergänzt.

Übersicht der Persis Hauptmodule

Erweiterungen:
  • Bewerberportal
  • Integration Führungskräfte
  • Lebenslaufparser
PERSONALMANAGER:
Erweiterungen:
  • Zeugnismanager
  • ESS/MSS (Mitarbeitendenportal)
  • Fehlzeitmanagement/Urlaub
  • Unterweisungen (Dokumentation)
  • Kfz-Verwaltung
  • Unfallanzeige
  • Leihgaben
  • Zeitwirtschaft
  • Stellenwirtschaft
    • Stellenwirtschaft (Dez. Prozesse)
    • Kompetenzerfassung
    • Organigramme
DIGITALE PERSONALAKTE:
Integriertes Hauptmodul:
  • kann unabhängig von den anderen
    Modulen genutzt werden

Sprechen Sie uns gerne an!

Erweiterungen:
  • ESS/MSS (Mitarbeitendenportal) inkl. Zielvereinbarungen
  • Kompetenz-Management
Erweiterungen:
  • ESS/MSS (Mitarbeitendenportal) inkl. Trainingskatalog
  • Bildungsbudgetierung
  • Externes Bildungsportal
Erweiterungen:
  • ESS/MSS (Mitarbeitendenportal)

Die Modulübersicht gibt einen ersten Eindruck vom Funktionsumfang der umfassenden HR-Lösung. Die einzelnen Erweiterungen können nach Bedarf dazugebucht werden. Zudem ist das Persis Reporting in jedem Basismodul enthalten. Somit können alle vorhandenen Daten tagesaktuell ausgewertet werden.

Das Reporting beinhaltet Modul Dashboards und eine Reihe Standardreports für jedes Hauptmodul. Darüber hinaus können individuelle Dashboards aus unterschiedlichen Auswertungsgrafiken zusammengestellt werden, welche ebenso wie die Reports beliebig erweitert werden können. Auch unterschiedliche Filtermöglichkeiten und verschiedene Exporte (PDF, XLS, XLSX, RTF, XML-Datenquelle) stehen zur Verfügung.

Persis auf allen Endgeräten
in Ihrem Corporate Design

Webbasierte Personalsoftware

Da die Personalsoftware webbasiert und dadurch mit jedem gängigen Browser nutzbar ist, können Sie Persis dezentral zur digitalen Arbeit nutzen.
Zudem sind die meisten Seiten responsiv gestaltet und passen sich dadurch an Ihr jeweiliges Endgerät an.

Anpassbar an Ihr Corporate Design

Alle Designelemente können an Ihre Corporate Identity angepasst werden, damit sich Ihr HR-Team, Ihre Führungskräfte und auch Mitarbeiter:innen im gewohnten Design wiederfinden. Vom Logo beim Login, über das Wording bis hin zu den Schriftarten und Icons gibt es viel Gestaltungsspielraum für die Individualisierung.

Logo, Favicon, Icons, Farben, Wording, Domain, Schriftarten, Schriftfarben uvm.

Wenn wir auch für Sie tätig werden können, freuen wir uns über Ihre Kontaktaufnahme.

Phillip Krieger
Business Development Manager
+49 2506 93020



Arbeitserleichterung durch smarte Features

Die Allround-Lösung von Persis bietet smarte Features, welche den Arbeitsalltag von Personalmitarbeiter:innen erheblich erleichtern. Dazu gehören individuell gestaltbare Workflows, wie zum Beispiel Onboarding, Probezeitende und der Austrittsprozess, die auch in Unterworkflows aufgeteilt werden können. Zudem können verschiedene Teams, wie das Team IT, Team Digitale Personalakte oder Team Lohn & Gehalt, in die Workflows einbezogen werden, damit eine eigenständige Verwaltung dieser Workflows durch diese Teams ermöglicht wird.

Darüber hinaus können Erinnerungen für Datumsfelder aktiviert werden, um wichtige Termine im Blick zu behalten. Dadurch bleiben Wiedervorlagen im System und dank einer automatisierten Vertreterregelung geht nichts verloren.

In den vorlagenbasierten Korrespondenzen können sämtliche Datenfelder genutzt werden. Zusätzlich können wir Ihre internen Spezialisten dazu befähigen, neue Vorlagen zu erstellen oder bestehende anzupassen, was eine hohe Flexibilität ermöglicht.

Des Weiteren gibt es unterschiedliche Formulare, wie z. B. im Bewerbermanagement zur Beurteilung von Bewerberakten oder Vorstellungsgesprächen, in welchen individuelle Skalen oder Freitextfelder genutzt werden können. Aber auch in der Personalentwicklung können individuelle Gesprächsbögen (z. B. für Entwicklungsgespräche, Jahresgespräche, Probezeitgespräche uvm.) hinterlegt und somit auch Skills von Führungskräften und Mitarbeitenden bewertet werden. Dies erleichtert die Dokumentation und Auswertung von Mitarbeitergesprächen erheblich.

Mit Automatismen können die unterschiedlichsten wiederkehrenden Aufgaben gesteuert werden. So können z. B. sogenannte Scheduler für die Anonymisierung von Bewerberdaten oder das Löschen gewisser Dokumente eingerichtet werden. Somit können gesetzlichen Vorgaben, wie z. B. maximale Aufbewahrungsfristen automatisch eingehalten werden.

Prozesse, Technik & Datenschutz


Persis Personalsoftware integriert Ihre Prozesse und Technik

Durch die umfangreichen Funktionen und die außerordentliche Anpassungsfähigkeit von Persis kann diese Software schnell der zentrale Punkt Ihrer HR-Abteilung werden. So kann doppelte Datenpflege vermieden und die Excel-Landschaft in ein zukunftsfähiges Tool überführt werden.

Dank der enormen Schnittstellenfähigkeit gibt es vielfältige Anbindungsmöglichkeiten für weitere Systeme. Wir sind davon überzeugt, dass unsere Technical Consultants die optimale Lösung für Sie finden.

  • CSV-Dateien
  • XML & JSON
  • REST-API
  • Datenbankverlinkungen

Neben Karriere- und Jobportalen können auch andere Softwarelösungen, wie z. B. ein Learning-Management-System oder Ihre Lohn- & Gehaltssoftware flexibel an Persis angebunden werden. Ein beliebter Use Case, der einen echten Mehrwert für Ihre Personalarbeit bietet ist z. B. die Übergabe von Personalstammdaten an die Abrechnungssoftware, damit die neuen Mitarbeiter:innen ohne manuellen Aufwand vollständig angelegt werden können, ohne unnötigen Reibungsverlust zu erzeugen . Die Abrechnungen und Bescheinigungen können wiederum an Persis übergeben und somit automatisch in das dafür vorgesehene Aktenregister der digitalen Akte des jeweiligen Mitarbeitenden übertragen werden, welcher diese daraufhin über den Employee-Self-Service einsehen kann.

Falls bei Ihnen ein Microsoft Active Directory im Einsatz ist, kann dies bei der Anmeldung an Persis berücksichtigt werden. Somit ist u. a. eine Authentifizierung über Single-Sign-On (SSO) möglich und Ihre Mitarbeitenden müssen sich keine zusätzlichen Login-Daten merken. Des Weiteren kann z. B. für Geräte, die sich nicht in Ihrem Netzwerk befinden, zusätzlich eine Multi-Faktor-Authentifizierung verwendet werden. Gerne erörtern wir mit Ihnen weitere Möglichkeiten, um Ihnen den Zugriff zum System zu erleichtern und dies so sicher wie möglich zu gestalten.

Datenschutz & Transparenz

Persis bietet ein Rollen- & Berechtigungskonzept, das an Ihre Bedürfnisse angepasst und feingranular eingestellt werden kann. Neben den Standardrollen Mitarbeiter:in und Führungskraft können weitere, wie z. B. Geschäftsführung, Betriebsrat, IT, MAV usw. definiert und in Genehmigungsverfahren, Workflows und weitere Prozesse mit eingebunden werden.

Alle Daten werden vor unbefugten Zugriffen und Änderungen gemäß den Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) geschützt und verschlüsselt übertragen. Im Modul "Digitale Personalakte" werden Dokumente (Binärdaten) verschlüsselt in der Persis-Datenbank gespeichert, um sensible Daten vor unberechtigtem Zugriff zu schützen.

Die Persis GmbH hat die VdS 10000 Zertifizierung erhalten, die ein hohes Schutzniveau für Sicherheitstechnologie gewährleistet. Das gesamte Unternehmen inklusive Betrieb und Hosting wurde geprüft, um die Informationssicherheit und den Umgang damit zu gewährleisten. Das Audit umfasste verschiedene Aspekte wie Leitlinien zur Informationssicherheit, Netzwerke, Zugriffsrechte und Datensicherung. Keine Abweichungen wurden festgestellt, und das Unternehmen erhielt das Gütesiegel für die nächsten drei Jahre. Die Zertifizierung bietet Kunden und Lieferanten Sicherheit durch etablierte Prozesse und Schutzmaßnahmen sowie geschützte Daten und kontinuierliche Lieferfähigkeit. VdS ist eine renommierte Institution für Sicherheitszertifizierungen und bietet Dienstleistungen in den Bereichen Brandschutz, Sicherheit, Naturgefahrenprävention und Cyber-Sicherheit an.

Sicherheit & Green IT im Rechenzentrum

In der Cloud-Variante (Software as a Service) können zwei Serverstandorte in Deutschland (DATA-Center Parks in Nürnberg und Falkenstein im Vogtland) genutzt werden. Somit verlassen Ihre Daten auch im Fallback-Szenario nicht den deutschen Boden. Zudem gewährleistet die komplette Redundanz aller notwendigen Komponenten wie Netzanbindungen, Stromversorgung, USV und Kühlung eine zuverlässige Betriebskontinuität.

Die Rechenzentren wurden nach dem international anerkannten Standard ISO/IEC 27001 für Informationssicherheit zertifiziert. Das Zertifikat bestätigt die Implementierung und Einhaltung eines angemessenen Informationssicherheits-Managementsystems (ISMS) an den Standorten Nürnberg, Falkenstein und Helsinki. Das ISMS umfasst die Infrastruktur, den Betrieb und den Kundensupport der Rechenzentren. Die Zertifizierung belegt ein angemessenes Sicherheitsmanagement, den Schutz von Daten, Vertraulichkeit von Informationen und die Verfügbarkeit der IT-Systeme sowie kontinuierliche Verbesserungen und nachhaltige Kontrollen der Sicherheitsstandards.

Außerdem ist eine automatisierte Sicherheitslösung, um Web-Anwendungen, Websites, Server und IT-Infrastruktur vor DDoS-Angriffen zu schützen, integriert. Durch den Einsatz hochwertiger Hardware-Applikationen und komplexer Filtertechnik werden Angriffsmuster frühzeitig erkannt und abgewehrt, was zu einer weitgehenden Sicherheit vor DDoS-Angriffen führt –  und das kostenlos.

Für den Betrieb der Rechenzentren wird Strom aus erneuerbaren Energiequellen bezogen. Für die Server wird beispielsweise kohlendioxidfreie Wasserkraft und Windkraft genutzt, um die Umwelt zu schonen. Zudem wird großer Wert auf energieeffiziente Hardware gelegt, um eine nachhaltige Nutzung des Internets zu fördern.

Eine erfolgreiche Partnerschaft mit noventum

Persis hat nunmehr über 30 Jahre Erfahrung und hat sich 2017 für noventum consulting als Vertriebs- und Implementierungspartner (für Nordrhein-Westfalen, Niedersachsen, Schleswig-Holstein, Bremen und Hamburg) entschieden. Die modulare HR-Software erleichtert mehr als 500 mittelständischen Unternehmen und Konzernen aus der DACH-Region die Personalverwaltung.

Das HRM-Team von noventum betreut, als zuverlässige und kompetente HR-Management Beratung, Kunden bei der Einführung, Anpassung und dem Ausbau ihrer Persis Lösung. Zudem können Sie bei noventum von zusätzlicher Expertise und unterschiedlichen Solutions aus den Bereichen IT Management Consulting, Data & Analytics und People & Culture profitieren.

Lösungsszenarien zum Thema HR Digitalisierung
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Ihre Ansprechpartner:innen zum Thema HR-Digitalisierung mit Persis.

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Petra Cifterler
Senior Business Development Manager

Frank Petersen
Geschäftsleitung, Director