Use Case:

IT-Systemwechsel: Erfolgreiches Change Management für ERP- und Microsoft-Systeme

Ein IT-Systemwechsel, insbesondere die Einführung neuer ERP- und Microsoft-Systeme, stellt Unternehmen vor erhebliche Herausforderungen. Diese Umstellungen erfordern nicht nur technisches Know-how, sondern auch ein umfassendes Change Management, um sicherzustellen, dass die neuen Systeme von den Mitarbeiter*innen akzeptiert und effizient genutzt werden. Dieser Use Case zeigt, wie wir Unternehmen dabei unterstützen, den Übergang zu neuen IT-Systemen erfolgreich zu gestalten.

Die 5 größten Herausforderungen

bei IT-Systemwechsel

Fehlende Unterstützung durch das Management

Ohne die aktive Unterstützung des Managements entsteht Skepsis gegenüber digitalen Transformationen. Dies ist eine der kritischsten Herausforderungen, da die Unterstützung des Managements entscheidend ist, um Ressourcen bereitzustellen, Widerstände zu überwinden und das Projekt als Priorität im Unternehmen zu verankern.

Kommunikationsmängel

Schlechte Kommunikation zwischen Abteilungen führt zu einer ineffizienten Implementierung neuer IT-Systeme, was Verzögerungen und zusätzliche Kosten verursacht. Effektive Kommunikation ist unerlässlich, um alle Beteiligten auf dem gleichen Stand zu halten und Missverständnisse zu vermeiden.

Unzureichende Schulungen

Mitarbeiter:innen, die nicht ausreichend im Umgang mit neuen digitalen Systemen geschult werden, fühlen sich überfordert, was die Produktivität beeinträchtigt. Schulungen sind zentral, um sicherzustellen, dass die Belegschaft die neuen Systeme effektiv nutzt und die Investition sich auszahlt.

Fehlendes Vertrauen in neue Systeme

Ohne Vertrauen in die neuen digitalen Systeme ist es schwierig, eine hohe Akzeptanz und effektive Nutzung zu erreichen. Vertrauen ist grundlegend, damit die Mitarbeiter:innen die neuen Systeme nicht nur akzeptieren, sondern auch motiviert nutzen.

Überforderung durch komplexe Technologien

Komplexe IT-Systeme können bei den Mitarbeiter:innen zu Überforderung und Widerstand führen, was die Effektivität des IT-Investments beeinträchtigt. Diese Herausforderung ist wichtig, da sie die Bereitschaft der Mitarbeiter:innen, die neuen Systeme zu adaptieren, direkt beeinflusst.

Weitere Hindernisse:

Mangelnde Motivation: Wenn die Mitarbeiter:innen nicht motiviert sind, können die Produktivität und der Erfolg neuer technischer Lösungen stark beeinträchtigt werden.
Angst vor Arbeitsplatzverlust: Mitarbeiter:innen, die um ihren Arbeitsplatz fürchten, können weniger kooperativ sein, was die Implementierung neuer IT-Systeme verlangsamt.
Kulturelle Barrieren: Unterschiede in der Unternehmenskultur können die Einführung neuer Technologien verlangsamen und zusätzliche Ressourcen für Change Management erfordern.

Die Ziele des Projekts

Das Ziel des Projekts war es, den IT-Systemwechsel reibungslos und effizient zu gestalten, indem die Mitarbeiter:innen frühzeitig in den Prozess einbezogen und ihre Ängste und Vorbehalte abgebaut wurden. Eine umfassende Schulung und Unterstützung durch das Management sollten sicherstellen, dass die neuen Systeme nicht nur technisch erfolgreich implementiert, sondern auch von den Mitarbeiter:innen akzeptiert und effizient genutzt werden.

Im Rahmen unseres Change Management Prozesses nach dem ADKAR-Modell sollten folgende Ziele erreicht werden:

Bewusstsein (Awareness) für die Notwendigkeit und Vorteile des IT-Systemwechsels zu schaffen.
Den Wunsch (Desire) zu wecken, die neuen Systeme zu akzeptieren und aktiv zu nutzen.
Das notwendige Wissen (Knowledge) und die Fähigkeit (Ability) zur effektiven Nutzung der neuen Systeme zu vermitteln.
Durch Verstärkung (Reinforcement) sicherzustellen, dass die neuen IT-Systeme nachhaltig im Arbeitsalltag verankert werden.

Lösungsprozess

Change Management Ansatz basierend auf dem ADKAR-Modell

Um die Herausforderungen zu bewältigen und die Ziele zu erreichen, entwickelten wir einen umfassenden Change Management Ansatz basierend auf dem ADKAR-Modell:

Awareness | Desire | Knowledge | Ability | Reinforcement

Eva Finke

Business Development Manager

+49 2506 93020

Dringlichkeit erzeugen

Wir begannen mit Informationskampagnen, um das Bewusstsein für die Notwendigkeit des IT-Systemwechsels zu schärfen. Führungskräfte wurden darauf vorbereitet, die Vision und die Vorteile der neuen Systeme klar zu kommunizieren und die Belegschaft für die anstehenden Veränderungen zu sensibilisieren.

Wandlungswunsch kreieren

Durch die Einbindung von Mitarbeiter:innen in den Auswahl- und Implementierungsprozess der neuen Systeme konnten wir das Verlangen fördern, diese Systeme erfolgreich einzuführen. Pilotprojekte und positive Erfahrungsberichte aus anderen Unternehmen halfen dabei, Skepsis abzubauen.

Wissen nutzen & vermitteln

Maßgeschneiderte Schulungsprogramme wurden entwickelt, um den Mitarbeiter:innen die notwendigen Fähigkeiten zu vermitteln, die neuen Systeme effektiv zu nutzen. Diese Schulungen deckten sowohl technische Aspekte als auch die Anwendung im täglichen Arbeitsumfeld ab.

Können fördern

Wir unterstützten die Abteilungen bei der praktischen Umsetzung der neuen IT-Systeme. Durch kontinuierliches Coaching und die Bereitstellung von Ressourcen stellten wir sicher, dass die Mitarbeiter:innen die neuen Technologien kompetent und selbstbewusst nutzen konnten.

Veränderung absichern

Zur Sicherstellung der langfristigen Akzeptanz und Nutzung der neuen Systeme führten wir regelmäßige Erfolgskontrollen und Feedback-Schleifen ein. Erfolgreiche Anwendungen und Erfolge wurden durch Anerkennung und positive Verstärkung gefestigt.

Ergebnisse

Der IT-Systemwechsel führte zu überzeugenden Ergebnissen:

Erfolgreiche Implementierung der neuen Systeme: Die neuen ERP- und Microsoft-Systeme wurden ohne größere Unterbrechungen in den laufenden Betrieb integriert.
Erhöhte Mitarbeiterakzeptanz: Durch die umfassende Schulung und Unterstützung konnten wir die Akzeptanz und Nutzung der neuen Systeme signifikant steigern.
Verbesserte Effizienz und Produktivität: Die neuen Systeme ermöglichten eine effizientere Abwicklung von Prozessen und führten zu einer deutlichen Produktivitätssteigerung.
Reduktion von Widerständen: Durch den strukturierten Change Management Prozess konnten potenzielle Widerstände frühzeitig identifiziert und erfolgreich überwunden werden.

Fazit

Die erfolgreiche Einführung neuer ERP- und Microsoft-Systeme ermöglichte es dem Unternehmen, seine IT-Infrastruktur zu modernisieren und die Effizienz der Arbeitsprozesse zu steigern. Durch den gezielten Einsatz des ADKAR-Modells im Change Management konnten wir sicherstellen, dass die neuen Systeme nicht nur technisch, sondern auch kulturell erfolgreich im Unternehmen verankert wurden.

Wenn wir auch für Sie tätig werden können,
freuen wir uns über Ihre Kontaktaufnahme.

Stehen auch Sie vor einem IT-Systemwechsel? Wir unterstützen Sie dabei, den Übergang zu neuen IT-Systemen reibungslos und erfolgreich zu gestalten, indem wir Ihre Mitarbeiter*innen mitnehmen und die Akzeptanz neuer Technologien fördern. Kontaktieren Sie uns, um gemeinsam die nächsten Schritte zu planen.