Transition & Transformation im IT-Outsourcing

Eine Baustelle mit laufendem Betrieb

Transitionen der IT-Umgebung von interner IT zu einem Dienstleister oder vom alten Dienstleister zum Neuen sind hochkomplexe Projekte am offenen Herzen. Die beteiligten Stakeholder haben hierbei häufig auseinandergehende Zielsetzungen. Solche Projekte sind für Sie und Ihre IT seltene Herausforderungen. Wir stehen Ihnen mit unserer großen Erfahrung und praxiserprobter Vorgehensweise im Transition Management hierbei zur Seite.

Betriebsmodellumsetzung

Transitionen sind neben den komplexen technischen Herausforderungen, organisatorische Veränderungsprojekte. Bei erstmaliger Vergabe an einen Dienstleister gehen Aufgaben und Stellen an ein neues Unternehmen, welche vorher von eigenen Mitarbeitern besetzt waren. Ebenso entstehen neue Aufgaben und Positionen in Ihrem eigenen Unternehmen (vor allem im Provider Management), welche entscheidend für den Erfolg der Outsourcing Maßnahmen sind. Eine gezielte Kommunikation im Rahmen des organisatorischen Change Managements hilft hier die Veränderungen erfolgreich umzusetzen.

Die veränderten Aufgabenstellungen und Verantwortungen bringen es mit sich, die Abläufe in der IT, sowie die Schnittstellen zu Fachabteilungen neu zu definieren. Der neue Provider ist im Rahmen der vereinbarten Transition verantwortlich für die Gestaltung der IT-Abläufe und Prozesse, die Schnittstellen zu Ihren Geschäftsbereichen und Ihrem gegebenenfalls neu aufgebauten Provider Management sollten Sie zu mindestens mitgestalten. noventum bringt hier viel Erfahrung im Aufbau solcher Schnittstellen und der Etablierung einer erfolgreichen Governance mit.

Eine besondere Herausforderung ist hierbei die häufig schrittweise Übergabe der Verantwortung von A (Kunde oder Altprovider) nach B (Neuprovider). Der neue Dienstleister übernimmt die Leistungen meist in mehreren Wellen, um das Risiko eines Big-Bangs zu reduzieren. In der Zwischenzeit muss der „Mixed-Mode“ erfolgreich gesteuert werden. Dies auch häufig auf operativer Ebene und bei einem Second Generation Outsourcing mit Beteiligung des alten und des neuen Dienstleisters. Nur mit konsequenter Vorbereitung, klar geregelter Verantwortung und gezielter, von Ihnen eingeforderter Steuerung vermeiden Sie einen schwachen Start in die Dienstleistungspartnerschaft.

Technische Migration

Die Transition zum neuen Dienstleister ist der vollständige Neubau Ihrer IT-Landschaft im laufenden Betrieb. Wichtige Aufgabenpakete dieses Projektes sind:

Detail-Analyse & Ist-Aufnahme

In dieser Phase sind die technischen Details und Anforderungen der zu migrierenden Anwendungen, Systeme und Umgebungen aufzunehmen. Hier ist eine Kooperation des bisherigen Dienstleisters und/oder der internen IT mit dem neuen Dienstleister zwingend erforderlich.

Feinplanung der Zielumgebung

Der neue Dienstleister verfeinert die im Vertrag festgehaltenen Infrastrukturen um relevante technische Anforderungen. In dieser Phase erweitert sich häufig der Scope der Anforderungen an den Dienstleister noch einmal und die im Vertrag festgehaltenen Mengenangaben müssen verifiziert werden. Dies kann Auswirkungen auf den geplanten Business Case haben.

Aufbau der Infrastruktur und Anwendungen

Der neue Dienstleister baut die Infrastruktur entsprechend der Zielplanung auf. Die Änderungen aus den vorherigen Aufgaben bringen hier Herausforderungen bei der Einhaltung des Zeitplans mit sich.

Planung und Entwicklung der Migrationsverfahren

Ob System Lift & Shift, die 1:1 Übertragung von Server Systemen auf den neuen Dienstleister, Übernahme von Anwendungen als Datenbank-Kopien, Export-Import Verfahren, Synchronisation von Anwendungsständen mit Delta-Abgleich, Anwendungsmigration (ggf. mit Änderung von Identifikatoren), die Möglichkeiten sind vielfältig. Die Komplexität hier so gering wie möglich zu halten und die Menge und Größe der Veränderungen zu reduzieren, ist in der Migration das oberste Gebot.

Planung des Go-Lives / der Migrations-Wellen

Die Entscheidung für die Migration in Wellen ist eine Abwägung zwischen dem Risiko der Komplexität der Migration und dem der Komplexität der Schritte und des Mischbetriebes. Ob es nur einen Big-Bang geben kann, oder ob ein langsamer und größtenteils unbemerkter Wechsel von einzelnen Bereichen, Systemen oder Geschäftsfeldern sicher umsetzbar ist, wird mit altem und neuem Dienstleister gemeinsam entschieden – die Verantwortung und die Konsequenzen liegen jedoch beim Auftraggeber.

Test und Abnahme der neuen Infrastruktur und Anwendungen

Der ausführliche Test der neuen IT-Landschaft ist für die erfolgreiche Migration von zentraler Bedeutung. Begonnen wird mit Feature- und Anwendungstests einzelner Systeme und Anwendungen, anschließende Integrationstests stellen das Zusammenspiel der Systeme sicher. User-Acceptance Tests garantieren die Nutzbarkeit der Anwendungen aus Fachabteilungssicht. Kapazität- und Performance Tests simulieren wo möglich, die realistische Nutzung der Anwendung mit der zukünftig zu erwartenden Last. Migrationstests stellen sicher, dass die Daten korrekt und vollständig übernommen werden.

Go-Live einzelner Leistungen

Unabhängig von den Migrations-Wellen werden einige Dienstleistungen schon vor dem offiziellen Betriebsstart produktiv genutzt werden. Dies betrifft häufig Netzwerke, Basisdienste wie Active Directory, Dateiaustauschplattformen oder Endgeräte und deren Management. Hierbei ist die Betriebsmodellumsetzung für diese Leistungen vorzuziehen und auf einen Mischbetrieb umzustellen.

noventum consulting hat neben der individuellen Erfahrung der Berater in der Steuerung der komplexen Transitions- und Migrationsprojekte auch Berater
zur technischen Realisierung vieler Migrationsszenarien im Bereich Anwendungen, Datenbanken und Systeme.


Cut-Over Management

Das Cut-Over Management ist für die Planung und Durchführung der Migration, meist an einem oder mehreren Wochenenden verantwortlich. Die Planungs- und Umsetzungsverantwortung geht hier von der Organisation der Tests der Migrationsmethoden und deren Abnahme, über Testläufe der gesamten Migration, der detaillierten Planung der häufig tausenden Einzelaktivitäten und deren Abhängigkeiten, der Verfügbarkeit aller aktiven Ressourcen in Schichtplänen, inklusive Ressourcen für Störungsbehebungen, Notfallmanagement und Fallbackumsetzung, die Einplanung von Verifikation und Abnahme in den Migrationsablauf, die Einhaltung der Melde- und Kommunikationsrichtlinien bis hin zur Bereitstellung von physischen und elektronischen Räumen „den War-Rooms“ und deren Versorgung. Außerdem ist nach dem Cut-Over die Phase des Hyper-Cares zu planen.

Nur durch die methodische und kleinteilige Planung, Abstimmung und Vorbereitung können wir solche Transitionen ohne signifikanten Impact auf Ihr Business und mit kontrolliertem Risiko durchführen.

noventum consulting bringt hierzu Vorlagen zu

  • Cut-Over Aktivitäten Planung (unter Beachtung von Laufzeiten, Datenvolumen, Kapazitätsgrenzen und Personalmengen)
  • Master-Meilenstein Planung
  • Roll-Back Planung
  • Cut-Over Schichtplanung
  • Testplanung
  • Defektverfolgung
  • Root-Cause Analyse Vorgehensweise

und vieles mehr mit.

Exit Management

  • Übergabe von aktualisierten Dokumentationen und Handbüchern, ggf. mehrfach während der Transition
  • Unterstützungs- und Beratungsleistungen zur Migration und dessen zeitnahe Bereitstellung
  • Know-How Übergabe an den neuen Dienstleister, unter der Beachtung der Schutzrechte
  • Möglichkeiten der System- und Datenmigration
  • Übernahme von Lizenzen und Wartungsverträgen
  • Weiterbetrieb einzelner Services für eine Übergangszeit oder im Falle des Fallbacks, auch unter teilweiser Einbindung von Infrastruktur des neuen Dienstleisters (Misch-Betrieb)
  • Support Prozesse im Misch-Betrieb
  • Technische Anbindung des neuen Dienstleisters
  • Kosten für die Beteiligung am Transitionsprojekt

noventum consulting unterstützt Sie hierbei in der Verhandlung mit Ihrem bisherigen Dienstleister um eine formale Exit Vereinbarung zu erreichen, sowie bei der Steuerung im Projekt. noventum Berater kennen auch die internen Prozesse und Abläufe der Dienstleister und können Sie so mit Inside Know-How unterstützen.

Transformation zur Zielarchitektur

Jetzt ist Ihre IT-Landschaft beim neuen Dienstleister – und wie geht es weiter?

Um die Risiken in der Transition möglichst gering zu halten, sind viele Veränderungen für den endgültigen Future-Mode-of-Operation noch nicht umgesetzt. Ihr neuer Dienstleister kann viele der Benefits erst auf neuen Architekturen oder nach einer weiteren Migration auf seine eigene Anwendungslandschaft realisieren. Häufig sind die Verträge dahingehend gestaltet, dass diese Kostenersparnisse erst nach der Realisierung der Transformation greifen. Daher ist es in Ihrem Interesse die Transitionsphase zeitgerecht umzusetzen – erst dadurch erfüllen Sie Ihren Business Case oder erreichen die vereinbarten Service Level. Erst in Ihrer Zielarchitektur können Sie die ganzen Vorteile der Digitalisierung erreichen. Um die Risiken in der Transition gering zu halten, werden bewusst noch alte Umgebungen übernommen, welche dann aus einer Hand ersetzt werden können. In diesem Schritt, der digitalen Transformation, werden neue Anwendungen und Funktionalitäten endgültig in Ihre Prozesse eingebunden.

Das anstehende Transformationsprojekt ist hierbei der erste Testfall für die Effektivität Ihres neuen Providermanagements und dessen Governance. Im Rahmen dieser Projekte werden häufig neben den Anwendungsmigrationen Near- und Off-Shore Ressourcen mit Betrieb und Entwicklung Ihrer Umgebung betreut oder Standardisierungen umgesetzt. All dies erfordert viel Kommunikation und Zusammenarbeit mit Ihren Fachbereichen, und das nachdem gerade der Erfolg des Provider-Wechsels erklärt wurde.

noventum consulting steht Ihnen hierbei mit erfahrenen Projektmanagern zu Seite, welche neben der klassischen Steuerung des Transformationsprojektes auch Coaching Aufgaben für Ihre „retained Organisation“ übernehmen können.

Lösungsszenarien zum Thema IT Sourcing Strategie
Success Stories // Fachartikel // News

Das Magazin brand eins und das Statistikunternehmen Statista haben zum achten Mal in Folge eine ausführliche Untersuchung über die Leistung von Unternehmensberatungen vorgelegt. noventum consulting gehört zu den Besten dieser Untersuchung. In einem ausführlichen Sonderheft mit dem Titel „Consulting“ stellt brand eins die Untersuchung vor.

Pandemie und Lockdown haben viele PMI-Projekte vor unerwartete Herausforderungen gestellt. Kommunikationsstrukturen mussten neu aufgestellt werden, die Zusammenarbeit mit manchen Lieferanten stand auf dem Prüfstand und nicht zuletzt der kollektive Exodus in die Homeoffices entpuppte sich als Paradigmenwechsel für die Projektorganisation. Die PMI-Berater von noventum consulting haben ein solches Projekt in der frühen Corona-Zeit begleitet und z.T überraschende Erkenntnisse gewonnen.

IT-Systemintegration

Bei der Fusion zweier Unternehmen wird gewöhnlich aus zwei technischen Welten eine gemeinsame. Höhere Effizienz, Skalierungseffekte sowie der Grundgedanke „ein Unternehmen – ein System“ sind Leitpunkte jeder Integration. Da eine großangelegte IT-Integration nicht auf jeden Nebenschauplatz warten kann, werden oftmals kleinere Spezialanwendungen mitgeschleppt und fristen ab sofort ein Inseldasein. Dieser Pragmatismus hilft zunächst, macht aber in der Folge Probleme und führt in eine Sackgasse.

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